Как считать прибыль правильно с помощью отчёта о прибылях и убытках

Большинство начинающих, а иногда и опытных предпринимателей не умеют считать прибыль правильно. Смотрят, сколько денег осталось на счёте после всех расходов, и думают, что это и есть их прибыль. А потом попадают в кассовый разрыв. Избежать такой проблемы поможет отчёт о прибылях и убытках — о нём рассказали наши коллеги из сервиса автоматизации финансового учёта Финтабло.

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) — это инструмент управленческого учёта, который показывает, сколько составила прибыль бизнеса и какие затраты он понёс для её получения. Именно этот отчёт покажет, как предприятие отработало период: оказалась компания в минусе или в плюсе.

Отчёт о прибылях и убытках — часть системы управленческого учёта в компании. Вместе с отчётом о движении денежных средств и Балансом он обеспечивает грамотное управление финансами бизнеса и позволяет увидеть, как на самом деле обстоят дела в компании.

Без этого отчёта не получится определить прибыльность компании. Если у организации много денег на счетах, это ещё не значит, что сам бизнес не убыточен. Возможно, все эти средства — предоплаты от клиентов по ещё не выполненным проектам. В таком случае они не являются деньгами компании: она всего лишь хранит средства клиентов на своих счетах до момента подписания акта выполненных работ. Пока он не наступит, клиент вправе потребовать вернуть предоплату, и счета компании опустеют. Вот почему, когда дело касается прибыли, правильно говорить не о деньгах, а о выполненных обязательствах.

Поясним на примере:

У Егора строительный бизнес. Клиент заказал строительство каркасного дома за 1,5 млн рублей. С этого момента у Егора появилось обязательство построить дом в оговоренные сроки, а у клиента — оплатить готовую работу.

Клиент внёс предоплату в размере 500 тысяч рублей. Деньги поступили на счёт Егора, но он не спешит ими распоряжаться, так как знает, что по-настоящему «его» они станут только после сдачи дома.

Дом сдали вовремя: довольный клиент подписал акт приёмки и перевёл оставшуюся сумму — 1 млн рублей. Обязательство Егора перед клиентом выполнено: теперь он может признать все полученные за проект деньги — 1 млн и предоплату 500 тысяч — своим доходом.

Цель отчёта о прибылях и убытках — показать собственнику финансовую картину его бизнеса, помочь выявить слабые места и наметить перспективы развития. Он помогает понять, сколько бизнес заработал и куда двигаться дальше.

В ОПиУ владелец бизнеса найдёт ответы на ключевые вопросы:

Располагая этими данными, собственник сможет принимать важные управленческие решения с опорой на реальные факты, а не на зыбкие предположения. Как внедрить в компании ОПиУ и обеспечить себя нужной информацией, объясняем ниже.

Отчёт о прибылях и убытках представляет собой таблицу в Excel или специализированном сервисе финучёта. В этой таблице фиксируется выручка и все расходы предприятия.

ОПиУ можно рассматривать в разрезе направлений и статей. Подобная детализация поможет понять, какое из направлений бизнеса наиболее прибыльно, а по какому идёт просадка, и на какие статьи расходов уходит больше, чем следовало.

Управленческий отчёт о прибылях и убытках похож на бухгалтерский отчёт о финансовых результатах, но, в отличие от него, не имеет строго регламентированной формы. Управленческая отчётность создаётся не для отчёта перед налоговой, а для внутреннего управления компанией, поэтому каждый бизнес может адаптировать её под свои нужды. Подобная гибкость позволяет предпринимателю получить детальную картину финансов своего бизнеса.

Узнать, сколько бизнес заработал за период, можно, если составить отчёт о прибылях и убытках правильно. В нём нужно учесть:

Остановимся на каждом из этих пунктов подробнее.

Это доход, который бизнес получил от продажи товаров или оказания услуг. Если в этом месяце Вы получили 12 заказов на производство кухонных гарнитуров и уже поставили их клиентам, Вашей выручкой будут деньги за все 12 заказов. И не важно, все ли клиенты успели оплатить счета — Ваши обязательства выполнены, выручка признана.

К ним относятся все расходы компании, кроме выплаты дивидендов и вложений на развитие (они называются расходами ниже чистой прибыли). Операционные расходы можно разделить на постоянные и переменные.

Постоянные расходы — это фиксированные траты бизнеса, которые возникают каждый период и не зависят от объёмов производства. Например, арендные платежи, зарплата административного персонала, плата за связь и Интернет.

Переменные расходы, наоборот, зависят от объёмов производства и выручки. Чем больше произвели и продали, тем выше сумма переменных расходов. К ним относят зарплату производственного персонала, траты на сырьё, логистику и т. д.

Расходы, как и выручка, фиксируются ровно в тот период, когда возникают. Например, Вы можете оплатить аренду офиса на три месяца вперёд: в начале июня перевести арендодателю 300 тысяч сразу за июнь, июль и август. Однако признать все эти 300 тысяч расходом июня будет неправильно — это исказит данные по чистой прибыли за этот месяц. Так как обязательство оплатить аренду возникает каждый месяц, эту сумму следует распределить между тремя месяцами: 100 тысяч внести в расход июня, 100 тысяч в расход июля, и оставшиеся 100 тысяч — в расход августа.

❌ НЕПРАВИЛЬНО

✅ ПРАВИЛЬНО

Расшифровывается как Earning Before Interest Taxes Depreciation Amortization и переводится как «прибыль бизнеса до учёта налогов, процентов по кредитам и амортизации». Чтобы найти показатель EBITDA, нужно вычесть из выручки все операционные расходы. Если получили показатель со знаком плюс — дела в бизнесе идут хорошо. А если со знаком минус — скорее всего, бизнес несёт убытки.

Любой кредит состоит из двух частей: тела кредита и процента за обслуживание. Так, если бизнес взял 500 тысяч рублей под 10 % годовых, то 500 тысяч — это тело кредита, а 10 %, которые начисляются сверху, — процент за обслуживание.

Оплата тела кредита не является расходом компании. Расходом по ОПиУ будет считаться только процент за обслуживание.

Например, ежемесячный платёж составляет 85 400. Из них 70 000 — это тело кредита, а процент за обслуживание — 15 400. В ОПиУ заносим только последнюю сумму.

❌ НЕПРАВИЛЬНО

✅ ПРАВИЛЬНО

В этом разделе учитываются те налоги, которые бизнес платит государству. Их размер зависит от выбранной системы налогообложения.

А налоги, которые бизнес платит с зарплаты сотрудников, относятся к операционным расходам и фиксируются в соответствующем разделе ОПиУ.

Важно запомнить, что ОПиУ составляется без учёта НДС. Эти деньги компания просто передает от покупателя государству. На её финансовый результат НДС никак не влияет, поэтому не учитывается в расчётах.

Под амортизацией понимают распределение стоимости основных средств на весь период их полезного использования.

Предположим, в марте компания приобрела новый станок за 1 млн рублей. Если компания признает всю эту сумму расходом марта, по отчёту её чистая прибыль резко упадёт, и всё будет выглядить так, как будто у бизнеса серьёзные проблемы. 

Избежать подобной картины в отчёте можно, если распределить стоимость станка на всё время его работы — 3 года. Делим 1 млн на 36 месяцев и получаем ежемесячный амортизационный платёж в размере 27 778 рублей. Именно эту сумму компания будет вносить в ОПиУ, начиная с апреля.

❌ НЕПРАВИЛЬНО

✅ ПРАВИЛЬНО

Указав в ОПиУ все нужные данные, можно перейти к расчёту чистой прибыли. Её можно найти по формуле:

Чистая прибыль = Выручка − Расходы − Кредиты − Налоги − Амортизация

А чтобы не приходилось вносить все данные вручную, можно использовать специализированные сервисы автоматизации финансового учёта.

