Из чего складывается оклад и как его рассчитать

Когда предприниматель берет на работу сотрудника, у него часто возникает вопрос, как правильно платить зарплату. В статье разберем нюансы работы с окладом. Расскажем, как рассчитать сумму за месяц, что указать в договоре и какие налоги и взносы нужно платить.

Оклад — это фиксированная сумма, которая выплачивается работнику ежемесячно за выполнение оговоренного объема обязанностей и задач (ст. 129 ТК РФ). 

Что важно запомнить работодателю:

Для сотрудника оклад — это гарантия того, что он получит оплату:

Если сотрудник не соблюдает эти два условия, то оклад все равно сохраняется. Но работодатель вправе сделать замечание, выговор или взять объяснительную. Подробнее об этом рассказали в статье «Виды дисциплинарных взысканий». 

Подсказка: 

Если у сотрудника возникают трудности с выполнением обязанностей или появляются частые опоздания, руководству не обязательно прибегать к выговорам. Есть эффективные способы решить проблему конструктивно и положительно влиять на поведение подчиненного. Подробно об этом рассказали в статье «Управление мотивацией персонала».

​​Зарплата — это вся сумма, которую начислили сотруднику за месяц, с учетом оклада, всех доплат и до вычета НДФЛ (ст. 129 ТК РФ, ст. 210 НК РФ).

Зарплата состоит из двух частей: обязательной и переменной. Раскроем подробно, что относится к каждой из них. 

Эта часть зарплаты выплачивается всегда и строго регулируется законом. В нее входит:

✅ Оклад и тарифная ставка — это два вида фиксированной оплаты труда, которые отличаются только методом расчета. Оклад выплачивается за месяц, об этом мы подробно расскажем далее. А тарифная ставка выплачивается за фактически отработанное время (ст. 129 ТК РФ): час, день или месяц. Так, например, ставку за рабочую смену могут установить официанту, курьеру, водителю.

✅ Компенсационные выплаты. Они выплачиваются, если работа связана со сложными или особыми условиями. К ним относят:

Также можно назвать факультативной или дополнительной. Эта часть зарплаты может меняться в зависимости от достижений сотрудника и решений работодателя. В Трудовом кодексе дается название «стимулирующие выплаты» (ст. 129 ТК РФ). 

Стимулирующие выплаты мотивируют сотрудников выполнять ключевые показатели эффективности или повышать квалификацию. Это:

Например, официанту помимо ставки 250 рублей в час назначили премию 5% от чека его клиентов. Сумма ставки и премии — это зарплата.

Подсказка:

Чтобы сохранить мотивацию всех сотрудников, оклад и тарифную ставку часто комбинируют с переменной частью. Например, менеджер по продажам получает 30 тысяч рублей оклада и 20% от продаж сверх плана в качестве премии. Подробно об этом рассказали в статье «Управление мотивацией персонала».

Зарплата — это сумма всех частей, о которым мы рассказали выше.

В 2025 году минимальный размер оплаты труда (МРОТ) составляет 22 440 рублей.

Ниже МРОТ не может быть зарплата за месяц, то есть сумма оклада и всех доплат, премий и надбавок (ст. 133 ТК РФ). 

Что важно помнить предпринимателю?

Когда вы решаете, какая зарплата будет у сотрудника, стоит учитывать не МРОТ, а реалии рынка. Подумайте, насколько опытный и компетентный специалист вам нужен. Посмотрите предложения компаний на сайтах вакансий, чтобы узнать примерные суммы и определить конкурентную зарплату.

Чтобы рассчитать оклад, нужно знать два показателя:

Количество рабочих дней — это количество дней в месяце без учета:

Количество рабочих дней в каждом месяце можно посмотреть в производственном календаре на сайте Госдумы. Производственные календари в разных регионах могут отличаться, например, из-за религиозных праздников.

Количество отработанных дней вычисляется по результатам учета рабочего времени. Для этого бухгалтер или специалист по кадрам ведет табель учета рабочего времени (форма № Т-12, Т-13). 

Оклад рассчитывается пропорционально отработанным дням:

Оклад за месяц = Оклад : Количество рабочих дней в расчетном месяце ✖ Количество отработанных дней в расчетном месяце

Пример

Оклад экономиста Оксаны по трудовому договору — 50 000 рублей. В январе 2025 года было 17 рабочих дней, и Оксана отработала их все. Ей начислят:

50 000 : 17 ✖ 17 = 50 000 рублей.

