Опубликовано: 2.10.2025
С оформлением на работу первого наемного сотрудника у бизнеса появляется новая обязанность — вести кадровые документы и отчитываться о работнике в государственные ведомства. Если неправильно оформить какой-нибудь кадровый отчет или приказ, можно получить штраф от трудовой инспекции. В статье расскажем, какие кадровые документы составляет бизнес и как удобно выстроить работу с ними.
Что такое кадровый учет и когда он обязателен
Кадровый учет — это работа с кадровыми документами и информацией о сотрудниках. Ее ведут все компании и ИП, у которых есть наемные работники.
Такая работа включает в себя много направлений:
- Сбор данных о сотрудниках. Первые сведения бизнес получает еще из резюме, а позже постоянно дополняет и корректирует их. Например, компания работает с паспортными данными, сведениями о доходах, образовании сотрудников.
- Обработка данных. Компании составляют справки и отчеты по данным о сотрудниках, формируют приказы и создают другие документы, планируют затраты на основе кадровых документов.
- Передача сведений в другие организации. Бизнес отчитывается о своих работниках перед государственными ведомствами.
- Хранение документов. Компании хранят документы даже по тем сотрудникам, которые уволились. Например, трудовые договоры нужно хранить до 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ).
Зачем нужен кадровый учет
Если все кадровые документы в порядке, бизнес получает от этого только выгоду. Например, организованный кадровый учет помогает компании:
✅ Вовремя сдавать отчетность. Отчеты о работниках нужны разным ведомствам, например, Росстату, Соцфонду или Налоговой службе. Все они устанавливают разные сроки для сдачи отчетности. Но если кадровый учет налажен, компания сдаст отчеты вовремя и не получит штраф.
✅ Заботиться о работниках. Кадровый учет несет пользу и сотрудникам. Например, если у работодателя все документы хранятся в порядке, работники могут быстро получить нужную справку. А если компания ведет график отпусков — запланировать отдых на год вперед.
✅ Экономить время. Порядок в документах ускоряет работу. Если предприниматель знает, где хранятся договоры с сотрудниками, то быстро найдет их по запросу трудовой инспекции. А если хранит бланки и образцы кадровых заявлений — заполнит их правильно с первого раза.
✅ Принимать управленческие решения. Кадровые документы помогают руководителям анализировать бизнес и вовремя делать выводы. Например, по графику отпусков предприниматель видит, как распределить задачи для сотрудников во времени. А по частым переработкам в табеле учета рабочего времени предприниматель поймет, что пора расширить штат.
Как может быть организован кадровый учет в компании
Кадровый учет может вести собственник компании, специальный отдел или даже другая организация. Это зависит от масштабов бизнеса, его актуальных задач. Рассмотрим, когда подойдет каждый вариант.
Учет ведет руководитель или другой сотрудник
Пока в компании один или два наемных сотрудника, предприниматель может взять всю кадровую работу на себя. Но когда штат вырастет, справляться с кадровым учетом станет тяжело. Чтобы освободить время для других дел, руководитель может поручить работу с кадровыми документами другому сотруднику. Например, бухгалтеру или секретарю.
Когда и кому подойдет:
- для небольших компаний и ИП;
- в компании работает немного сотрудников;
- сходный график и режим работы сотрудников;
- в приоритете у бизнеса — экономия.
Собственный отдел кадров
В компанию можно нанять сотрудника, который будет заниматься только кадровой работой. А со временем — организовать отдел кадров.
Когда и кому подойдет:
- для средних компаний или ИП;
- штат сотрудников — более 10 человек;
- высокая текучка кадров. В компании много работы с кадровыми документами, если в ней постоянно оформляют новых сотрудников;
- персонал работает на разных условиях. Если у сотрудников отличаются рабочие графики и режимы, уходит больше времени, чтобы оформить документы правильно.
Пример
ООО «Вкусные котлеты» — цех по производству полуфабрикатов. В нем работают:
- 4 оператора цеха — посменно в режиме «сутки через двое»;
- 8 продавцов — по режиму работы магазинов;
- менеджер по продажам — пятидневный восьмичасовой рабочий день;
- бухгалтер — по договору ГПХ;
А еще каждую весну цех оформляет студентов на производственную практику.
С такой структурой, как в примере, кадровой работы в компании будет много. Условия в договоре с каждым работником будут различаться, а также по-разному будут рассчитываться и оформляться больничные и отпуска. Поэтому оправданно нанять отдельного человека для кадрового учета.
Аутсорсинговая компания
В некоторых случаях учет поручают вести другой компании. Она ищет сотрудников для бизнеса, оформляет их, ведет документы.
Когда и кому подойдет:
- для крупных компаний;
- сложные схемы найма сотрудников, например, массовый наем для сезонных работ (строительство, геологоразведка). Такой компании приходится часто искать много новых работников одновременно;
- для исправления ошибок в кадровом учете. Если компания часто получает штрафы от трудовой инспекции, штатный сотрудник не справляется с работой. Выход — передать дела другой организации, у которой больше опыта в кадровом учете.
Пример
Компания «Радость» получила штраф от трудовой инспекции за неправильно оформленные трудовые книжки работников. Чтобы исправить ситуацию, компания оформила договор с агентством на аутсорсинге. Сотрудник кадрового агентства сделал в документах корректирующие записи. Новую проверку компания прошла без замечаний.
В чем выгода предпринимателя?
Плюс работы с аутсорсинговой компанией в том, что посредник возьмет на себя ответственность за расходы, возникшие по его вине. Главное — уточните заранее, предоставляется ли такая возможность.
Какие кадровые документы ведет бизнес
Значительная часть кадрового учета — это ведение документов. Далее расскажем о самых популярных универсальных формах, которые составляет бизнес.
Штатное расписание
Штатное расписание — это схема всех должностей компании. Из него можно узнать:
- сколько в компании подразделений;
- какие должности в ней есть;
- сколько сотрудников разных профессий требуется бизнесу.
Штатное расписание составляют еще до найма первого сотрудника. Ведь чтобы оформить работника, в штатном расписании должна быть для него вакантная должность.
Пример
В штатном расписании кафе — 5 официантов. Директор решает нанять еще одного сотрудника. Вначале он добавляет позицию в документ, а затем — оформляет 6-го официанта.
Форма: Т-3 на сайте «Консультант.Плюс» или собственная форма компании
Трудовой договор
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником. В нем указывают все условия труда, например:
- где сотрудник будет работать;
- с какого числа он будет работать, по какому графику и режиму;
- какую работу будет выполнять и какую зарплату получать за это.
Единой формы трудового договора нет. Его составляют и подписывают отдельно с каждым работником.
Форма: индивидуальная для каждого работника
Что важно учесть предпринимателю?
Не копируйте трудовой договор у других компаний или подразделений. Ведь условия работы у всех компаний различаются. Так можно случайно добавить пункт, который к вашему бизнесу не относится. Или, наоборот, не включить что-то важное в договор со своими сотрудниками.
Трудовые книжки
Трудовая книжка — документ, в который записываются важные сведения о работе каждого сотрудника: дата начала его работы в компании, должность, перемещения. Она нужна каждому работнику по найму, чтобы подтвердить свой стаж. Пока сотрудник работает в компании, работодатель ведет и хранит его трудовую книжку.
В 2025 году трудовые книжки могут быть электронными и бумажными. Но если сотрудник еще не работал по найму, завести ему можно только электронную книжку (п.8 ст.2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Форма: бумажная или электронная (справка СТД-Р на сайте «Консультант.Плюс»)
Табель учета рабочего времени
В табеле работодатель отмечает, сколько дней и часов фактически отработал сотрудник за месяц. Это нужно, чтобы рассчитать зарплату, отпускные и другие выплаты работникам.
Форма: Т-13 на сайте «Консультант.Плюс» или собственная форма компании
График отпусков
В графике отпусков отмечают даты и продолжительность отдыха всех работников. Его составляют по всей компании, а для крупного бизнеса — по отдельным подразделениям.
Форма: Т-7 на сайте «Консультант.Плюс» или собственная форма компании
Согласие на обработку персональных данных
Бизнес собирает, хранит и обрабатывает персональные данные своих сотрудников. Обычно в компании есть сведения:
- о фамилии, имени, отчестве;
- дате рождения;
- месте жительства;
- доходах каждого сотрудника.
Работать с такими данными нельзя без разрешения самого человека. Для этого и берут согласие на обработку персональных данных.
Форма: не установлена
Распорядительные документы
Распорядительные документы — это приказы или распоряжения директора. Руководитель оформляет их для любого события, связанного с работой сотрудника. Например, составить распорядительный документ нужно, чтобы принять сотрудника в штат, отправить его в командировку или отпуск.
Формы приказов на сайте «Консультант.Плюс»:
Какие положения и инструкции нужно разработать
Также бизнесу нужно утвердить общие правила работы в компании и создать инструкции для сотрудников. Для этого нужно разработать собственную нормативную базу. Ее помогут создать:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), где указывают режим работы всех сотрудников компании, их права и обязанности.
- Инструкции по охране труда, где прописывают все, что должна сделать компания и каждый сотрудник, чтобы выполнять свою работу безопасно.
- Положение о работе с персональными данными, где устанавливают правила работы с личными данными сотрудников.
Это неполный перечень. Компания может разработать другие положения, которые касаются сотрудников прямо или косвенно. Например, положение о премировании, обучении или коллективный трудовой договор.
Как организовать кадровый учет: пошаговая инструкция для начинающих
Если вы давно планируете навести порядок в кадровом учете, но не знаете с чего начать, предлагаем следовать инструкции.
Шаг 1: Разработайте основные кадровые документы. Создайте положения и инструкции, которые вам помогут. Составьте базу из форм документов, которыми часто пользуетесь. Не забудьте добавить в нее готовые образцы. Так вам и вашим сотрудникам будет легче заполнять незнакомые заявления или отчеты.
Шаг 2: Выберете формат кадрового учета. Заполнять документы и хранить сведения о сотрудниках можно:
- в бумажном виде;
- в электронных таблицах;
- в специальных кадровых программах.
Учтите опыт сотрудника, который будет заниматься кадровой работой, ваши возможности по времени и финансам и выберете самый удобный вариант.
Шаг 3: Узнайте об отчетности перед ведомствами. Составьте для себя памятку о том, в какие сроки и каким организациям нужно отчитываться о сотрудниках. Это поможет заложить время на заполнение отчетов и избежать штрафов. Вот неполный перечень таких отчетов:
| Ведомство | Форма отчета | Какие данные нужны | Периодичность |
| Налоговая служба | 6 НДФЛ | начисленный и удержанный с сотрудников НДФЛ | ежеквартально |
| Социальный фонд России | ЕФС-1 | прием на работу, увольнение, обязательные медосмотры и т. д. | ежеквартально или при кадровых событиях |
| Росстат | П-4 (только для среднего и крупного бизнеса) | численность сотрудников, средняя зарплата | ежеквартально или ежемесячно |
| Служба занятости | Форма 1 | решение о ликвидации или сокращении штата | при необходимости |
Какие именно отчеты нужно подготовить конкретному бизнесу, можно уточнить в региональном центре поддержки предпринимательства «Мой бизнес». Найти такой центр в своем регионе можно по ссылке.
Шаг 4: Назначьте ответственного сотрудника. Если вы не планируете вести кадровый учет самостоятельно, закрепите эти обязанности за другим сотрудником.
Что важно знать предпринимателю?
Чтобы делегировать кадровую работу специалисту другой должности, нужно:
- Получить письменное согласие работника.
- Оформить приказ на совмещение должностей.
- Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указать новые обязанности сотрудника, а также плату за них.
Шаг 5: Организуйте хранение документов. Заведите отдельную папку для документов каждого сотрудника. Внутри папки разложите документы в хронологическом порядке: от приказа о приеме на работу до увольнения. Это поможет быстро найти нужную информацию.
К каждой папке сделайте опись — список документов, которые в ней хранятся. Для действующих сотрудников оставьте в описи место, чтобы вписывать новые документы вручную.
Что будет, если не вести кадровый учет
Кадровый учет в компании проверяет Государственная инспекция труда. Если ее специалисты обнаружат ошибки в учете, бизнес получит штрафы.
В таблице привели несколько примеров нарушений, за которые может оштрафовать трудовая инспекция.
| Нарушение | Закон | Штраф |
| Неправильно вели трудовую книжку или оформили отпуск | п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | • 1–5 тыс. рублей для руководителей и ИП; • 30–50 тыс. рублей для организаций. |
| Не заключили трудовой договор с сотрудником | п 4. ст. 5.27 КоАП РФ | • 10–20 тыс. рублей для руководителя; • 5–10 тыс. рублей для ИП; • 50–100 тыс. рублей для организаций. |
| Не взяли согласие на обработку персональных данных | ст .13.11 КоАП РФ | • 100–300 тыс. рублей для руководителей; • 300–700 тыс. рублей для организаций. |
Штраф можно получить и по другим причинам. У инспекции есть право проверить любые процессы и документы, связанные с кадрами.
Что важно знать предпринимателю?
Трудовая инспекция планово проверяет бизнес раз в два года, но может провести и проверку вне графика. Если последовательно организовать кадровый учет и навести порядок в документах, бизнес не получит штраф даже во время внеплановых проверок.
Коротко
- Кадровый учет — это работа с документами и сведениями о сотрудниках. Бизнес с организованным кадровым учетом вовремя сдает отчетность, избегает конфликтов с работниками, экономит время и деньги.
- Кадровый учет может вести сам предприниматель, кадровый сотрудник или отдел. А также учет можно поручить другой организации.
- Среди основных кадровых документов, которые обязан вести бизнес — штатное расписание, трудовой договор и трудовые книжки сотрудников, табель рабочего времени, график отпусков и другие документы.
- За нарушения в кадровом учете можно получить штраф от трудовой инспекции. Поэтому важно организовать его правильно — разработать нужные положения и формы, выбрать формат, закрепить ответственного работника. А также вовремя отчитываться перед ведомствами и хранить документы в архиве.