Российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности для стабильного доступа к сайтам и сервисам ВТБ

Подробнее

0

Оформление сотрудника в ИП

user-pic
Ближе к Делу

Команда информационно-обучающего портала

В этой статье
Зачем нужно официальное оформлениеКакой договор заключитьПошаговая инструкция по оформлениюСоставление штатного расписанияСоставление трудового договораОформление приказа о приеме на работуЗапись в трудовой книжкеСоставление личной карточкиРегистрация в ФСС

Опубликовано: 18.07.2023

С ростом бизнеса возникает потребность в расширении команды. Давайте разберем этот процесс пошагово и разберемся, как индивидуальному предпринимателю правильно оформить новых сотрудников.

Зачем нужно официальное оформление?

Иногда предприниматели заключают устные договоренности с работниками, согласно которым работник продает товары предпринимателя, а последний выплачивает ему вознаграждение. 

На первый взгляд, это может показаться выгодным решением, поскольку предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживается НДФЛ. Однако, следует учитывать, что такие действия являются незаконными и могут привести к штрафам, неприятностям с налоговой и другими инспекциями. 

В частности:

ОтветственностьЧто грозит ИП
Административная ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФШтраф до 10 тысяч рублей
Налоговая ст. 122 НК РФВзыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику.
Штраф — 40% от недоимки
Уголовная ст. 198 УК РФПри недоимке более 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф на сумму до 300 тысяч рублей, исправительные работы или лишение свободы до 1 года

При найме сотрудников важно учитывать не только потенциальные проблемы с трудовой инспекцией и налоговой, но и возможные конфликты с работником. 

Заключение договора является важным этапом, на котором прописываются взаимные обязательства и условия работы. Его наличие защищает как работника, так и работодателя. 

Если договора нет, работник вправе отказаться выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Работодатель в такой ситуации не имеет законных средств воздействия на работника. 

Кроме того, отсутствие официального оформления чревато тем, что сотрудник пожалуется  в трудовую инспекцию. Закончится все штрафами и дополнительными расходами для работодателя. 

Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем всегда заключать договор с работником и прописывать все условия работы максимально четко.

Какой договор заключить?

У работодатель есть два варината закрепления трудовых отношений  работником: гражданско-правовой договор (ГПХ) и трудовой договор (ТД), в зависимости от характера работы. 

Трудовой

Если Вам требуется сотрудник на постоянную работу, заключайте трудовой договор. В таком случае сотрудник становится штатным работником и обязан соблюдать правила внутреннего распорядка. Работодатель выплачивает зарплату два раза в месяц, удерживает страховые взносы и НДФЛ, оплачивает больничные и отпускные. 

Гражданско-правовой

В гражданско-правовом договоре указывается конкретный перечень работ, объем и вознаграждение. При этом заказчик не обязан обеспечивать условия для работы и контролировать рабочий график исполнителя. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом. 

Пошаговая инструкция по оформлению

Для оформления сотрудника необходимо разработать и принять несколько внутренних документов, которые называются локальными нормативными актами. 

В их числе:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о персональных данных сотрудников;
  • документы по охране труда.

Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников, которая не требует разработки локальных нормативных актов. Вместо этого все данные вносятся в трудовой договор. 

Микропредприятиями считаются ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год составила менее 120 млн рублей и в штате числятся не более 15 сотрудников. Если ИП относится к микропредприятиям, то можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. 

Составление штатного расписания

Если у индивидуального предпринимателя еще не было опыта работы с персоналом, первый шаг — оформление штатного расписания. Этот документ отображает кадровую структуру ИП — должности сотрудников и их зарплаты. Штатное расписание представляется в унифицированной форме Т-3, ОКУД 0301017. Здесь можно посмотреть образец штатного расписания. 

В составе штатного расписания работодателя должны быть указаны следующие данные: 

  • полное наименование ИП, включая код ОКПО, присвоенный Росстатом на основании данных регистрации в налоговой системе
  • названия структурных подразделений, их номера и коды должностей в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ)
  • количество работников на каждой должности, включая оклад и надбавки. При этом оклад не должен быть ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ) в данном регионе. 

Такой подход к составлению штатного расписания позволит работодателю более точно планировать свой бюджет на оплату труда, обеспечить прозрачность и четкость в организации работы компании.

Примечание. Штатное расписание можно составить в свободной форме.

Владельцу ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание, так как согласно законодательству он не является работником своей компании. 

Составление трудового договора

Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника документы:

Для всех сотрудниковДля некоторых категорий сотрудников
паспорт;СНИЛС — если его нет, можно получить через социальный фонд;ИНН;трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Рдокументы воинского учета для военнообязанных, например, медицинский диплом у врача или права у водителя;справка об отсутствии судимости, например, для продавцов продуктов и непродовольственных товаров, парикмахеров, поваров

Правильное составление трудового договора — это важный элемент юридической ответственности. Для ИП, нарушивших правила составления ТД, предусмотрены штрафы — до 10 000 ₽ за первое нарушение и до 40 000 ₽ за повторное. Поэтому, следует уделить особое внимание правильному оформлению договора, чтобы избежать таких нежелательных последствий.