Если сотрудник за месяц отработал все рабочие дни, он получит оклад целиком. 

В феврале было 20 рабочих дней. Из них Оксана отработала 19, а в один день взяла отпуск без оплаты. Оплата за месяц составит:

50 000 : 20 ✖ 19 = 47 500 рублей.

Из-за одного неотработанного дня оклад уменьшился на сумму дневной оплаты.

Оклад устанавливает работодатель. Его нужно указать в следующих документах:

✅ В трудовом договоре с сотрудником. В трудовом договоре указывают (ст. 57 ТК РФ):

✅ В штатном расписании. Это список всех должностей в компании с зарплатами (форма Т-3). Он нужен, чтобы:

Штатное расписание попросит показать трудовая инспекция, если будет проверять вас.

Пример

Штатное расписание цветочного салона может выглядеть так:

Когда компания растет, штатное расписание пересматривают. Например, руководитель может добавить должности бухгалтера, маркетолога, старшего флориста и помощника флориста.

✅ В положении об оплате труда. Оно помогает сотруднику понять, из чего складывается его зарплата, и избежать споров. Еще его важно иметь и на случай проверки трудовой инспекции. 

В положении прописывают:

Что важно знать предпринимателю?

Изменить оклад без согласия сотрудника нельзя. Для этого нужно подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

В документах, которые перечислили в предыдущем разделе, указывают зарплату с учетом налога на доходы физических лиц. Сумма налога рассчитывается так:

НДФЛ = Заработная плата ✖ Ставка налога

Ставка зависит от годового дохода сотрудника:

Чтобы понять, какую сумму сотрудник получит на руки, из зарплаты за месяц нужно вычесть налог на доходы физических лиц.

Например, из зарплаты Оксаны за январь работодатель вычтет:

50 000 ✖ 13% = 6 500 рублей.

После вычета налогов Оксана получит:

50 000 – 6 500 = 43 500 рублей.

На собеседовании лучше заранее обсудить с будущим сотрудником, какую сумму он получит до и после вычета налогов. Это поможет избежать недопонимания и споров в будущем.

Важно. Не забывайте вовремя перечислять налог в бюджет:

Если этого не сделать, можно получить штраф 20% от суммы налога (п. 1 ст. 123 НК РФ).

Зарплата с учетом налога — это не все расходы работодателя, связанные с оплатой труда. Еще нужно начислить:

Страховые взносы. Большая часть компаний платит 30%. Малые и средние предприятия платят 30% только от суммы МРОТ, а от суммы заработной платы, превышающей МРОТ, — 15%.

Есть и другие льготы, например, для IT-компаний. Точное значение для вашей компании можно узнать в статьях 425 и 427 НК РФ.

Предположим, что Оксана из примера работает на малом предприятии. МРОТ в 2025 году — 22 440 рублей. Зарплата Оксаны за январь — 50 000 рублей – выше МРОТ. Тогда компания заплатит в Социальный фонд:

22 440 ✖ 30% = 6 732 рубля.

Сумма превышения составит 50 000 – 22 440 = 27 560 рублей.

27 560 ✖ 15% = 4 134 рубля.

Взносы от несчастных случаев и на травматизм — от 0,2% до 8,5% от зарплаты. Точное значение можно узнать на сайте Фонда социального страхования по коду ОКВЭД 2. 

Компания, где работает Оксана, занимается оптовой торговлей. Вид ее деятельности по ОКВЭД 2 — 46.1. У таких компаний ставка взносов от несчастных случаев и на травматизм составляет 0,2% (Приказ Минтруда России от 30.12.2016 № 851н). 

Сумма взносов на травматизм с зарплаты Оксаны за январь:

50 000 ✖ 0,2% = 100 рублей.

А расходы работодателя в целом на зарплату, страховые взносы и взносы от несчастных случаев и на травматизм составят:

50 000 (оклад до вычета налога) + 6 732 (страховые взносы с МРОТ) + 4 134 (страховые взносы с зарплаты выше МРОТ)+ 100 (взносы на травматизм) = 60 966 рублей.

Что важно учесть предпринимателю?

Заранее рассчитывайте сумму, которую выделите на оплату труда нового сотрудника. Ваш бюджет должен учитывать и зарплату до вычета налогов, и страховые взносы.