Опубликовано: 12.04.2023
Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, в котором фиксируются выплаты из кассы организации. Документ относят к первичной бухгалтерской документации.
Запомните, что сумма, которую Вы вписываете в РКО, не должна быть больше 100 тыс. рублей. Сумму, которая превысит установленную границу, нужно провести безналичным путем.
Когда применяется расходный кассовый ордер
Поговорим о целях, для которых применяется расчетный кассовый ордер:
Самые частые способы использования РКО:
- Передача наличных средств кассы на банковский расчетный счет
- Выплата зарплаты
- Выдача подотчетных средств
- Возмещение перерасходов по авансовым счетам
- Выплата командировочных расходов
- Расчеты с поставщиками
Как мы уже говорили, РКО относят к первичной бухгалтерской документации, т.е. он применяется в разных методах ведения бухгалтерского учета.
Кто выписывает расходный кассовый ордер?
Кассовый ордер могут выписывать (заполнять, подписывать):
- главный бухгалтер;
- кассир;
- должностное лицо, выполняющее обязанности бухгалтера;
- руководитель предприятия (если нет уполномоченных лиц).
По Указанию Банка России №3210-У, глава организации может самостоятельно проводить операции с наличностью, вправе лично ставить подпись на расходнике.
Основные правила заполнения расходно-кассового ордера
У документа нет единого образца, рекомендованного к применению. Организация может разработать свой бланк или заполнить один из распространенных шаблонов.
Бланк, который организация решает разработать самостоятельно, должен содержать:
- название организации;
- на кого выписывается РКО;
- размер суммы к выдаче;
- подпись руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Так выглядит шаблон бланка РКО:
Так выглядит заполненный шаблон бланка РКО:
Документ можно выписывать на компьютере или вручную. Заполнением занимается сотрудник, который выдает наличные средства, но некоторые данные вносит получатель этих средств.
Для выдачи наличности по РКО нужно основание — приказ, распоряжение руководства, копия договоров и другие. Поскольку РКО относится к внутренней документации организации, не обязательно удостоверять его печатью или штампом.
Особенности заполнения ордера
Информация, которая должна присутствовать в РКО:
- наименование поставщика;
- реквизиты доверенности с фамилией, именем, отчеством, паспортными данными представителя.
НЕЛЬЗЯ подтвердить факт получения денег по доверенности на получение средств без подписи РКО представителем поставщика.
Информацию о заполненном ордере нужно внести в кассовую книгу.
Данные представителя, которые вносит кассир:
- фамилия;
- имя;
- отчество;
Данные поставщика, которые вносит кассир:
- данные доверенности;
- наименование.
Также необходимо проставить отметку, по какому договору, за какие товары, по какой накладной были переданы средства.
Что делать после оформления РКО?
После оформления РКО нужно внести информацию по нему во внутренний журнал регистрации документов. Срок хранения кассового ордера — не менее 5 лет.
Что будет за отсутствие РКО?
Самые частые нарушения при заполнении РКО, которые допускает бухгалтер или кассир:
- отсутствует нумерация документа;
- нет подписи;
- не разборчивая расшифровка подписи;
- неверное расположение информации в строках;
- отсутствуют поля для бухгалтерских счетов;
- в «Приложении» представлен документ без реквизитов;
- наличие помарок, исправлений;
- не выделен НДС при расчетах с контрагентом.
За эти и другие действия налагаются штрафы:
Согласно статье 120 НК РФ, за грубое нарушение ведения доходов/расходов в одном налоговом периоде предусмотрено денежное взыскание — 10 тыс. руб.; более одного периода — 30 тыс. руб.
Согласно статье 15.1 КоАП РФ, за несоблюдение работы с наличностью, которое привело, в частности, к накоплению денег сверх кассового лимита предусмотрено денежное взыскание:
- на должностное лицо или ИП — 4-5 тыс. руб.;
- на организацию 40-50 тыс. руб.
Источник изображения: Freepik