Факсимильная подпись в бизнесе: где можно и нельзя использовать

Факсимиле полезна, когда руководителю предстоит подписать много однотипных документов. Например, дополнительных соглашений для контрагентов. Также она может пригодиться во время отъезда руководителя — печать будет использовать заместитель или бухгалтер, чтобы вовремя заверить нужные документы.

Но закон ограничивает использование факсимиле. Поэтому владельцам бизнеса нужно понимать, когда можно поставить факсимильную подпись, а в каких случаях — только собственноручную. В статье расскажем, как правильно применять факсимиле.

Это копия подписи человека, например, директора ИП, руководителя ООО или физического лица. Подпись наносят на печать или штамп. Также она бывает в электронном виде — тогда ее вставляют на документы с помощью редактора файлов.

Список документов регламентирует статья 160 ГК РФ и письмо Министерства России по налогам и сборам. Подпись-штамп можно ставить:

✅ На документах, которыми организация обменивается с контрагентами. Сперва нужно добавить соответствующий пункт в договор — если использовать факсимиле без разрешения контрагента, он может признать документ недействительным. Примерная формулировка: «Документы, связанные с исполнением Договора, могут быть подписаны Сторонами с использованием факсимиле синего цвета».

Стороны смогут заверять акты о выполненных работах, дополнительные соглашения к договору и прочие документы, которые не касаются финансов.

✅ На внутренних документах компании. Для этого руководителю организации нужно выпустить приказ или распоряжение. В нем стоит описать, в каких случаях можно использовать факсимильную подпись, а также указать ответственное лицо.

С помощью такой копии можно заверять информационные письма, грамоты, служебные записи, удостоверения и прочие документы.

❌ Кадровые документы. Приказ Минтруда России требует оставлять собственноручную подпись в трудовых книжках, а статья 67 ТК РФ — на трудовых договорах.

❌ Документы, имеющие финансовые последствия. Запрет описан в письме Министерства России по налогам и сборам. Он распространяется на платежи, кассовые документы, векселя, декларации и другие документы, которые имеют отношение к финансам.

❌ Первичные документы. Это документы, которые подтверждают факт хозяйственных операций в бизнесе, например, покупку продукцию или выплату денег сотрудникам. Согласно судебной практике, первичные документы запрещено подписывать факсимиле — ее использование не прописано в статье 169 Налогового кодекса РФ.

Если подписывать счета-фактуры факсимиле, налоговая может обнаружить это при проверке. Например, в постановлении арбитражного суда кассационной инстанции от 2021 году организации доначислили НДС на сумму более 500 000 рублей, так как компания подала проштампованные документы.

❌ Доверенности. Согласно п.4. статьи 185.1 ГК РФ, доверенности от имени юридического лица должен заверять только генеральный директор.

Копию можно спутать с подлинной подписью. Внимательно проверяйте финансовые и другие документы, которые нельзя подписывать с помощью факсимиле, иначе они не будут иметь юридической силы. 

Например: предприниматель приносит счета в банк, а документы признают недействительными, и платеж отклоняют. Оказывается, что они не были подписаны собственноручно — в таком виде их передал контрагент.

Признаки печати-копии: 

Подписи идентичны. Если у вас есть несколько документов — сравните их. Совершенно одинаковые изображения явно указывают, что это штамп. Оригинальные подписи не совпадут на 100%, обычно отличается уклон, размер, детали.

Нажим равномерный. У росчерка человека обычно видны следы давления на ручку, а у копии — оттиск равномерный по всей поверхности.

Вокруг есть след в виде круга, прямоугольника или квадрата. Штамп или печать часто оставляют характерный след от своей оснастки.

Нет мелких деталей. Собственноручная подпись бывает с небольшими дефектами: на ней можно увидеть случайные точки, которые человек оставил ручкой. А копия выглядит как идеальный отпечаток.

Нужно сделать заказ в компанию, которая выпускает штампы. Для заявления понадобится:

1. Отсканировать подпись в высоком качестве и отправить в электронном виде, либо лично принести в бумажном.

2. Измерить подпись в миллиметрах и указать размер для мастера.

3. Выбрать тип штампа. Их различают по оснастке: есть автоматическая и ручная, и по материалу клише. Удобнее всего использовать штамп с автоматической оснасткой и резиновым клише.

После нужно договориться с контрагентами, для каких документов вы будете использовать штамп. Если вы планируете применять его только внутри компании — достаточно выпустить распоряжение.

Штамп держите в сейфе, а цифровое изображение подписи храните на защищенном компьютере с ограниченным доступом. В обоих случаях ответственный сотрудник должен вести журнал учета, фиксировать даты и цели использования штампа.

Пример простого журнала, который можно вести внутри компании: