Российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности для стабильного доступа к сайтам и сервисам ВТБ

Подробнее

0

Как провести эффективное совещание

user-pic
Александра Устинова

Магистр конфликтологии, медиатор, создатель сообщества "Конфликтолог. Консультант. Коуч"

В этой статье
1 этап. Подготовка2 этап. Определение ролей3 этап. Начало совещания4 этап. Основное время5 этап. Окончание, подведение итоговВ заключение…

Опубликовано: 12.05.2023

Совещание является деловой беседой с участием сотрудников организации с целью выявления проблем и поиска решений. Эффективность таких встреч определяется количеством решенных вопросов, а также составлением списка задач и ответственных за них сотрудников. 

В этой статье описаны основные аспекты подготовки и проведения совещания — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

1 этап. Подготовка 

Когда стоит проводить совещание? Часто в компаниях они проводятся еженедельно. Имеет ли это смысл? Некоторые исследователи организационного взаимодействия отмечают, что совещания должны отвечать следующим параметрам:

  • Срочность поиска выхода из ситуации.
  • Важность обсуждаемых тем для развития организации.
  • Сложность решаемой проблемы. 
  • Наличие цели совещания.

Чем чаще проводятся совещания, которые не обладают этими признаками, тем менее продуктивно они будут проходить, потому что сотрудниками они будут восприниматься без соответствующего внимания, а руководители зря потратят время.

Рабочее собрание нужно проводить только тогда, когда в этом есть необходимость и смысл собрать вместе коллектив для постановки новых целей, без которых невозможно будет продолжать работать.

Поэтому, когда принимается решение о необходимости проведения совещания, важно поставить цель и задачи этого мероприятия и отразить это в документе «Повестка дня». Это инструмент, который позволяет управлять совещанием, с помощью него можно держать дискуссию в заданной тематике и не уходить в отвлеченные темы.

До начала совещания необходимо подготовить и собрать материалы, отчеты и другие важные бумаги для обсуждения текущих тем, которые будут вынесены на собрание. 

2 этап. Определение ролей

Сейчас все чаще вводится новая практика, когда руководитель участвует в обсуждении, но не управляет процессом. Его силы должны быть сфокусированы на других вещах: подмечать детали, слушать и слышать свой коллектив, быть готовым принимать решения и давать конструктивную обратную связь. 

Поэтому в компании активно приглашаются сторонние ведущие-модераторы, которые будут управлять процессом, а также следить за тем, чтобы обсуждалась только повестка дня и разговор шел в правильном ключе. Таким образом специалист профессионально управляет групповым взаимодействием, а участники совещания все внимание направляют на решение проблем.

3 этап. Начало совещания

Транслируется цель совещания и повестка, по которым будет вестись обсуждение. Все договоренности заносятся в протокол в письменной форме, который потом присылают на почту всем участникам. 

Введение правил, регламентов в начале обсуждения — должно быть отражено в удобном визуальном виде, например, на магнитно-маркерной доске (флипчарте). Это позволит участникам всё время видеть необходимую информацию. Также нужно определить длительность собрания, регламент выступления, правила общения друг с другом.

4 этап. Основное время 

Для совещаний могут быть полезны методы фасилитации (набор инструментов и практик для эффективной организации группового обсуждения): мировое кафе, мозговые штурмы, scrum-методы, которые позволяют работать всему коллективу над проблемой, что способствует ощущению общего дела, а также важности и значимости каждого отдельного сотрудника в компании.

Важно, чтобы у всех участников  была возможность высказать свое мнение, а руководитель при этом должен слышать пожелания и идеи своих сотрудников. Возможно, будут найдены новые решения, которые захочется реализовать. Можно воспользоваться разными методами, чтобы узнать мнения и идеи каждого, например, использовать «5-пальцевый консенсус», который позволяет услышать мнение коллектива и каждого в отдельности. Кто показывает меньше 4 пальцев, предлагает свое видение ситуации или выражает сомнение, приводя аргументы, чтобы можно было разобраться с ситуацией более детально. 

На совещаниях лучше отказаться от «публичных выговоров», а сосредоточиться на выявлении проблемных мест на определенном интервале. Если есть вопросы с отдельными сотрудниками, то обсуждать это нужно при личной беседе в отдельном кабинете.

Схема продуктивного совещания::

  • Проблема.
  • Предложение идей.
  • Определение окончательного решения.
  • Назначение ответственного и сроков.

Повестка должна быть закрыта по формуле:

  • Задача.
  • Ответственный.
  • Срок.
  • Форма отчета.

5 этап. Окончание, подведение итогов

Таким образом, ставится цель, распределяются задачи на ближайшее время, сроки и форма отчетности. Все это прописывается  в протоколе, который ведется в течение всего собрания. 

По окончании совещания еще раз зачитываются итоги с озвучиванием повестки дня и принятых решений. Всем участникам в электронном виде отправляется протокол, где будут прописаны вышеописанные пункты.

В заключение…

Для эффективного совещания важно:

  • определить цель совещания и роли; 
  • определить повестку вопросов;
  • создать правила и установить регламент;
  • использовать безобвинительные  высказывания и техники управления групповыми обсуждениями;
  • все вопросы прорабатывать по схеме: проблема-задача-ответственный-срок выполнения-формы отчета.

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и решения рабочих задач.

Источник изображения: Freepik

#совещание

Читайте также

0

Обновление сервиса «Электронный документооборот»

Рады сообщить о запуске новой функции сервиса «Электронный документооборот», которая поможет пользователям эффективно управлять ...

27 сентября 2023

0

Как повысить эффективность работы сотрудников

Успешные компании постоянно работают над улучшением своей производительности. Например, с помощью цифровизации и внедрения ...

19 января 2024

0

Доверие клиента: что делать, чтобы его сохранить

Ошибки, косяки, недочеты, фейлы – как их не назови, но они случаются. Особенно в горячий сезон и в нынешних условиях, когда все ...

3 февраля 2021

0

Доступ к секретам лидеров. Как микрообучение меняет сегмент b2b2c

Многие предприниматели активно интересуются историями успеха крупных брендов и хотели бы внедрять практики лучших компаний у ...

28 апреля 2021