Инвентаризация товарных остатков

Когда магазин получает товар, сотрудники записывают его в учетную систему или блокнот. Когда товар будет продан, его снимут с баланса. Но даже этого недостаточно, чтобы оценить реальную картину: не воруют ли сотрудники, нет ли пересорта товара, какие из них просрочены. Чтобы разобраться в этом, магазин проводит регулярные инвентаризации. Мы расскажем, что такое инвентаризация и какие документы нужны для ее оформления.

Инвентаризация — это сверка фактических остатков товаров, находящихся в магазине и на складе, соответствие их количества с данными бухгалтерской системы. Если магазин не ведет учет, инвентаризация помогает выяснить, какие товары есть на складе, а каких не достает. На основании этих данных собственник магазина может подвести итоги по товарным остаткам — активам своего бизнеса.

Инвентаризация является дополнением к бухгалтерскому учету и помогает контролировать положение дел.

Инвентаризация является обязательной, если:

Инвентаризацию необходимо проводить и при выбытии более 50% членов коллектива, в котором установлена коллективная материальная ответственность. А также в случае, если кто-либо из этого коллектива требует проведения проверки.

Таким образом, оснований и причин для организации инвентаризации более чем достаточно. Вопрос в другом — как осуществлять жесткий контроль, не перегружая работу склада и не нарушая правил проведения инвентаризации. В этом нам и предстоит разобраться.

Инвентаризация основных средств проводится не менее одного раза в три года, библиотечных фондов — не реже одного раза в пять лет (в соответствии с пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель компании. Для этого издается приказ. Он может быть оформлен в произвольной форме или по форме № ИНВ-22. 

Сроки и периодичность проведения инвентаризации необходимо закрепить в учетной политике компании. Но помните, что есть случаи, когда необходимо придерживаться сроков проведения обязательной инвентаризации. Так, обязательная инвентаризация предшествует составлению годовой бухгалтерской отчетности. 

А годовой аудит следует провести в 4 квартале года — с 1 октября по 31 декабря. Хотя сроки устанавливает сама компания, существует основное правило. Дата проведения годовой инвентаризации обязательств не должна быть позже 31 декабря.

Кроме того, компании могут проводить внеплановую инвентаризацию, вернее, внезапную. Причины для проведения такой ревизии могут быть любыми. К примеру, в целях усиления контроля за учетом товарно-материальных ценностей, списания их в производство и прочее.

В рамках инвентаризации в магазине и на складе, в сущности, необходимо пересчитать и оценить запасы продукции, заполнить инвентаризационную ведомость, при наличии каких-либо проблем — по качеству или количеству — составить соответствующие акты, а затем — передать описи и акты в бухгалтерию. Там на их основе составляется сличительная ведомость, в которой отражаются результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем этапе формируется акт о результатах учета, который содержит сводку результатов. После этого издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в бухгалтерский учет. Завершает процесс принятие решения о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процедура достаточно трудоемкая, особенно для начинающих, поэтому мы подготовили таблицу, где наглядно показано, как проводить инвентаризацию.

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — должны быть учтены как доходы или расходы. Иногда недостачи списываются в инвентаризацию как хищения со стороны покупателей или бухгалтерские ошибки — в соответствии с установленными нормами. Недостачи материалов, которые являются существенными для организации, оплачивает ответственное лицо. 

В ходе инвентаризации порой выявляют пересорт товара — это одновременный излишек и недостача одноименных, но разных по сортности товаров. В таком случае необходимо разобраться, являются ли товары одинаковыми по цене. В бухгалтерском учете сумму превышения недостачи над излишками списывают на финансовые результаты, а значит, придется взыскать сумму с материально-ответственных лиц. Так или иначе, даже если ущерб организации не причинен, пересорт товара следует отражать в Вашей учетной системе, чтобы качество данных оставалось на должном уровне.

Для оформления результатов ревизии активов и обязательств существуют унифицированные инвентаризационные ведомости и акты. Но жестких правил, касательно того, как правильно оформить инвентаризацию, нет. Если нет расхождений с бухгалтерским учетом, то все графы инвентаризационных ведомостей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов значительно упрощается. Если же расхождения есть, необходимо подготовить сличительные ведомости.

По результатам годовой инвентаризации комиссия составляет акт. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполняют акт ИНВ-26. На основании этих документов издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Сверка балансов и расчетов — необходимая процедура, без которой просто невозможно сверить учет с фактом. Да, это объемная и кропотливая работа, которая требует внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно игнорировать проверку инвентаризации или проводить ее «для галочки». Но в таком случае компания наносит убыток только себе.