Акт выполненных работ: для чего нужен и как правильно оформить

Чтобы закрепить результат сделки и защитить бизнес от неоплаты и споров, предпринимателям важно подписывать акт выполненных работ. Даже небольшие ошибки в его оформлении могут привести к задержке оплаты и судебным разбирательствам. В статье разберем, как составить этот документ грамотно и исправить уже допущенные недочеты.

Акт выполненных работ или акт сдачи-приемки — это документ, который подтверждает, что исполнитель выполнил обязательства, а заказчик их принял. 

Зачем нужен акт:

✅ Подтверждает расходы и доходы. Акт — первичный документ для налогового учета (п. 1 ст. 252 НК РФ). Он позволяет:

✅ Фиксирует финансовые условия. В акте четко прописывается сумма и сроки расчетов. Это помогает избежать недопонимания и задержек платежей, так как все обстоятельства задокументированы.

Что важно помнить предпринимателю? 

Никогда не пренебрегайте оформлением акта. Он превращает устные договоренности в документ, который защищает интересы обеих сторон. Без него вы рискуете остаться без доказательств в случае конфликта.

✅ Служит доказательством в суде. Если дело дошло до судебного разбирательства, то подписанный акт поможет установить все обстоятельства дела. Он подтвердит факт выполнения работ или оказания услуг. Акт выполненных работ подтвердит, что на момент приемки работа была принята без замечаний.

Закон напрямую не обязывает составлять акт выполненных работ. Его отсутствие не означает, что услуги или работы не были оказаны. Подтвердить факт можно другими бумагами: договором, перепиской, счетами, платежными поручениями или накладными. Но в большинстве случаев удобнее и безопаснее оформить именно акт.

Ситуации, когда акт точно необходим:

1. Если это прямо предусмотрено договором. Когда в контракте написано «оказание услуг подтверждается подписанием акта», требовать оплату без акта невозможно. В спорной ситуации суд, как правило, встает на сторону заказчика, сославшись на невыполнение условий (ст. 432 ГК РФ).

2. При выполнении работ по договору оказания услуг или подряда. Это соглашения, по которым подрядчик берет на себя исполнение конкретных задач. Например, уборка помещений или ремонт техники. По закону к ним обязательно нужно приложить акт сдачи-приемки (ст. 720 и ст. 783 ГК РФ), чтобы зафиксировать перечень работ. Если заказчик без причины отказывается подписывать документ, это приравнивается к уклонению от приемки.

3. При сдаче строительных и монтажных работ. В этой сфере есть особые правила оформления. Подрядчик сдает объект, а заказчик принимает его с помощью акта по форме КС-2 из Постановления Госкомстата РФ (ст. 753 ГК РФ). Если использовать другой документ, налоговая может не признать расходы компании, а это чревато доначислением налогов и штрафами.

Пример: если бригада выполнила ремонт в офисе, но не оформила КС-2, бухгалтерия заказчика не сможет провести оплату. Формально работы считаются не принятыми. Даже если результат одобрен устно, без документов деньги могут задержаться на месяцы.

Когда можно обойтись без акта?

Если между сторонами заключен договор купли-продажи или поставки, акт выполненных работ не требуется. Его полноценно заменяет товарная накладная по форме ТОРГ-12 из Постановления Госкомстата РФ. Она дает представление о стоимости товара и фиксирует его передачу.

Для правильного оформления документа можно использовать готовый образец акта выполненных работ с сайта «КонсультантПлюс» или создать самостоятельно. Ниже привели основные разделы, которые нужно включить.

Укажите ключевую информацию:

Зачем делать отсылку на основной договор?

Ссылка на договор помогает сразу понять, к какой сделке относится акт. Это важно, если вы работаете с одним подрядчиком или заказчиком по нескольким проектам. Без ссылки бухгалтерия может перепутать документы, а клиент — задержать оплату.

Здесь нужно четко указать, кто и от чьего имени подписывает акт. Это важно, чтобы не возникло споров по поводу законности подписи.

