Подробно разберем ситуации, когда следует обращаться по фамилии и имени, какие формулы приветствий использовать, как различать социальный статус женщин и правильно ли акцентировать на этом внимание в деловом общении. А также узнаем, как отличить истинный интерес к вашему предложению от вежливой формы отказа.
1. Приветствие и подпись — Альфа и Омега любого письма
- Формальное письмо или обращение к незнакомому человеку впервые:
Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Smith (фамилия) +
Yours sincerely,
Alexandr Smirnov
+авто подпись
- Зная человека лично или отвечая на письмо, где отправитель поставил в подписи только имя, отвечаем по формуле:
Dear John/ Dear Sara (имя) +
With every best wish/Best wishes/Kind regards,
Vladimir +
авто подпись
- Когда имя получателя неизвестно, с условием, что вы предприняли все возможное, чтобы его узнать, и известен пол:
Dear Sir/Dear Madam +
Yours faithfully,
Alexandr Smirnov +
авто подпись
Избегайте обращений типа : “To whom it may concern” или “Dear Recipient”.
- С близкими коллегами, равными по статусу, можно использовать неформальное обращение и подпись:
Hello, John + Thanks so much,
K (инициал)
Hello, Sara + Hope, your Monday is going well,
K (инициал)
Важно учесть, что наличие точки после Mr./Mrs./Ms./Miss. – это американский стиль, в Великобритании точка опускается. Какой формат использовать, выбор за вами.
Затрудняетесь выбрать формат обращения – зеркальте отправителя.
Главное помнить, что социальный статус женщины в деловом контексте не важен, и если она его не указывает, то используйте Ms.
Шпаргалка:
Mrs – Миссис, женщина замужем (или в разводе)
Miss – Мисс, девушка или незамужняя женщина
Ms – Миз, женщина без указания статуса, часто используется в деловом обороте
2. Постоянство в имени
Многие, считая, что их имя труднопроизносимое, используют его аналоги в английском языке. И это большая ошибка, которая может всех запутать. Будьте постоянны и используйте всегда ваше имя на английском языке одинаково, от адреса до подписи и визитки, включая социальные сети и мессенджеры, используемые в деловых целях.
3. Учитывайте часовой пояс, выходные и праздники в стране получателя
В деловом мире ответы на электронные письма ожидают в течение 24 часов.
Однако в переписке с Японией или США — до 48 часов. А отправленное письмо в банк Дубая в четверг вечером еще больше, ведь пятница и суббота там нерабочие дни.
4. Английское преуменьшение и русская прямота
Английское преуменьшение часто можно встретить при общении, когда автор пытается описать ситуацию или проблему мягче, чем она есть на самом деле. Своего рода желание баланса между хорошими манерами и правдивостью.
Чтобы лучше понять, как это может выглядеть в переписке, давайте рассмотрим некоторые примеры.
| Текст | Что подумает получатель | На самом деле |
| «Dear Julia,Your report is fine. However, you might want to take it away and rework some of your ideas.” | В целом мой отчет понравился и требует небольших доработок. | Работа сделана плохо. Отчет нужно переделать. |
| “Dear Ivan,Thank you for your proposal. It’s quite interesting. We will get back to you soon“. | Предложение им понравилось, они заинтересованы в сотрудничестве. | Нам это не интересно. |
| «Please find a copy of the spreadsheet attached for completion. If you could, please complete and return to me at your earliest convenience. I will call you after lunch to see, if you have any questions or need clarification on any points” | Я могу сделать это в удобное для меня время. Он такой внимательный, готов мне помочь. | Это нужно сделать как можно быстрее, а после обеда он будет звонить, чтобы проверить статус. |
Как английское преуменьшение может создать помехи в деловой коммуникации, так и наша прямота может быть воспринята как грубость и нарушение границ. Опуская слова вежливости в наших просьбах или запросах – мы уже даем распоряжение.
Например:
«We need to confirm these figures for our report today»
Лучше:
“Please take a look at the figures in this report. This is required for our annual audit, so we kindly need this completed by the end of business today”
☝🏼 Это интересно
5. Язык
Избегайте аббревиатур, профессиональных терминов и названий, за исключением ситуаций, когда получатель знаком с вашими бизнес-процессами.
Несмотря на то, что для email-переписки подходит средний уровень разговорного языка, чрезмерная нагрузка знаками препинания или эмоциями в виде эмодзи также неуместна.
Соблюдение этих простых рекомендаций поможет повысить ваш профессиональный имидж и сделает коммуникацию более эффективной.