Все планирую и все равно ничего не успеваю. Секреты тайм-менеджмента

Скорость. Пожалуй, главная характеристика нашего времени. Мы стараемся все делать очень быстро. Утром ребенка в садик собираем и что говорим? «Давай быстрее!». Мы покупаем один онлайн-курс за другим и что делаем? Правильно! Смотрим лекции с ускорением — 1,75. Мы видим рекламу самого быстрого интернета. Нам доставляют продукты за час. И пиццу обещают отдать бесплатно, если курьер не уложится в 30 минут.

Мы живем на высоких скоростях. И… все равно ничего не успеваем!

Рука об руку со скоростью идет колоссальное напряжение. Потому что скорости надо соответствовать, а ресурсов не хватает. Все это приводит к развитию невроза, частыми симптомами которого могут быть: бессонница, головные и мышечные боли, снижение памяти, повышенная сонливость в течение дня, состояние внутренней тревоги и т. д.

Как научиться планировать свою жизнь так, чтобы 24 часов в сутках хватало на реализацию всего намеченного? Давайте разбираться.

У нас есть данность, которой мы не можем противостоять. В сутках только 24 часа. И всем нам нужно научиться грамотно распределять свои задачи в рамках отведенного времени.

Существует «золотое» правило суток — «8-8-8», где восемь часов мы отводим на сон, восемь — на работу, и восемь — на личные дела. Конечно, это в идеале.

На практике же мы «откусываем» кусочек, в первую очередь, у сна. Засиживаемся допоздна с каким-нибудь проектом или смотрим очередной сериал. В некоторых книгах по личностному росту даже рекомендуется практиковать ранние пробуждения в угоду утренним рутинам. Но! Хорошо встать в 5 утра, если ты лег в 8 вечера. А если — в 2 часа ночи? Хватит ли организму трех часов на восстановление сил? Навряд ли.

Тут следует вспомнить еще одно правило здорового человека: “Засыпаем в одни сутки, просыпаемся в другие”. Звучит легко, на практике — невероятно сложно! Устройте челлендж: в следующие 30 дней придерживайтесь именно этого правила. Пообещайте себе награду в конце пути. Принцип подкрепления всегда отлично работает!

Вернемся ко второй «восьмерке», которую мы отводим на работу. Часто люди забывают, что на выполнение задачи нужно закладывать не только чистое время. Допустим, Вы работаете в офисе с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед в один час. Однако все забывают о времени на дорогу до офиса и обратно. В мегаполисе на это может уходить два, три и даже четыре часа! В какую «восьмерку» Вы запишете этот расход? Решать Вам.

Здесь скорее стоит прислушаться к совету Илона Маска и комбинировать дела. Едете в общественном транспорте — слушаете лекцию в наушниках, просматриваете соцсети, выбираете декор торта на свой день рождения, решаете свои дела. И это время выделяется уже не на себя. А вот если Вы в дороге готовитесь к ежегодному отчету, сверяете данные, отвечаете на email, — это становится временем на работу.

Многие, кстати, путают прокрастинацию с ленью. Однако за этим явлением может скрываться и страх, и синдром самозванца, и синдром отличника, и фобический невроз. Поэтому в каждом конкретном случае надо детально разбираться, почему Вы откладываете выполнение поставленной задачи на потом.

Порой нас страшит масштабность проекта, за который мы планируем взяться. И в этом случае на помощь придет График Ганта, великолепный инструмент из копилки маркетологов. Его можно составить в Excel. В первый столбец Вы выписываете задачи крупными мазками, а потом дробите их на подзадачи. Далее нужно отмерить столько дней, сколько Вы планируете заниматься проектом. Это может быть месяц, квартал, полугодие или даже год. Закрасьте заливкой то количество ячеек, которое займет выполнение каждой конкретной подзадачи. Например, если составление контент-плана занимает у Вас два рабочих дня, Вы закрашиваете две клеточки в соответствии с датами в календаре.

Когда закрасите все клеточки применительно к задачам, Вы увидите, какие дни слишком перегружены.

График Ганта может быть бессилен против синдрома самозванца. Если Вы думаете, что пока еще недостаточно готовы, недостаточно умны, недостаточно способны, задача так и будет висеть в воздухе. Тогда попробуйте упражнение «Круглые и квадратные дела».

Для этого распишите в ежедневнике все задачи на день. Напротив каждой задачи нарисуйте круг или квадрат. Круг подойдет для тех дел, которые не требуют от Вас сиюминутной реакции. Если Вы их перенесете на день или два, ничего страшного не случится. Квадрат же нарисуйте напротив тех дел, которые относятся к категории “Срочные и важные”. «Квадратики» мы выполняем в этот же день. Более того, с них и начинаем. Но помните, перекатывая «круглые» дела, — не стоит увлекаться. Допускается перенос только три раза. После этого круг превращается в квадрат и требует Вашего незамедлительного участия!

Живя на высоких скоростях, мы вынуждены все планировать. Иначе просто не справиться с потоком задач и информации, которые обрушиваются на нас каждый день. Сегодня принято составлять планы не только на день, но и на год, три, пять, десять лет вперед. Существует большое количество практик и упражнений, направленных на визуализацию блестящего будущего. А оно возможно только при выполнении определенного списка задач.

Чем больше СДЕЛАНО каждый день и каждый год, тем спокойнее. И в этом так много свободы! Именно к ней следует стремиться в планировании, представляя данный процесс как игру. И чем легче Вы будете в нее играть, тем больше удачи будет на Вашей стороне.