Опубликовано: 26.09.2025
Если при проверке склада обнаруживают лишние позиции и недостачи в рамках одной группы товаров, оформляют пересортицу. Обычно это результат ошибок на этапах приемки, хранения или отгрузки. Разберем, как действовать в такой ситуации и как отразить пересортицу в документах.
Что такое пересорт
Пересортица — это несоответствие между фактическими остатками товара на складе и данными учета. При этом излишки одной продукции компенсируются недостачей другой в рамках одной товарной группы.
Пример:
По накладной числится 50 бутылок клубничного и 60 персикового йогурта одного и того же производителя и наименования. При пересчете оказалось 40 клубничного и 70 персикового. Общий объем не изменился (110 бутылок), но внутри ассортимента произошла замена одних позиций другими.
Причины появления пересортицы товара на складе
Пересортица редко возникает из-за одной ошибки. Чаще всего это цепочка нарушений, которая связана со сбоем работы склада на разных этапах. Например, работники невнимательно провели приемку товара, а недостачу компенсировали излишками другой позиции.
Основные причины:
- Ошибка кассира при пробитии чека. На практике такое бывает с мелким и немаркированным товаром. Продавец спешит обслужить клиента и случайно пробивает не разные позиции, а одну, и просто указывает нужное количество товаров. В результате возникает дисбаланс: по одному продукту появляется излишек, а по другому — недостача.
- Ошибки при приемке и отгрузке товара. Работник может перепутать маркировку, артикул или штрихкод, в результате чего на складе окажется больше товара одного вида и меньше другого.
- Неверный ввод данных в учетную систему. При вводе информации в программу допустили опечатку или выбрали неправильную позицию. В результате фактические остатки перестанут совпадать с указанными на бумаге.
- Смешивание партий. Когда на складе хранятся одинаковые по виду, но разные по документам товары, их могут случайно объединить.
- Ошибки при комплектации заказов. Если грузчики или кладовщики отправляют клиенту не тот товар или меняют его на аналогичный без согласования, это приводит к смещению остатков.
- Нарушение правил хранения. Когда на складе царит хаос, нет утвержденных процедур приемки и инвентаризации товара и отсутствует маркировка мест хранения, создаются условия для путаницы.
Что нельзя считать пересортицей
В бухгалтерском и складском учете пересортицей признаю́т только те расхождения, которые одновременно соответствуют трем критериям:
1. Товары относятся к одной категории или группе.
2. Недостача и излишек выявлены за один и тот же проверяемый период.
3. Материально ответственное лицо одно и то же.
В этом случае комиссия может оформить взаимозачет: излишки одной позиции погашаются недостачей другой.
Если хотя бы одно из условий не выполняется, ситуация не подпадает под понятие пересортицы. Тогда каждое расхождение оформляется и списывается отдельно.
К пересортице не относят:
- Разные товарные группы. Например, недостача ручек и излишек ластиков, чая и кофе, футболок и кофт, линолеума и ламината. Взаимозачет невозможен, каждая позиция учитывается отдельно.
- Разные периоды инвентаризации. Недостача обнаружена в мае, а излишек — в августе. В учетных документах это будут два самостоятельных события с разными датами, даже если суммы и количество товара полностью совпадают.
- Разные материально ответственные лица. Недостача зафиксирована в зоне хранения, закрепленной за кладовщиком А, а излишек — в зоне кладовщика Б. Поскольку ответственность несут разные лица, пересортицы нет.
- Не совпадает количество. Если недостача составляет 8 единиц товара, а излишек — 12, взаимозачет невозможен. Для пересортицы количества должны быть равными, иначе оформляются две отдельные операции: списание недостачи и приход излишков.
Как оформить пересорт: пошаговый алгоритм
Проведение инвентаризации
Чтобы выявить пересортицу, сначала нужно провести инвентаризацию — сверку фактических остатков с данными учета. Все расхождения нужно зафиксировать в отдельном документе — форме ИНВ-3.
Для проверки собирается инвентаризационная комиссия. В нее обычно входят:
- бухгалтер;
- назначенный руководителем представитель;
- специалисты других отделов и служб организации.
Материально ответственное лицо в состав комиссии не входит, но присутствует при проверке.
Создание акта пересортицы
После составляется акт, в котором отражаются пары излишков и недостач, соответствующие критериям пересортицы.
В акт включают:
- дату и место проведения инвентаризации;
- состав комиссии;
- данные о материально ответственном лице;
- наименования товаров, их артикулы, коды, единицы измерения;
- количество излишков и недостач.
