Любой бизнес — от небольшого салона красоты до интернет-магазина — в работе использует документы, которые подтверждают, что товар получен или услуга оказана. Их называют закрывающими. В статье разберем, что это такое и как оформить бумаги без ошибок.
Что такое закрывающие документы и зачем они нужны
Закрывающие или отчетные документы — это бумаги, которые подтверждают, что сделка завершена. Это значит, что одна сторона передала товар, выполнила работу или оказала услугу, а другая — приняла результат.
Например, магазин «Северный стиль» заказал у поставщика партию футболок. Когда товар привезли, стороны подписали накладную. В ней указали, сколько именно футболок передали, отметили, что магазин не имеет претензий по качеству одежды. Подписанная накладная — это закрывающий документ.
Закрывающие документы решают несколько задач:
- Подтверждают расходы. Для работы бизнес закупает материалы, оборудование или заказывает работы у подрядчиков. Эти траты можно списывать при расчете налогов. Чтобы подтвердить расходы перед налоговой службой, используют отчетные материалы.
- Помогают учитывать НДС. НДС — это налог, который включают в цену материалов, оборудования или услуг. Если компания работает с НДС, она может уменьшить сумму налога к уплате. Для этого нужны подписанные бумаги по сделке.
- Помогают в спорных ситуациях. Если возникнет спор с поставщиком или покупателем, закрывающие документы смогут доказать, что именно передали или выполнили во время сделки.
Важно! Отчетные бумаги оформляют после каждой поставки товара или выполнения работ, независимо от суммы сделки.
Когда составляют закрывающие документы
Закрывающие документы оформляют, если в сделке участвует бизнес — то есть организация или индивидуальный предприниматель (Ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При этом неважно, зарегистрирован этот бизнес как ООО, АО или другое юридическое лицо.
Если второй стороной сделки выступает простой человек или самозанятый, отчетные материалы все равно оформляются, но часто в другом виде. Вместо накладной или акта в этом случае могут составить кассовый чек или другой документ об оплате.
Закрывающие бумаги подводят итог сделки: исполнитель сообщает, что все готово, заказчик проверяет результат и подписывает отчетность. Поэтому оформляют их в самом конце, когда товар уже передан, услуги оказаны, работы завершены и так далее.
Важно! Не стоит подписывать отчетные бумаги до того, как был получен результат сделки. Доказать, что работа не выполнена или товар не передали сложно, если документы уже были закрыты.
Какие документы считаются закрывающими
Вид отчетных материалов зависит от двух вещей: кто участвует в сделке и что именно передают — товар, результат работы или услугу. Если одна из сторон — обычный человек или самозанятый, подтверждением чаще служит кассовый или товарный чек. О том, что это такое, рассказали в статье «Чем отличается товарный чек от кассового».
Когда сделка проходит между организациями и предпринимателями, используют:
- Товарную накладную — это документ, который подтверждает передачу товара от одной стороны другой. Подробно о том, что это за бумага и как ее составлять рассказали в статье «Товарная накладная ТОРГ-12: для чего нужна и как оформить».
- Акт выполненных работ — это письменное подтверждение, что результат работ приняли. Подробнее рассказали в статье «Акт выполненных работ: для чего нужен и как правильно оформить».
- Счет-фактуру — это бумага, которую продавец оформляет при сделке с НДС. По ней покупатель может принять налог к вычету, а продавец — подтвердить его начисление. Подробнее рассказали в статье «УПД и счет-фактура: в чем разница и что выбрать».
- Универсальный передаточный документ — это бухгалтерская бумага, которая заменяет все остальные закрывающие отчеты. Ей можно подтвердить передачу товара, выполнение работ и, если нужно, учесть НДС. Подробнее рассказали в статье «Правильное оформление УПД: образец заполнения, кто и где подписывает».
Чтобы не запутаться, ориентируйтесь на тип сделки. Для передачи товара используют накладную, для работ и услуг — акт. Если сделка проходит с НДС, добавляют счет-фактуру или оформляют УПД.