Что прописать:

Важно: если акт подпишет сотрудник без доверенности, документ могут признать недействительным (ст. 182 ГК РФ). Например, при проверке налоговой его не примут для учета расходов, что приведет к доначислениям и штрафам.

В этом разделе важно максимально точно описать, что было выполнено. Чем конкретнее вы укажете детали, тем проще будет подтвердить факт оказания работы и избежать споров.

Если услуг несколько, удобнее оформить их в виде таблицы с колонками:

Пример заполненной таблицы с перечнем услуг:

Совет: чем больше конкретики, тем надежнее документ. Вместо общих формулировок вроде «маркетинговые услуги» укажите: «3 рекламные статьи» или «10 постов для соцсетей». Прикладывайте к акту скриншоты, отчеты об аналитике или фото результата. Это поможет снять вопросы в случае спора. 

Этот блок фиксирует окончательную сумму к оплате и защищает обе стороны от споров о деньгах.

Что указать:

Если договор не предусматривает промежуточной приемки, заказчик вправе не оплачивать работы до полного их завершения (ст. 711 ГК РФ). 

Например, при создании рекламной кампании исполнитель сначала тратит деньги на таргетинг, подготовку контента и инструменты аналитики. Без предварительной оплаты эти расходы придется покрывать полностью из собственных средств. Это повышает финансовые риски, особенно для малого бизнеса.

Эта часть акта подтверждает, что заказчик принял работу и согласен с результатом. От формулировки зависит, можно ли считать сделку завершенной.

Какую запись внести в акт:

Важно: отметка о дефектах фиксирует состояние работы или поставки на момент подписания акта. Это означает, что заказчик не может позже добавить новые претензии — например, через неделю. Суд будет учитывать только те замечания, которые были зафиксированы в документе на момент приемки. 

Поэтому для дорогих или сложных заказов, таких как поставка оборудования, крупная партия товара или ремонт, рекомендуется:

Так останутся доказательства того, каким был результат при передаче. Это дополнительно защитит интересы всех участников сделки.

Внизу оставьте строки для подписей заказчика и исполнителя с указанием Ф. И. О. и должности. Если используете печать — поставьте ее рядом.

Можно ли подписать акты дистанционно?

Да, акт можно подписать электронной подписью. Для закона это то же самое, что и подпись на бумаге — документ будет иметь полную силу (приказ Минцифры от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@). Это удобно, если вы работаете с клиентами из других городов или не хотите тратить время на обмен оригиналами.

Бывает, что предприниматель уже после подписания акта обнаруживает ошибку. Например, неправильно указана сумма, дата или описание работ. В такой ситуации лучше оформить изменения официально. Если в акте есть неточности, налоговая может не признать его, и тогда расходы исключат из учета. Для бизнеса это влечет лишние налоги и штрафы.

Этот вариант подходит, когда ошибка серьезная. Например, указана неверная сумма, дата или состав работ.

Как это сделать:

1. Подготовьте новый акт с правильными данными.

2. Присвойте ему новый номер и актуальную дату.

3. В графе «Основание» напишите причину, почему составлен новый документ, например:

4. Передайте акт второй стороне сделки на подпись.

5. Сделайте на старом акте отметку: «Заменен новым актом № … от …» и уберите в архив.

Этот вариант подходит, если вы указали неполный состав работ или забыли зафиксировать часть договоренностей.

Как оформить правильно:

1. Дайте документу название, укажите номер и дату исходного акта. Например: «Дополнительное соглашение к Акту № 5 от 15.08.2024».

2. Конкретно опишите изменения. Если добавляете работы — внесите их в таблицу. Если меняете существующий пункт — напишите: «Пункт 3 изложить в новой редакции: [текст]».

3. Подпишите документ с заказчиком. Только после этого изменения считаются действительными.

Что важно знать предпринимателю?

Храните все акты сдачи-приемки не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А по крупным или долгосрочным проектам — до окончания гарантийного срока. Это поможет защититься от претензий налоговых органов, разрешить возможные споры с контрагентами и подтвердить исполнение обязательств в суде.