За данными в отчёте о прибылях и убытках нужно следить в динамике. Это поможет выявить как сложившиеся закономерности, так и отклонения, которые могут сигнализировать о проблемах. Чем раньше собственник их обнаружит, тем быстрее сможет отреагировать на ситуацию.

Рассмотрим, какие выводы собственник может сделать по ОПиУ, проанализировав данные за несколько месяцев.

Из отчёта следует, что больше всего денег приносит интернет-магазин. Его выручка за четыре месяца выросла больше, чем в 4 раза.

Меньше всего приносят маркетплейсы. Возможно, от торговли на этих площадках лучше отказаться, но по одним только показателям выручки такой вывод делать рано.

Больше всего производственных расходов у Интернет-магазина, что закономерно: чем больше выручка, тем выше производственные расходы. Понять, допустим ли подобный уровень трат для бизнеса, можно, оценив показатель рентабельности по валовой прибыли. 

Это соотношение выручки компании и себестоимости реализованной продукции. Чем этот показатель выше, тем лучше. Рентабельность по ВП выражается в процентах, поэтому по ней удобно сравнивать эффективность разных направлений бизнеса.

По отчёту видно, что самая высокая рентабельность у направления оптовых продаж: в декабре её показатель составил почти 79%.

У маркетплейсов средний показатель рентабельности 60%. Так что отказываться от этих направлений не стоит, а для роста выручки стоит попробовать увеличить поставки и следить, как это скажется на показателях.

У Интернет-магазина, который приносит компании больше всего выручки, в октябре был зафиксирован самый низкий показатель среди всех — 57%. Зато уже в ноябре он поднялся до 71%. Чтобы выяснить причины подобных скачков, изучим детализацию расходов по этому направлению:

Разгадка кроется в тратах на доставку товаров до покупателя. В октябре на эту категорию было потрачено почти на 10 тысяч больше, чем в ноябре, и выручка направления при этом также снизилась на 10 тысяч за месяц. Отсюда и просадка по рентабельности. А в ноябре траты на доставку удалось оптимизировать: при выручке в 479 тысяч они составили всего 30 тысяч рублей. Видимо, собственник вовремя заметил проблему и оперативно нашёл решение, которое позитивно сказалось на уровне рентабельности.

Динамика положительная: после спада в октябре чистая прибыль компании к декабрю выросла в 10 раз. Можно предположить, что компания торгует сезонными товарами, спрос на которые резко увеличивается зимой. Тогда им можно посоветовать ввести в ассортимент дополнительные товары, которые бы стабильно обеспечивали бизнес прибылью даже во времена несезона. Это позволит избежать резкого падения чистой прибыли и рентабельности по ней.

Также из ОПиУ следует, что в декабре собственник вывел почти на 100 тысяч больше дивидендов, чем обычно. При чистой прибыли в 487 тысяч он действительно мог себе это позволить: золотое правило дивидендов — выводить из бизнеса не больше, чем составила чистая прибыль по ОПиУ.

1. Отчёт о прибылях и убытках — это финансовый инструмент, который покажет, сколько компания заработала за период и какое из направлений бизнеса оказалось наиболее эффективным.

2. Вместе с другими отчётами — отчётом о движении денег и балансом — ОПиУ обеспечивает грамотное управление финансами бизнеса, помогает контролировать расходы.

3. ОПиУ ответит на ключевые вопросы собственника: сколько мы заработали в этом месяце, рентабелен ли мой бизнес, все ли процессы в порядке или требуются корректировки, сколько денег я гарантированно могу вывести на себя.

4. Форма управленческого отчёта о прибылях и убытках не регламентирована — каждая компания может настроить его под себя.

5. Без ОПиУ узнать точную чистую прибыль компании не получится.