В трудовом договоре необходимо указать ряд обязательных условий, таких как:

  1. ФИО сотрудника и его паспортные данные
  2. Информацию о работодателе, включая ФИО ИП и его ИНН. Дополнительно можно указать: банковские реквизиты ИП, населенный пункт и дату заключения договора, а также срок его действия – срочный/бессрочный. В случае срочного договора необходимо указать причину его заключения. 
  3. Подразделение, филиал, основной или дополнительный офисы, адреса места работы, если основной офис находится в другом населенном пункте.
  4. Должность, профессию и специальность сотрудника, а также дата начала работы.
  5. Условия оплаты труда (оклад, систему премирования и порядок выплаты зарплаты, режим работы и отдыха, гарантии и компенсации за вредные условия труда, если они предусмотрены результатами специальной оценки).
  6. Государственное обязательное социальное страхование работника, а также характер работы — в офисе или удаленно.

Даже если не все обязательные условия были внесены в договор, он все равно будет иметь юридическую силу. Однако, чтобы избежать штрафных санкций, включите недостающие данные в дополнительное соглашение к договору.

Примечание. В договор можно включить любые другие условия, которые не ухудшают условия работы сотрудника: испытательный срок, улучшение бытовых условий для сотрудника и его семьи, должностные обязанности, если отсутствует должностная инструкция.

Помните, что дополнительные условия договора могут повлиять на права и обязанности сторон. Поэтому при составлении дополнительного соглашения, учитывайте все возможные последствия и проконсультируйтесь с юристом.

При заключении трудового договора Вы можете воспользоваться типовой формой или составить свой собственный документ. Договор подписывается в двух экземплярах, сотрудником и работодателем, в течение трех дней после начала работы.

Перед подписанием договора сотрудник обязан ознакомиться с:

  • положением о коммерческой тайне и конфиденциальной информации;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • должностной инструкцией;
  • положением об оплате труда;
  • другими локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью.

Оформление приказа о приеме на работу

Если работодатель решил оформить приказ на работу, сделать это можно по такой форме. Типовую форму приказа на работу можно найти здесь.

Отметим, что законодательство не требует обязательного оформления приказа. С 22 ноября 2023 года оформление приказа — это право работодателя, а не обязанность.

Запись в трудовой книжке

Согласно новым правилам, с 2023 года работодатели вправе заполнять бумажную трудовую книжку только для тех работников, которые уже имеют ее и хотят продолжить ее ведение. Но для новых сотрудников необходимости в оформлении бумажной трудовой нет.

Вместо этого, работодатель должен передавать информацию о своих сотрудниках в Социальный фонд РФ, используя форму ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Это так называемая электронная трудовая книжка, которая не имеет физического экземпляра, а представляет собой электронный отчет.

Хотя термин неофициальный, он хорошо прижился среди работодателей. Обязательность предоставления отчета возникает при любых кадровых изменениях: прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.

Каждый сотрудник должен предоставить отчет после изменений его трудового статуса:

  • при приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания трудового договора или приказа о приеме на работу;
  • при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа об увольнении;
  • в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.

При заполнении бумажной трудовой книжки, важно соблюдать ряд правил:

  • избегать сокращений и аббревиатур;
  • строго заполнять поля формы, не выходя за их границы;
  • использовать только арабские цифры.

Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжите нумерацию.

Составление личной карточки

Личная карточка — неотъемлемая часть информации о сотруднике, который работает в компании.

В ней указываются такие сведения:

  • номер приказа;
  • информация о паспорте и трудовой книжке, дипломе, СНИЛСе и военном билете.

Для составления личной карточки используется унифицированная форма Т-2, основанная на приказе о приеме на работу, паспорте или другом документе, удостоверяющем личность работника, трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности, СНИЛСе, военном билете (при наличии) и документе об образовании.

Примечание. Актуальный бланк личной карточки работника по форме Т-2 можно найти здесь.

Регистрация в ФСС

При найме сотрудников на работу ИП обязан оплачивать взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого необходимо зарегистрироваться в фонде социального страхования в течение 30 дней после заключения трудового договора. Регистрация в фонде социального страхования обязательна при найме первого сотрудника.

Каждый фонд предъявляет свои требования к регистрации:

  1. Если Вы являетесь индивидуальным предпринимателем, то в Пенсионный фонд Вам регистрироваться не нужно, так как информация о Вас уже есть в их базе данных.
  2. Для регистрации в Фонде медицинского страхования необходима регистрация на общей системе налогообложения. Если Вы являетесь ИП на «упрощенке», то регистрацию в Фонде медицинского страхования проводит налоговая служба и Вы получите номер заказным письмом.
  3. Для регистрации в Фонде социального страхования необходимо заполнить заявление о регистрации, предоставить копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника, а также иметь с собой оригинал трудовой книжки. Кроме того, Вы должны получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой и узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

После успешной регистрации в фондах, предприниматель получает уведомление с уникальным номером, по которому необходимо перечислять взносы.

Расчетный счет для ИП

Открытие счета для ИП за 20 минут

#ИП

Читайте также

0

Первый женский форум бизнес-разборов

Уважаемые читатели, приглашаем Вас на первый женский форум бизнес-разборов, который пройдет 9 июня в технопарке «Сколково». Это ...

19 мая 2023

0

Лонгрид «За кулисами мобильного банка»: QA-инженеры в банковской сфере и их роль в разработке

Продолжаем знакомство с командами приложения ВТБ для бизнеса в рамках проекта «За кулисами мобильного банка». Здесь мы ...

30 января 2024

0

Кто такие самозанятые, как получить этот статус и что он дает

В статье мы разберем: кто такой самозанятый и как им стать, кому подходит спецрежим и как грамотно вести деятельность, какими ...

24 августа 2021

0

Внедрение «МойСклад»: кейс компании «Metako»

Одна из крупнейших компаний по производству металлических дверей в Казахстане, Metako, решила перейти на облачный сервис ...

25 августа 2023