Опубликовано: 12.01.2024
Цифровизация рутинных процессов — важная составляющая ведения бизнеса для российских предпринимателей. Сегодня мы решили подробнее разобраться в тонкостях электронного документооборота, который становится неотъемлемой частью ведения бизнеса.
Что такое электронный документооборот? Отвечаем на популярные вопросы
Электронный документооборот (ЭДО) — это система для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. Она позволяет автоматизировать процессы, а также сделать обмен документами быстрее и безопаснее.
Напомним, что с 1 января 2023 года электронный документооборот стал обязательным для муниципальных и государственных органов (бюджетных организаций), а также активно регулируется на законодательном уровне (пункт 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.).
Подготовили ответы на распространённые вопросы о данном способе ведения документооборота:
- Каким бывает электронный документооборот?
Выделяют два основных вида: внутренний и внешний. Внутренний касается оборота внутри организации, внешний — взаимодействия с внешними партнёрами. Поскольку их цели разные, то и организация такого процесса тоже отличается. Результат, по сути, один — это позволяет управлять всеми документами в цифровом формате и в разы ускоряет исполнение договоров.
- Кому подойдёт электронный документооборот?
Такая система уже давно используется во многих крупных компаниях, однако она отлично подойдёт и для малого и среднего бизнеса.
- Как подписывать документы, которые отправляются через электронный документооборот?
Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью (КЭП). Это цифровой код, который прикрепляют к документу. Оформить цифровой аналог собственноручной подписи индивидуального предпринимателя можно бесплатно через ФНС России. Также это можно сделать в офисе ВТБ, подробнее читайте по ссылке: Усиленная квалифицированная электронная подпись: бесплатно получить УКЭП для ООО и ИП в банке ВТБ (vtb.ru).
- Какие документы могут быть электронными?
Электронным может быть любой документ: трудовые книжки, договоры об оказании услуг, счета-фактуры, больничные листы, уставы компаний, должностные регламенты, бухгалтерская и налоговая отчётность, декларации, накладные и другие.
- Какие задачи решает электронный документооборот?
Во-первых, электронный документооборот позволяет снизить затраты на бумагу, хранение и передачу документов. Во-вторых, повышает безопасность передачи информации. В-третьих, ускоряет бизнес-процессы в компании.
- Как долго нужно хранить подписанные электронные документы?
Хранить электронные документы нужно тот же период, что и бумажные
- С чего начать переход на ЭДО с контрагентами?
Для начала внесите изменения в учетную политику компании. Пропишите условия и вид использования электронного взаимодействия: способ перехода на электронный документооборот с контрагентами (прямой обмен через операторов ЭДО); вид документов для цифровой передачи; порядок использования УКЭП; список уполномоченных работников и регламент предоставления отчётов в ФНС.
- Нужно ли распечатывать и хранить подписанные электронные документы?
Нет, не нужно. По закону, электронный документ, подписанный электронной подписью, обладает такой же юридической значимостью, как и бумажный, подписанный от руки. Все электронные документы хранятся в электронном архиве.
Сервис «Электронный документооборот» в мобильном банке Бизнес Платформа ВТБ
Онлайн-сервис «Электронный документооборот» (ЭДО) в мобильном банке Бизнес Платформа ВТБ позволяет обеспечить обмен формализованными и неформализованными документами с контрагентами по защищённым каналам связи через интернет. Из преимуществ можно выделить следующие:
- упрощённая регистрация и моментальный документооборот внутри системы с гарантией конфиденциальности;
- работа с несколькими организациями или группой компаний в едином личном кабинете без переключения учётных записей для доступа к электронным документам каждой компании;
- бесплатный роуминг с контрагентами и партнёрами, даже если они пользуются другими операторами ЭДО;
- подпись документов в один клик;
- передача Универсальный передаточный документа (УПД) и Универсальный корректировочный документа (УКД) с кодами маркировки;
- автоматическая передача сведений о маркированных товарах в Честный знак.
В сервисе клиент может блокировать нежелательных контрагентов. Все документы хранятся в специальном облачном хранилище с защитой данных.
Как подключить сервис электронного документооборота
В мобильном банке Бизнес Платформа ВТБ онлайн-сервис «Электронный документооборот» можно подключить и оплатить прямо в приложении. Он доступен для компаний, зарегистрированных на территории РФ и клиентам ВТБ (с открытым РКО). В приложении доступны несколько тарифов, каждый может подобрать для себя оптимальный вариант.
Оплачивать счёт с карты физического лица нельзя.
Если Вы являетесь клиентом ВТБ, но не использовали ранее мобильный банк для бизнеса Бизнес Платформа ВТБ, то для подключения Вам необходимо предварительно подписать договор банковского обслуживания в отделении банка, а потом просто установить приложение:
