Материально ответственное лицо: требования и порядок назначения

Если сотрудник работает с деньгами, товаром или техникой, работодатель может заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Такой документ фиксирует обязанности сторон, порядок учета товаров и правила компенсации ущерба. В статье расскажем, кто может быть материально ответственным, когда стоит оформлять договор и как правильно это сделать.

По ст. 238 ТК РФ любой работник, с которым у работодателя заключен трудовой договор, несет ответственность за ущерб. То есть когда доказано, что имущество потеряно или испорчено, требует замены или ремонта. Расскажем на примере:

📌 При этом ущербом нельзя считать упущенную выгоду — об этом говорится в ст. 238 Трудового кодекса. Например, сотрудник повредил кассовый аппарат, и в магазине нельзя было обслужить покупателей. Потерянную выручку возместить нельзя — сотруднику нужно компенсировать только ремонт кассы.

По ст. 241 ТК РФ максимальная сумма ущерба ограничена средним месячным заработком сотрудника. Но также в статье 243 ТК перечислены случаи, когда он несет полную материальную ответственность и возмещает весь ущерб. Например, когда работник:

Иногда работодатели хотят письменно зафиксировать обязанности работника по хранению и учету ценностей. Например, когда сотрудник работает с дорогостоящими товарами. В таком случае можно составить договор о полной материальной ответственности. Расскажем подробнее, кого можно назначить ответственным и как правильно оформить документ.

Материально ответственное лицо — это сотрудник, который по договору отвечает за сохранность денег, товара, оборудования или других материальных ценностей, с которыми он работает. Материально ответственным можно назначить не каждого сотрудника. По ст. 244 ТК РФ работник должен:

✅ Быть совершеннолетним. Если работник младше 18 лет и работает по трудовому договору, он может возместить ущерб по ст. 238 ТК.

✅ Работать по трудовому договору. Когда с сотрудником заключен гражданско-правовой договор, нельзя применить Трудовой кодекс. Подробнее — в ст. 1064 ГК.

✅ Работать с ценностями. Речь идет о деньгах и материальных ценностях: товарах, сырье, оборудовании, документах.

✅ Занимать должность, которая входит в утвержденный перечень. В нем есть, например:

Полный список смотрите в приложении №1 к постановлению Минтруда №85 от 31.12.2002.

Договор о полной материальной ответственности оформляют при приеме на работу или переводе сотрудника на новую должность. Форма утверждена в приложении №2 к постановлению Минтруда №85 от 31.12.2002, но можно добавлять свои пункты.

✅ По договору сотрудник обязуется:

✅ Работодатель, в свою очередь, должен:

Если с имуществом работает сразу несколько сотрудников, например, смена продавцов или бригада на складе, можно заключить договор о коллективной (бригадной) ответственности. Его типовая форма есть в приложении №4 к постановлению Минтруда №85 от 31.12.2002.

До оформления документа работодателю нужно:

 В документе напишите:

У коллективного договора есть особенности:

Работодатели могут забыть о важных нюансах, указанных в типовых формах договора из постановления Минтруда. Например:

Указать должность, которой нет в перечнях Минтруда. В этом случае договор не будет иметь юридической силы.

Не вручить экземпляр работнику. У каждого сотрудника должен быть свой экземпляр договора — индивидуального или коллективного.

Не перезаключить коллективный договор при смене бригадира или состава более чем на 50%. Для полной ответственности это обязательное условие.

Для предпринимателей есть удобные онлайн-сервисы, которые помогают подготовить юридически грамотные документы без ошибок. В конструкторе документов от ВТБ можно составить договоры, иски, доверенности, счета — всего в сервисе более чем 1500 шаблонов. Бланки регулярно обновляются в соответствии с законодательством — не нужно будет тратить время на изучение всех нюансов ТК.

Процедура взыскания ущерба одна — вне зависимости от того, есть договор о материальной ответственности или нет. Регулируется ст. 246, 247 и 248 Трудового кодекса и описана в Письме Государственной инспекции труда в городе Москве от 28.02.2024. Работодателю нужно:

Составить акт о порче или потере имущества. В свободной форме опишите, что произошло: например, при разгрузке уронили коробки с техникой или во время инвентаризации обнаружили, что не хватает товаров. Укажите дату, примерную сумма ущерба, имя ответственного лица.

Провести проверку и определить точную сумму ущерба. Привлеките эксперта, когда сумму сложно понять самому — например, если сломан компьютер. Также проведите инвентаризацию вместе с материально ответственным лицом. Сроки проверки закон не фиксирует.

Попросить работника написать объяснительную. Это обязательный шаг, который описан в ч. 2 ст. 247 ТК.

Зафиксировать итоги. Оформите акт по результатам в свободной форме. Ознакомьте работника с итогами и попросите подписать документ.

Издать приказ о взыскании. Если сумма не превышает среднемесячный заработок, для получения компенсации достаточно приказа работодателя. Подробнее о том, как правильно производить удержания заработной платы, читайте на сайте Роструда.

Если сумма ущерба больше среднего заработка сотрудника:

Проверьте, был ли заключен договор о полной ответственности. Документ поможет получить законную компенсацию, если будет доказано, что ущерб действительно нанес сотрудник.

Предложите добровольное возмещение. По письменному соглашению сторон можно определить порядок выплат и сроки. Например, работодатель может предложить работнику рассрочку.

До увольнения работодателю нужно провести инвентаризацию вместе с работником. Это зафиксировано в п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и п. 27 Положения в приказе Минфина от 29.07.1998 № 34н. Во время учета нужно проверить все товары и оборудование, с которым работал сотрудник.

Важно помнить: инвентаризацию проводят не для того, чтобы переложить на работника все выявленные недостачи. Ответственность сотрудника наступает только в том случае, если убытки подтверждены и напрямую связаны с его действиями.