Акт подписывается всеми членами комиссии и материально ответственное лицо. Документ можно оформить в свободной форме или по утвержденному внутреннему шаблону, но с полным набором реквизитов для бухгалтерии.
Оформление объяснительной
Материально ответственное лицо готовит письменное объяснение, которое нужно потом нужно включить в протокол инвентаризации.
В объяснительной указывают:
- где находился товар;
- как велся учет;
- возможные причины, по которым произошла ошибка;
- когда и при каких операциях могло произойти нарушение (приемка, перемещение, комплектация заказа и т. д.);
- просьбу зачесть расхождение как пересортицу.
Составление предложения о взаимозачете излишков и недостач
На основании акта и объяснительной готовится предложение руководителю, в котором указывают:
- пары позиций, предлагаемых к взаимозачету;
- их количество и стоимость;
- подтверждение, что они относятся к одной группе товаров, выявлены в одном периоде и у одного материально ответственного лица;
- итоговую сумму зачета.
Отражение в сличительной ведомости
Все данные вносятся в сличительную ведомость — форму ИНВ-19.
Сличительная ведомость — это документ, в котором фиксируются результаты инвентаризации. Форма ИНВ-19 отражает разницу между фактическим наличием товаров и данными учета.
В документе указывают:
- наименование и артикулы товаров;
- их количество по учетным и фактическим данным;
- разницу в единицах и в стоимости;
- отметку «пересортица» для зачтенных пар;
- реквизиты акта, на основании которого проведен зачет.
Приказ о зачете пересортицы
Финальное слово остается за руководителем. Он издает приказ, в котором фиксируются:
- реквизиты акта пересортицы;
- перечень позиций с указанием количества и стоимости;
- фамилия материально ответственного лица, за которым числится товар;
- решение по разнице в стоимости (например, списать или взыскать с ответственного).
Только после приказа пересортица отражается в учете.
Как провести пересортицу в бухгалтерском учете
Как только комиссия оформила акт пересортицы, приказ о зачете и сличительную ведомость, бухгалтеру остается перенести эти данные в учетные регистры.
Порядок действий:
Шаг 1. Проверить документы
Сначала нужно убедиться, что все документы оформлены правильно. Каждое наименование, количество и цена сверяются, чтобы между ними не было расхождений.
Если где-то указан другой артикул, единица измерения или сумма — взаимозачет проводить нельзя, пока данные не будут приведены к единому виду.
Шаг 2. Оформить проводки по взаимозачету
Если стоимость излишков и недостач совпадает, операция проходит без влияния на финансовый результат — бухгалтер просто корректирует количественные показатели.
Когда цены различаются, фиксируется разница:
- меньшая стоимость ведет к убыткам, которые списываются как недостачи и потери от порчи имущества;
- превышение стоимости излишков над недостачами считается внереализационным доходом и отражается в бухгалтерских регистрах.
Шаг 3. Закрыть операции
Бухгалтер формирует отчет по движению товаров и сверяет с данными после инвентаризации. Такая проверка подтверждает, что взаимозачет проведен правильно, а фактические остатки полностью совпадают с учетными.
Как избежать пересорта — чек-лист для руководителей
✅ Вести точный цифровой учет — присваивать каждому товару уникальный код, вносить данные в единую учетную систему.
✅ Маркировать и зонировать склад — организовать хранение таким образом, чтобы за каждым типом товаров было закреплено свое место.
✅ Сократить ассортимент, если это возможно — чем меньше будет представлено однотипных позиций, тем проще будет их проверять.
✅ Контролировать приемку — при поступлении продукции сверять ее количество, коды, наименования и характеристики с сопроводительными документами.
✅ Проводить внеплановые проверки — не полагаться только на плановую инвентаризацию и периодически проводить выборочный контроль хотя бы один раз в месяц.
✅ Обучать и контролировать персонал — регулярно инструктировать сотрудников по правильной приемке, хранению и перемещению товара, а также проверять качество работы.
✅ Фиксировать перемещения товара сразу — любое перемещение продукции по складу или в торговом зале сразу отражать в учетной программе.
✅ Автоматизировать складские операции — использовать сканеры штрихкодов, WMS или ERP-системы, чтобы уменьшить влияние человеческого фактора.
Главное
1. Пересортица — это расхождение внутри одной группы товаров, когда излишки одной позиции компенсируются недостачей другой.
2. Для признания пересортицы должны совпадать: вид и количество товара, период проверки и ответственный сотрудник.
3. Чтобы избежать пересортицы, внедряют цифровой учет, маркировку, зонирование, автоматизацию и регулярный контроль продукции и работников.