Управление закупками: как эффективно организовать процесс

Бизнес не только производит товары и оказывает услуги, но и заказывает их. Например, кафе приобретают продукты, чтобы ежедневно готовить блюда, а строительные бригады — материалы для возведения объектов. Начинающим предпринимателям особенно важно научиться управлять закупками, чтобы обеспечить бесперебойную работу бизнеса. 

Рассказали, как организовать управление закупками, и разобрали распространённые ошибки, которые могут стоить компании и предпринимателю времени и денег.

Обычно налаживание процесса управления закупками связано с решением задач бизнеса: 

Процесс управления закупками состоит из 5 последовательных этапов. Каждый из них важно правильно организовать, чтобы поставки были стабильными, и качество закупаемых ресурсов не страдало.

На этом этапе нужно понять, что и в каком количестве необходимо закупить. Количество товаров для закупки рассчитывают по формуле:

Ожидаемый спрос — прогнозируемое количество товаров или услуг, которое потребители приобретут за определённый период. Чтобы его рассчитать, нужно использовать исторические данные из CRM, статистику компании на маркетплейсах, финансовую отчётность и данные продаж из других источников. Если исторических данных нет, можно использовать отраслевые исследования. На сайте Минэкономразвития можно найти экономические обзоры. Остальные исследования будут платными. Изучите заранее их стоимость, так как большая часть из них стоят выше 100 тыс. рублей.

Текущие запасы — объём товарно-материальных ценностей, которые находятся в распоряжении компании на определённый момент времени и предназначены для обеспечения бесперебойной работы бизнеса.

Резерв — дополнительный объём товаров или услуг. Нужен на случай непредвиденных обстоятельств — например, задержек поставок, увеличения спроса, изменения условий производства. Чтобы рассчитать резерв, нужно оценить максимальный дневной расход товара и умножить его на среднее время, которое требуется для пополнения запаса.

Пример:

Пекарня планирует продать 700 буханок хлеба за ближайшую неделю, по 100 в день. На складе есть мука на 300 буханок. Среднее время на закупку муки — 2 дня. Следовательно, для недельного цикла работы пекарни нужно приобрести муку ещё на 400 буханок и добавить резерв для 150–200 буханок. 

Как правило, компании выбирают партнёров на основе цен, условий работы и отзывов. Для поиска можно использовать несколько источников.

Тендер в поставках — это конкурсная процедура, в рамках которой заказчик выбирает поставщика товаров, услуг или подрядчика для выполнения работ на основе заранее определённых критериев. 

Самое важное в тендерах — подготовка. Составьте список критериев, которые критически важны для вашего бизнеса: цена и качество сырья, сроки поставки, условия оплаты, гарантии. 

Создайте описание закупки. Укажите характеристики товара или услуги и требования к поставщикам: какие документы нужно предоставить в рамках тендера. Например, прайс-лист, сертификаты качества, рекомендации и наличие обязательной маркировки на товарах, которые ей подлежат.

Отправьте условия поставщикам по почте или разместите на электронной торговой площадке — например, на «Общероссийской системе электронной торговли» или Росэлторге. 

Сравните полученные коммерческие предложения и обязательно проверьте тех контрагентов, с которыми планируете сотрудничать. Сделать это можно в нескольких сервисах:

Контракт с поставщиком должен чётко фиксировать все условия сотрудничества. 

Важно не только проверять каждую партию и следить за сроками исполнения контрактов. Полезно вести собственный каталог поставщиков — например, в excel. Определите значимые для вас критерии поставщика и внесите их в таблицу.

Если компания пользуется автоматизированными системами для оптимизации закупок, можно использовать встроенные в них инструменты рейтингования поставщиков. Например, в ELMA365 Закупки можно настроить автоматический расчет рейтинга поставщика по конкретному условию. В частности, установить снижение рейтинга на 30 баллов в случае отказа от заказа или повышать рейтинг на 10 баллов при своевременной доставке.

Даже если контрагенты полностью устраивают компанию, полезно раз в 6‒12 месяцев анализировать рынок, чтобы оценить другие предложения и, возможно, пополнить базу поставщиков. 

Стратегия закупок — это план действий компании по приобретению товаров и услуг. Чёткая стратегия структурирует рабочие процессы сотрудников, которые взаимодействуют с поставщиками, уменьшает количество ошибок.

Централизованное управление предполагает, что все закупки контролирует один сотрудник или отдел. Это удобно для компаний, которые хотят стандартизировать процесс закупок, получить оптовые скидки и минимизировать риски дублирования заказов. Например, сеть кофеен может централизованно закупать кофе и одноразовые стаканчики для всех филиалов, чтобы снизить стоимость за счёт объёма, упростить контроль качества и логистику.

Однако централизация может быть неэффективной для некоторых компаний с большим количеством филиалов. Например, в одном регионе может быть выгоднее закупать товары локально, а в другом — импортировать. Централизация увеличит логистические расходы и замедлит выполнение проектов.

Децентрализованное управление позволяет каждому подразделению или филиалу самостоятельно управлять процессом закупок. Это подходит для компаний с широкой географией или разнообразным ассортиментом. Например, сеть ресторанов может позволить каждому заведению закупать местные продукты, чтобы учитывать региональные предпочтения. 

Управление запасами (Just in Case) — это стратегия закупок, при которой бизнес поддерживает определённое количество товаров или сырья на складе. Цель — избежать как излишков, которые увеличивают затраты на хранение, так и дефицита, который может привести к сбоям в работе. 

Закупки точно в срок (Just in Time/JIT) — стратегия, при которой товары или сырьё поступают точно в момент, когда они нужны для производства или продажи. Это позволяет минимизировать складские запасы и снизить затраты на хранение. Например, автомобильная мастерская может получать детали от поставщиков непосредственно перед починкой машины, а не хранить их на складе.

Однако JIT требует идеальной координации с поставщиками и надёжной логистики. Любая задержка поставки может привести к остановке производства или потере продаж.

Управлять процессом вручную обычно неудобно: приходится согласовывать условия с поставщиками в разных каналах, искать их контакты в таблицах, самостоятельно готовить договоры. Есть автоматизированные решения для выстраивания отношений с контрагентами: ERP (Enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия) и SRM (Supplier relationship management, система управления взаимодействием с поставщиками).

ERP-системы — это комплексные платформы для управления всеми бизнес-процессами компании, включая закупки, финансы, производство и логистику. Ещё сервисы используют для аналитики спроса и автоматического планирования закупок, чтобы избежать дефицита или излишков.

Подходят бизнесу с количеством сотрудников от 500 человек или компаниям с большими объёмами запасов, например, ритейлерам. Иногда бизнес меньшего размера тоже их использует, когда планирует масштабирование. Популярные ERP-системы: SAP ERP, 1С:ERP Управление предприятием, Галактика ERP, МойСклад.

SRM-системы — платформы для автоматизации процесса закупки: от оформления заказов до приёмки и оплаты. Подходят компаниям с количеством сотрудников от 10 человек. Популярные SRM-системы: SAP SRM, Norbit SRM, ELMA365 Закупки. 

Есть две основные ошибки в процессе закупок: проблемы с прогнозированием и неправильный выбор поставщиков.

Недостаточный прогноз приводит к дефициту товаров и может вызвать сбои в производстве. Избыточный прогноз, напротив, ведёт к излишкам, которые увеличивают затраты на хранение и могут стать причиной устаревания товаров.

✅ Как избежать

Часто компании ориентируются только на цены. Бизнес запрашивает стоимость сырья, комплектующих или товаров у контрагентов, но не проверяет репутацию потенциальных подрядчиков и не анализирует историю их работы с другими компаниями. В этом случае есть риск задержки поставок или получения некачественных товаров и услуг.

✅ Как избежать

Управление закупками — это процесс приобретения товаров, сырья, оборудования или услуг, необходимых для работы и развития компании.