Российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности

Переходите на российские сертификаты безопасности для стабильного доступа к сайтам и сервисам ВТБ

Подробнее

0

Польза электронного документооборота для бизнеса

user-pic
Команда мобильного банка для бизнеса ВТБ

В этой статье
Что такое электронный документооборот Отвечаем на популярные вопросыСервис «Электронный документооборот» в мобильном банке Бизнес Платформа ВТБКак подключить сервис электронного документооборота

Опубликовано: 12.01.2024

Цифровизация рутинных процессов — важная составляющая ведения бизнеса для российских предпринимателей. Сегодня мы решили подробнее разобраться в тонкостях электронного документооборота, который становится неотъемлемой частью ведения бизнеса. 

Что такое электронный документооборот? Отвечаем на популярные вопросы

Электронный документооборот (ЭДО) — это система для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. Она позволяет автоматизировать процессы, а также сделать обмен документами быстрее и безопаснее. 

Напомним, что с 1 января 2023 года электронный документооборот стал обязательным для муниципальных и государственных органов (бюджетных организаций), а также активно регулируется на законодательном уровне (пункт 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.).

Подготовили ответы на распространённые вопросы о данном способе ведения документооборота: 

  • Каким бывает электронный документооборот? 

Выделяют два основных вида: внутренний и внешний. Внутренний касается оборота внутри организации, внешний — взаимодействия с внешними партнёрами. Поскольку их цели разные, то и организация такого процесса тоже отличается. Результат, по сути, один — это позволяет управлять всеми документами в цифровом формате и в разы ускоряет исполнение договоров. 

  • Кому подойдёт электронный документооборот? 

Такая система уже давно используется во многих крупных компаниях, однако она отлично подойдёт и для малого и среднего бизнеса. 

  • Как подписывать документы, которые отправляются через электронный документооборот?

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью (КЭП). Это цифровой код, который прикрепляют к документу. Оформить цифровой аналог собственноручной подписи индивидуального предпринимателя можно бесплатно через ФНС России. Также это можно сделать в офисе ВТБ, подробнее читайте по ссылке: Усиленная квалифицированная электронная подпись: бесплатно получить УКЭП для ООО и ИП в банке ВТБ (vtb.ru).

  • Какие документы могут быть электронными?

Электронным может быть любой документ: трудовые книжки, договоры об оказании услуг, счета-фактуры, больничные листы, уставы компаний, должностные регламенты, бухгалтерская и налоговая отчётность, декларации, накладные и другие.

  • Какие задачи решает электронный документооборот? 

Во-первых, электронный документооборот позволяет снизить затраты на бумагу, хранение и передачу документов. Во-вторых, повышает безопасность передачи информации. В-третьих,  ускоряет бизнес-процессы в компании. 

  • Как долго нужно хранить подписанные электронные документы?

Хранить электронные документы нужно тот же период, что и бумажные

  • С чего начать переход на ЭДО с контрагентами?

Для начала внесите изменения в учетную политику компании. Пропишите условия и вид использования электронного взаимодействия: способ перехода на электронный документооборот с контрагентами (прямой обмен через операторов ЭДО); вид документов для цифровой передачи; порядок использования УКЭП; список уполномоченных работников и регламент предоставления отчётов в ФНС.  

  • Нужно ли распечатывать и хранить подписанные электронные документы?

Нет, не нужно. По закону, электронный документ, подписанный электронной подписью, обладает такой же юридической значимостью, как и бумажный, подписанный от руки. Все электронные документы хранятся в электронном архиве. 

Сервис «Электронный документооборот» в мобильном банке Бизнес Платформа ВТБ

Онлайн-сервис «Электронный документооборот» (ЭДО) в мобильном банке Бизнес Платформа ВТБ позволяет обеспечить обмен формализованными и неформализованными документами с контрагентами по защищённым каналам связи через интернет. Из преимуществ можно выделить следующие:

  • упрощённая регистрация и моментальный документооборот внутри системы с гарантией конфиденциальности;
  • работа с несколькими организациями или группой компаний в едином личном кабинете без переключения учётных записей для доступа к электронным документам каждой компании;
  • бесплатный роуминг с контрагентами и партнёрами, даже если они пользуются другими операторами ЭДО;
  • подпись документов в один клик;
  • передача Универсальный передаточный документа (УПД) и Универсальный корректировочный документа (УКД) с кодами маркировки;
  • автоматическая передача сведений о маркированных товарах в Честный знак.

В сервисе клиент может блокировать нежелательных контрагентов. Все документы хранятся в специальном облачном хранилище с защитой данных. 

Как подключить сервис электронного документооборота 

В мобильном банке Бизнес Платформа ВТБ онлайн-сервис «Электронный документооборот» можно подключить и оплатить прямо в приложении. Он доступен для компаний, зарегистрированных на территории РФ и клиентам ВТБ (с открытым РКО). В приложении доступны несколько тарифов, каждый может подобрать для себя оптимальный вариант. 

Оплачивать счёт с карты физического лица нельзя. 

Если Вы являетесь клиентом ВТБ, но не использовали ранее мобильный банк для бизнеса Бизнес Платформа ВТБ, то для подключения Вам необходимо предварительно подписать договор банковского обслуживания в отделении банка, а потом просто установить приложение:

Расчетный счет для ИП

Открытие счета для ИП за 20 минут

#Мобильный банк

Читайте также

0

Как поддержать команду и поднять мотивацию

В статье описаны основные принципы кризисных коммуникаций, которые помогут взаимодействовать с командой при тревожных ситуациях ...

5 апреля 2022

0

Время сдавать отчётность: как упростить рутинный процесс?

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны на регулярной основе сдавать отчётность в госорганы. Ранее данный ...

16 февраля 2024

0

Подозрительные переводы: в каких случаях самозанятому могут заблокировать счет

В борьбе с нелегальными платежами между физическими лицами наступил новый этап — Центральный Банк всерьез взялся за переводы с ...

16 ноября 2021

0

Кадры решают все

Одна из важнейших целей любого руководителя — сформировать качественный, профессиональный, компетентный и грамотный кадровый ...

12 января 2022