Как оформить закрывающие документы: пошаговая инструкция
Правила заполнения зависят от конкретного вида отчетности, потому что у каждого материала свои поля. В самом общем виде инструкция выглядит так:
Шаг 1. Подготовьте данные по сделке
Перед оформлением соберите информацию о сторонах сделки: кто передает и принимает, что именно, в каком объеме. Это потребуется для заполнения материалов.
Шаг 2. Заполните документ
Перенесите собранную информацию в документ и проверьте формулировки. Название товара, объем работ или услуг должны быть понятны и совпадать с тем, что передали по факту. Не используйте общие фразы вроде «услуги по договору» — из отчета должно быть ясно, что именно сделали или передали.
Шаг 3. Проверьте результат
Убедитесь, что в отчетности нет ошибок. Проверьте реквизиты компаний, даты, название товара или работ, количество. Любая неточность может привести к спорам или проблемам в учете, поэтому лучше исправить все до подписания. Если все верно, подготовьте два экземпляра — по одному для каждой стороны.
Шаг 4. Подпишите документ
После проверки стороны подписывают бумаги. Это значит, что результат передан и принят без замечаний. Подписать отчет может руководитель или сотрудник, у которого есть право подписи.
Шаг 5. Обменяйтесь закрывающими бумагами с другой стороной
После подписания передайте документы второй стороне и сохраните свой экземпляр. Обменяться бумагами можно несколькими способами:
- Передать лично при встрече.
- Отправить по почте или курьером.
- Обменяться через электронный документооборот — это обмен документами через специальные сервисы в интернете, например, сервис «Электронный документооборот» от ВТБ.
☝🏼 Это интересно
Польза электронного документооборота для бизнеса
Как долго нужно хранить закрывающие документы
Закрывающие документы нужно хранить не меньше 5 лет (Ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Отсчет ведут с конца года, в котором документ оформили.
Например, магазин «Северный стиль» закупил партию футболок и подписал накладную в июле 2025 года. Этот документ нужно хранить до конца 2030 года.
Хранить отчеты нужно в том виде, в котором они были составлены и подписаны. Это значит, что если накладная или акт были составлены на бумаге, хранить их придется в том же самом виде — отсканировать и перенести в электронный вид нельзя (Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н).
Что будет, если закрывающих документов нет
Каждая сделка, проводимая бизнесом, должна быть подтверждена документами (Ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Их наличие проверяет налоговая служба во время камеральной или выездной проверки. Если в момент проверки документов не окажется, налоговая посчитает это нарушением закона. Наказанием станет назначение штрафа в 10 000–30 000 рублей (Ст. 120 НК РФ).
Кроме наказания налоговой службы, возможны и другие последствия:
- Доначислят налоги, если расходы были учтены при расчете налогов.
- Откажут в возвращении НДС.
- Не получится доказать свою позицию в споре с контрагентом.
Поэтому закрывающие документы лучше оформлять сразу после завершения сделки. Выделите для них отдельное место и раз в год проверяйте, не истек ли срок хранения.
☝🏼 Это интересно
Контрагент объявил себя банкротом. Что делать?
Главное
Закрывающие документы показывают, что сделка завершена: товар передан, работа выполнена или услуга оказана, результат принят второй стороной.
Отчеты оформляют после каждой поставки товара или выполнения работ, независимо от суммы сделки.
В сделках между организациями и предпринимателями используют накладные, акты, счет-фактуры или УПД. В сделке с обычным человеком или самозанятым подтверждением может быть чек.
Вид документа зависит от ситуации: для товара используют накладную, для работ и услуг — акт. Если сделка проходит с НДС, добавляют счет-фактуру или оформляют УПД.
Не нужно подписывать отчеты заранее — только после того, как получили товар или приняли результат работ.
Закрывающие документы нужно хранить не меньше 5 лет. Отсчет ведут с конца года, в котором их оформили.
Если документов не окажется при проверке, налоговая может доначислить налоги и назначить штраф.