Что такое отказное письмо и кому оно нужно

Это такой документ, который устанавливает, что на продукцию не нужны сертификаты и декларация качества. Требование касается любого товара: отечественного и зарубежного.

Бумагу предоставляют продавцы по требованию маркетплейсов, таможенных органов или клиентов магазина.

Документ могут оформить на ИП, юрлицо и самозанятого. С самозанятыми есть нюанс — с юридической точки зрения оформлять на него отказное письмо не совсем корректно. Однако сделать это можно, просто в документе укажут реквизиты получателя, без ОГРНИП. Других особенностей нет.

Для начала разберёмся, какими документами регламентируют безопасность товара:

Определить, какой из документов нужен для Вашей продукции, можно самостоятельно или через центр сертификации.

Первый способ: искать самостоятельно. Придётся изучить документы: регламенты Таможенного союза и перечни Росстандарта.

В регламентах Таможенного союза нужно найти раздел «Оценка соответствия».

Например, чтобы подтвердить соответствие парфюмерно-косметической продукции, нужна декларация соответствия.

Если Вашего товара в регламенте нет, проверьте перечни Росстандарта:

Например, для посуды из фарфора нужна декларация по форме ГОСТ 28390-89.

Если Вашего товара нет ни в одном документе, нужно предоставить отказное письмо.

Второй способ: спросить в сертификационном центре. Если сомневаетесь, нужны подтверждающие документы на товар или нет, а может, просто не хотите разбираться во всём самостоятельно, обратитесь в центр сертификации. Вам подскажут, какая бумага подходит для Вашего случая.

Спрашивайте в трёх-четырёх организациях, чтобы проверить информацию сразу в нескольких источниках.

Если товар собственного производства — оформляйте через центр сертификации (ЦС). Если закупаете товар у поставщика — он и должен предоставить документ.

Чтобы выбрать центр сертификации, сравните цены, условия и отзывы нескольких учреждений, и выберите самое подходящее.

Не забудьте проверить аккредитацию учреждения — право на выдачу документа.

Алгоритм проверки такой:

Найтина сайте центра его реестровый номер в формате RA.RU.12АB34.

Указатьномер на сайте Федеральной службы аккредитации.

Получитьответ на запрос. Обратите внимание на графу «Статус» и «Тип аккредитованного лица»:

Документ оформляют пару дней, услуга в среднем стоит 3500 рублей:

В отказном письме можно указать неограниченное число наименований продукции.

Если центр выставляет какие-то ограничения — обходите его стороной.

Нужно собрать пакет документов и направить специалисту центра удобным способом: лично или доставкой.

В перечень документов входят:

Код ТН ВЭД можно найти через Единую информационную систему в сфере закупок по названию товара: 

Код ОКПД 2 можно найти через сайт ЕИС Закупки. Алгоритм такой:

✅ Найтина главной странице раздел «Каталог».

✅ Вбитьназвание товара в поисковую строку и выбратьнаиболее близкое описание.

✅ Скопировать значение до тире — это и будет код ОКПД 2 вашего товара.

Форма заявления для обращения в органы сертификации

Готовое письмо можно забрать лично или службой доставки.

Регламентированного формата для документа нет. Его оформляют в свободной форме и указывают обязательные пункты:

Образец:

Составлять отдельный документ на разные товары не требуется. В письме укажите виды продукции со своими ТН ВЭД или группами ОКПД2.

У отказного письма нет срока действия, оно бессрочно. Есть лишь два сценария, по которым документ придётся переоформить:

Даже если изменения не коснулись Вашего товара, составьте документ заново: по новым регламентам и формам.

В законе нет требования оформлять отказные письма. Однако у маркетплейсов есть правила, которым продавцы должны следовать.

Например, если клиент хочет убедиться в качестве товара, продавец обязан ответить на его запрос и прислать документ на продукцию. Если этого не сделать — маркетплейс может наложить санкцию. Какой она будет — зависит от требований площадки, описанных в оферте.