Должностная инструкция работника: что это такое и как оформляется

Должностная инструкция нужна, чтобы сотрудники четко знали свои обязанности, а руководителям было проще распределять зоны ответственности. В статье рассказали, что должно быть документе и как правильно его составить. 

В Трудовом кодексе упоминаний должностной инструкции нет: по закону составлять ее необязательно. Но в письме Роструда № 4412-6 сказано, что это важный документ, так как в нем отражают круг должностных обязанностей, пределы ответственности и квалификационные требования.

Штрафа за отсутствие документа не будет, как следует из письма Роструда № 3042-6-0. Исключение: государственные организации, это указано в статье 47 № 79-ФЗ. 

Инструкция относится к локальным нормативным актам, их регулирует ст. 8 ТК РФ. В статье сказано, что работодатель сам решает, нужен ли документ в компании и какие пункты стоит включить в текст. Обычно там прописывают: 

Документ составляют только для должностей в штатном расписании. Для фрилансеров и подрядчиков, работающих по договору ГПХ, он не нужен. 

Расскажем, как инструкция может помочь владельцу бизнеса и руководителю сделать процессы в компании прозрачными. 

✅ Владельцу бизнеса. Должностная инструкция помогает защитить себя от недобросовестных сотрудников. Представим: вы наняли нового менеджера, но уже на его испытательном сроке поняли, что вам не по пути — он не справляется с работой и не выполняет KPI. При наличии подробной инструкции сотрудник заранее осведомлён обо всём, что от него ожидается. Такой подход и прозрачность в трудовых отношениях существенно снижают риск конфликтов с работниками.

✅ Руководителю. Должностная инструкция помогает руководителю донести до сотрудников, кто за что отвечает в команде. С инструкцией можно составить план — кто кого заменяет во время болезней и отпусков, за что начисляют премию, как между собой взаимодействуют разные отделы. 

✅ Сотрудникам. При приеме на работу сотрудники знакомятся с должностной инструкцией. Этот документ помогает понять задачи, которые предстоит выполнять. А для тех, кто получил повышение или перешел в другой отдел, документ дает четкое представление о новой роли.

Должностные инструкции бывают двух типов: индивидуальные и типовые. 

Индивидуальную инструкцию составляют под конкретного человека и указывают в документе ФИО сотрудника.  Это полезно, когда в компании должности называются одинаково, но различаются по функционалу.

Например, есть два аккаунт-менеджера, но один работает с зарубежными клиентами, а другой с отечественными. Чтобы разграничить обязанности, лучше прописать инструкцию. 

Когда сотрудник с индивидуальной инструкцией уходит с должности, документ утверждают заново, уже на имя нового коллеги. 

Типовые инструкции пишут для категории должностей. Если в компании много рядового персонала с одинаковыми обязанностями, например, менеджеров по продажам, можно не персонализировать документы. 

В типовой инструкции не указывают ФИО, а каждый новый сотрудник на этой должности расписывается в документе. 

В интернете много типовых вариантов инструкций, но они могут быть устаревшими или не отражать специфику компании. Если вы знаете, что на этой должности сотрудник обязан разбираться в нейросетях или свободно говорить на иностранном языке, пропишите это сами. 

Работодатель может составить должностную инструкцию самостоятельно, либо делегировать это отделу кадров или юристам. Проконсультируйтесь с руководителем отдела, чтобы корректно и подробно отразить обязанности сотрудников. Это особенно важно, когда в компании есть система KPI, план продаж, частая отчетность. Уточните, какой результат ждут от человека на этой должности, какие ошибки сотрудники допускают чаще всего.

Утвержденных законом шаблонов для разных должностей нет. Опирайтесь на специфику компании: например, где-то SMM-менеджер работает с командой фрилансеров, а в другом отвечает за создание контента сам, в офисе или удаленно. 

Ниже — базовые разделы инструкции: 

1. Шапка, титульный лист. 

2. Общие положения.

3. Функции и должностные обязанности. 

4. Права. 

— Информация, которую сотрудник может запрашивать от коллег, чтобы успешно выполнять задачи: статистика отдела продаж, данные о статусе заказов, логины и пароли от корпоративных порталов. 

— Решения, которые сотрудник может принимать самостоятельно, без согласований с руководителями: планировать время встреч с клиентами, давать скидку до 10% крупным заказчикам.

— Права на профессиональное развитие: участие в профильных конференциях, запрашивать покупку курсов за счет компании. 

5. Ответственность. 

6. Взаимодействие. 

1. Информация дублируется из других документов и трудового договора. В трудовом договоре можно обойтись общими формулировками и подробно раскрыть обязанности в инструкции. Еще, чтобы избежать дублирования, можно давать в тексте ссылки на конкретные пункты договора. 

2. Инструкцию составляют без опоры на законодательную базу. Документ не должен нарушать ТК РФ и другие законы. Например, нельзя лишать сотрудника больничных или обязывать работать в выходной. Для подстраховки можно обратиться к юристу по трудовому праву, чтобы составить корректный документ. 

3. Неконкретные, расплывчатые формулировки. Инструкция отвечает на вопросы «Что делает сотрудник?», «Какой результат нужно получить, с помощью каких инструментов?». Если писать «в общих словах», руководители и сотрудники будут толковать текст по-разному. 

4. Пункты в инструкции противоречат трудовому договору. Например, в трудовом договоре ничего не написано про испытательный срок, а в инструкции сказано, что он длится месяц. Это противоречит ст. 70 ТК РФ — если в договоре пункта про испытательный срок нет, на работу принимают без него. 

Утверждает и подписывает инструкцию для исполнителей руководитель организации, он ставит подпись в графе «Утверждаю». Должностную инструкцию для руководителей в компании утверждает совет директоров в ООО или собрание акционеров в АО. 

Должностная инструкция может быть отдельным локальным нормативным актом или приложением к договору. Документы утверждаются в порядке, который указан в уставе компании или единолично, если инструкцию выпускает ИП. 

Сначала новые работники подписывают должностную инструкцию, а потом трудовой договор, согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ. В некоторых компаниях есть листы ознакомления или журналы, в них сотрудник тоже оставляет подпись. 

Если меняются условия работы или работодатель хочет расширить круг обязанностей сотрудника, нужно внести изменения в должностную инструкцию. 

Необходимо письменное согласие работника, если вместе с должностной инструкцией меняется и трудовой договор — ст. 72.1. ТК РФ. Например, при переводе на другую работу нужно уведомить сотрудника как минимум за 2 месяца до вступления изменений в силу, согласно ст. 74 ТК РФ. 

Порядок действий зависит от того, как оформлена должностная инструкция. 

Должностную инструкцию печатают в двух экземплярах, один из них остается у сотрудника, а другой — в отделе кадров. 

Пока сотрудник не уволился или должностную инструкцию не изменили, ее хранят в кадровом отделе, в сейфах или в электронном виде с цифровой подписью. Инструкции–приложения к трудовому договору хранят вместе с ним в личном деле.

После отмены должностной инструкции, согласно п. 442 и 443 приказа Росархива №236, индивидуальные должностные инструкции хранят 50 лет, а типовые — три года.