Персонал
Интернет-бухгалтерия «Мое дело»

Интернет-бухгалтерия «Мое дело»

Удаленка. Инструкция по приёму сотрудника на дистанционную работу по 407-ФЗ

Удаленка. Инструкция по приёму сотрудника на дистанционную работу по 407-ФЗ

Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования. С 1 января 2021 года вступил в силу закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, который расширяет понятия и правила удалённой работы.

Давайте разбираться в деталях!

Виды дистанционной работы

Есть несколько вариантов удалёнки:

  • на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
  • временный вариант — не более шести месяцев;
  • периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.

В зависимости от того, какой вариант вы выберете, отличаются и формулировки в трудовом договоре. Любой из этих вариантов требует взаимной договорённости работодателя и сотрудника.

Есть еще один вариант — удалёнка по инициативе работодателя.

Оформляется приказом или распоряжением. Допускается только в исключительных обстоятельствах, угрожающих жизни и здоровью работников: катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожар, эпидемии и т.п. А также по решению властей (ст. 312.9 ТК РФ). Согласие работника на такой перевод не требуется.

Обмен документами

Условия обмена прописаны в статье 312.3 ТК РФ.

Заключение договора: Для заключения трудового договора или дополнительного соглашения к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора, нужно обменяться с работником документами в бумажном или в электронном виде. В последнем случае работодатель должен подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной. Если у работника такой подписи нет, нужно получить её в ближайшем удостоверяющем центре, иначе обмен электронными документами невозможен. Различия между электронными подписями сформулированы в ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Если обмениваетесь документами в электронном виде, в трудовом или коллективном договоре нужно прописать срок, в течение которого получатель договора обязан подтвердить факт получения. Подтверждение отправляется в электронной форме.

Обратите внимание! Если работник захочет получить экземпляр договора и другие документы, связанные с его трудовой деятельностью, в бумажном виде, работодатель обязан направить его в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Обмен кадровыми документами: Как обмениваться остальными документами (приказы о приёме сотрудника на работу, переводе на другую должность или место работы, справки с места работы и т.д.), которые так или иначе касаются удалённого работника, стороны решают самостоятельно. Можно по старинке обменяться бумажными вариантами, можно отправить работнику и получить от него электронные документы, причем здесь можно использовать любые другие виды электронной подписи.

Обратите внимание! Особый порядок действует только для больничных листов. Бумажные больничные нужно отправлять заказным письмом с уведомлением. Если больничный в электронном виде, а работодатель и медицинская организация входят в одну систему электронного документооборота, сотрудник просто должен сообщить работодателю его серию и номер.

☝🏼 ЭТО ИНТЕРЕСНО: Команда из офисных и удалённых сотрудников: как ими управлять 

Оформление дистанционного сотрудника

Шаг 1: Запросите у работника документы, предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ:

  • паспорт;
  • трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
  • СНИЛС. Если до момента трудоустройства у дистанционного работника не было СНИЛС, он должен самостоятельно встать на учёт в ПФР и получить номер;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об образовании.

Дистанционный работник может всё это предоставить в электронной форме 3 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ). Это могут быть сканы, скриншоты, файлы PDF, XML и прочее. ЭЦП здесь не обязательна, она нужна только для договоров.

Для справки: определение электронного документа закреплено п. 11_1 ст. 2 закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Это документ, представленный в электронной форме, которую может воспринимать человек с помощью ЭВМ и которую можно передавать по ТКС или обрабатывать в информационных системах.

Шаг 2: Ознакомьте работника под роспись с локальными нормативными актами, если они у вас есть. Это нужно сделать до подписания трудового договора. Если у сотрудника нет ни электронной подписи, ни возможности лично приехать ознакомиться с документами, можно сделать так. Сотрудник получает по электронной почте документ, распечатывает, ставит подпись, сканирует и отправляет работодателю. А потом отправляет обычной почтой документ с живой подписью.  

Шаг 3: Заключите трудовой договор. В договоре предусмотрите следующее:

  • указание на то, что работа является дистанционной и условия ее выполнения (постоянно, временно, периодически);
  • место работы (возможно, несколько), в котором дистанционный работник непосредственно исполняет свои обязанности (письмо Роструда № ПГ/8960-6-1 от 7 октября 2013 г.).
  • дата начала дистанционной работы и срок, на который она устанавливается (если он заранее известен);
  • режим рабочего времени и времени отдыха.

