Личное развитие
Кристина Туббритт

Кристина Туббритт

Основатель и директор The English Manner Russia, сертифицированный тренер по этикету (UK)

Особенности деловой переписки на английском языке

Особенности деловой переписки на английском языке

В данной статье мы расскажем о пяти основных составляющих деловой переписки на английском языке, которые помогут произвести правильное впечатление и избежать «помех» в коммуникации.

Подробно разберем ситуации, когда следует обращаться по фамилии и имени, какие формулы приветствий использовать, как различать социальный статус женщин и правильно ли акцентировать на этом внимание в деловом общении. А также узнаем, как отличить истинный интерес к вашему предложению от вежливой формы отказа.

1. Приветствие и подпись — Альфа и Омега любого письма

  • Формальное письмо или обращение к незнакомому человеку впервые:

Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Smith (фамилия) + 

Yours sincerely,  

Alexandr Smirnov

+авто подпись 

  • Зная человека лично или отвечая на письмо, где отправитель поставил в подписи только имя, отвечаем по формуле:

Dear John/ Dear Sara (имя) + 

With every best wish/Best wishes/Kind regards,

Vladimir +

авто подпись 

  • Когда имя получателя неизвестно, с условием, что вы предприняли все возможное, чтобы его узнать, и известен пол:

Dear Sir/Dear Madam + 

Yours faithfully,

Alexandr Smirnov +

авто подпись 

Избегайте обращений типа : “To whom it may concern” или “Dear Recipient”.

  • С близкими коллегами, равными по статусу, можно использовать неформальное обращение и подпись: 

Hello, John + Thanks so much,

 K (инициал) 

Hello, Sara + Hope, your Monday is going well, 

K (инициал)

Важно учесть, что наличие точки после Mr./Mrs./Ms./Miss. – это американский стиль, в Великобритании точка опускается. Какой формат использовать, выбор за вами. 

Затрудняетесь выбрать формат обращения – зеркальте отправителя.

Главное помнить, что социальный статус женщины в деловом контексте не важен, и если она его не указывает, то используйте Ms.

Шпаргалка: 

Mrs – Миссис, женщина замужем (или в разводе)

Miss – Мисс, девушка или незамужняя женщина 

Ms – Миз, женщина без указания статуса, часто используется в деловом обороте

2. Постоянство в имени

Многие, считая, что их имя труднопроизносимое, используют его аналоги в английском языке. И это большая ошибка, которая может всех запутать. Будьте постоянны и используйте всегда ваше имя на английском языке одинаково, от адреса до подписи и визитки, включая социальные сети и мессенджеры, используемые в деловых целях.

3. Учитывайте часовой пояс, выходные и праздники в стране получателя

В деловом мире ответы на электронные письма ожидают в течение 24 часов. 

Однако в переписке с Японией или США — до 48 часов. А отправленное письмо в банк Дубая в четверг вечером еще больше, ведь пятница и суббота там нерабочие дни. 

4. Английское преуменьшение и русская прямота

Английское преуменьшение часто можно встретить при общении, когда автор пытается описать ситуацию или проблему мягче, чем она есть на самом деле. Своего рода желание баланса между хорошими манерами и правдивостью.

Чтобы лучше понять, как это может выглядеть в переписке, давайте рассмотрим некоторые примеры.

ТекстЧто подумает получательНа самом деле
«Dear Julia,Your report is fine. However, you might want to take it away and rework some of your ideas.”В целом мой отчет понравился и требует небольших доработок.Работа сделана плохо. Отчет нужно переделать.
“Dear Ivan,Thank you for your proposal. It’s quite interesting. We will get back to you soon“.Предложение им понравилось, они заинтересованы в сотрудничестве.Нам это не интересно.
«Please find a copy of the spreadsheet attached for completion. If you could, please complete and return to me at your earliest convenience. I will call you after lunch to see, if you have any questions or need clarification on any points”Я могу сделать это в удобное для меня время. Он такой внимательный, готов мне помочь.Это нужно сделать как можно быстрее, а после обеда он будет звонить, чтобы проверить статус.

Как английское преуменьшение может создать помехи в деловой коммуникации, так и наша прямота может быть воспринята как грубость и нарушение границ. Опуская слова вежливости в наших просьбах или запросах – мы уже даем распоряжение.  

Например:

«We need to confirm these figures for our report today»

Лучше:

“Please take a look at the figures in this report. This is required for our annual audit, so we kindly need this completed by the end of business today”

5. Язык

Избегайте аббревиатур, профессиональных терминов и названий, за исключением ситуаций, когда получатель знаком с вашими бизнес-процессами.

Несмотря на то, что для email-переписки подходит средний уровень разговорного языка, чрезмерная нагрузка знаками препинания или эмоциями в виде эмодзи также неуместна. 

Соблюдение этих простых рекомендаций поможет повысить ваш профессиональный имидж и сделает коммуникацию более эффективной.

Поделиться

Открытие рассчетного счета

Расчетный счет для вашего бизнеса

РКО для вашего бизнеса

  • Бесплатное открытие счета
  • Бесплатное обслуживание 1 год
  • Переводы и платежи без комиссии