Как провести эффективное совещание

Совещание является деловой беседой с участием сотрудников организации с целью выявления проблем и поиска решений. Эффективность таких встреч определяется количеством решенных вопросов, а также составлением списка задач и ответственных за них сотрудников. 

В этой статье описаны основные аспекты подготовки и проведения совещания — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

1 этап. Подготовка 

Когда стоит проводить совещание? Часто в компаниях они проводятся еженедельно. Имеет ли это смысл? Некоторые исследователи организационного взаимодействия отмечают, что совещания должны отвечать следующим параметрам:

• Срочность поиска выхода из ситуации.
• Важность обсуждаемых тем для развития организации.
• Сложность решаемой проблемы. 
• Наличие цели совещания.

Чем чаще проводятся совещания, которые не обладают этими признаками, тем менее продуктивно они будут проходить, потому что сотрудниками они будут восприниматься без соответствующего внимания, а руководители зря потратят время.

Рабочее собрание нужно проводить только тогда, когда в этом есть необходимость и смысл собрать вместе коллектив для постановки новых целей, без которых невозможно будет продолжать работать.

Поэтому, когда принимается решение о необходимости проведения совещания, важно поставить цель и задачи этого мероприятия и отразить это в документе «Повестка дня». Это инструмент, который позволяет управлять совещанием, с помощью него можно держать дискуссию в заданной тематике и не уходить в отвлеченные темы.

До начала совещания необходимо подготовить и собрать материалы, отчеты и другие важные бумаги для обсуждения текущих тем, которые будут вынесены на собрание. 

2 этап. Определение ролей

Сейчас все чаще вводится новая практика, когда руководитель участвует в обсуждении, но не управляет процессом. Его силы должны быть сфокусированы на других вещах: подмечать детали, слушать и слышать свой коллектив, быть готовым принимать решения и давать конструктивную обратную связь. 

Поэтому в компании активно приглашаются сторонние ведущие-модераторы, которые будут управлять процессом, а также следить за тем, чтобы обсуждалась только повестка дня и разговор шел в правильном ключе. Таким образом специалист профессионально управляет групповым взаимодействием, а участники совещания все внимание направляют на решение проблем.

3 этап. Начало совещания

Транслируется цель совещания и повестка, по которым будет вестись обсуждение. Все договоренности заносятся в протокол в письменной форме, который потом присылают на почту всем участникам. 

Введение правил, регламентов в начале обсуждения — должно быть отражено в удобном визуальном виде, например, на магнитно-маркерной доске (флипчарте). Это позволит участникам всё время видеть необходимую информацию. Также нужно определить длительность собрания, регламент выступления, правила общения друг с другом.

4 этап. Основное время 

Для совещаний могут быть полезны методы фасилитации (набор инструментов и практик для эффективной организации группового обсуждения): мировое кафе, мозговые штурмы, scrum-методы, которые позволяют работать всему коллективу над проблемой, что способствует ощущению общего дела, а также важности и значимости каждого отдельного сотрудника в компании.

Важно, чтобы у всех участников  была возможность высказать свое мнение, а руководитель при этом должен слышать пожелания и идеи своих сотрудников. Возможно, будут найдены новые решения, которые захочется реализовать. Можно воспользоваться разными методами, чтобы узнать мнения и идеи каждого, например, использовать «5-пальцевый консенсус», который позволяет услышать мнение коллектива и каждого в отдельности. Кто показывает меньше 4 пальцев, предлагает свое видение ситуации или выражает сомнение, приводя аргументы, чтобы можно было разобраться с ситуацией более детально. 

На совещаниях лучше отказаться от «публичных выговоров», а сосредоточиться на выявлении проблемных мест на определенном интервале. Если есть вопросы с отдельными сотрудниками, то обсуждать это нужно при личной беседе в отдельном кабинете.

Схема продуктивного совещания::

• Проблема.
• Предложение идей.
• Определение окончательного решения.
• Назначение ответственного и сроков.

Повестка должна быть закрыта по формуле:

• Задача.
• Ответственный.
• Срок.
• Форма отчета.

5 этап. Окончание, подведение итогов

Таким образом, ставится цель, распределяются задачи на ближайшее время, сроки и форма отчетности. Все это прописывается  в протоколе, который ведется в течение всего собрания. 

По окончании совещания еще раз зачитываются итоги с озвучиванием повестки дня и принятых решений. Всем участникам в электронном виде отправляется протокол, где будут прописаны вышеописанные пункты.

В заключение…

Для эффективного совещания важно:

• определить цель совещания и роли; 
• определить повестку вопросов;
• создать правила и установить регламент;
• использовать безобвинительные  высказывания и техники управления групповыми обсуждениями;
• все вопросы прорабатывать по схеме: проблема-задача-ответственный-срок выполнения-формы отчета.

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и решения рабочих задач.

^{Источник изображения: Freepik}