Например, бухгалтер на удалёнке арендовал офис, в котором трудится большую часть рабочего времени (подрабатывает самозанятым). Но периодически работает и из дома. Поэтому в договоре дистанционного работника он укажет и адрес своей регистрации, и адрес арендованного офиса.

Обратите внимание! Если вы не пропишете график работы в трудовом договоре, сотрудник имеет право работать по удобному ему графику.

Если в компании предусмотрены онлайн-совещания, летучки, планёрки и т.д, лучше определить рабочие часы, чтобы сотрудник в нужное время был на связи. Так можно избежать споров о сверхурочной работе. Если дистанционная работа носит временный характер, работодатель может определить условия и порядок вызова работника в офис, на стационарное рабочее место.

  • порядок обмена электронными документами и иные способы взаимодействия сторон. Оптимально определить в трудовом договоре или другом локальном документе, как будут решаться срочные рабочие вопросы во время удаленной работы (по телефону, электронной почте, через мессенджеры, корпоративные системы и т.п.), а также предусмотреть способы взаимодействия и передачи результатов работы (например, работник может предъявлять руководству итоги работы, сделанной на дому, в дни своего присутствия в офисе, если такие установлены, и др.);
  • условия обеспечения работника необходимым оборудованием и другими средствами труда;
  • порядок компенсации за использование личного имущества работника. Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника всем необходимым для работы, например, компьютером, принтером, расходными материалами и т.п. Если стороны договорятся, работник может использоваться своё оборудование или арендовать его на месте. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотруднику использование оборудования и расходы, с этим связанные;
  • условия обеспечения охраны труда. Работодатель не может контролировать условия труда дистанционного работника, поэтому не в состоянии нести всю полноту ответственности за обеспечение безопасности труда. Но если предоставляет своё оборудование или рекомендует его к использованию, обязательно должен ознакомить сотрудника с правилами безопасности, предупредить о возможных рисках;
  • особенности увольнения и др. Если работник на удалёнке не отвечает на запрос работодателя и не выходит на связь два и более рабочих дней подряд, это основание для его увольнения. Увольнением может закончиться и смена места пребывания удалёнщика, если переезд делает невозможным продолжение сотрудничества. Например, удалённый консультант по работе с клиентами перебрался в местность, где нет возможности обеспечить стабильную связь.

Можно также включить в трудовой договор дополнительные условия, которые указаны в ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Удалёнка – не повод для экономии на оплате труда (ст. 312_5 ТК РФ).

Обратите внимание! Если вы уже перевели сотрудников на удалёнку в связи пандемией до изменений в ТК, проверьте трудовые договоры с ними и при необходимости внесите изменения с учётом информации в этой статье.

Шаг 4: Издайте приказ о приеме на работу. Ознакомьте с ним сотрудника под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Не позднее следующего дня после издания приказа отправьте в ПФР отчёт СЗВ-ТД о приёме сотрудника.

Шаг 5: Внесите сведения в трудовую книжку, если она есть. Сведения о дистанционной работе вносить в бумажную трудовую обязательно только если сотрудник сам этого хочет. В таком случае сотрудник должен отправить бумажную трудовую работодателю по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично. Запись делают в обычном порядке, не указывая, что работа дистанционная. Если сотрудника принимают по совместительству, запись в трудовой делать не нужно.

Шаг 6. Когда все пункты выполнены, оформите личную карточку сотрудника.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» — это онлайн-сервис для самостоятельного ведения бухгалтерии, расчёта и сдачи налогов, расчёта заработной платы, отпусков, больничных сотрудников, подготовки различных документов. Все функциональные возможности сервиса максимально автоматизированы — нужно лишь подключить обмен данных с банком, где открыт расчётный счёт, регулярно заносить информацию по контрагентам и сотрудникам, следить за налоговым календарём, а все необходимое для формирования и сдачи отчётности, сервис будет выполнять автоматически.

Поделиться

Открытие рассчетного счета

Расчетный счет для вашего бизнеса

РКО для вашего бизнеса

  • Бесплатное открытие счета
  • Бесплатное обслуживание 1 год
  • Переводы и платежи без комиссии