Опись документов: для чего нужна и как правильно составить

Если вы сдаете документы в архив, отправляете их почтой или прикладываете к ответу на официальный запрос, сделайте опись. Так вероятность потерять их будет меньше. Как правильно составить опись и с чем еще она поможет, расскажем в статье.

Опись — это список документов. Его оформляют в виде справки или приложения. Обычно компании готовят такой список, когда передают документы своим партнерам или государственным ведомствам. 

В описи перечисляют важные характеристики каждого документа:

Пример

Чаще всего компании составляют опись по желанию и для своего удобства. Например, чтобы организовать переписку с заказчиком. Но в некоторых случаях опись обязательна, например:

✅ Упорядочить документацию. Реестр — это навигатор среди томов и папок с документами, которые хранятся в архиве. Если вам понадобится архивная справка или договор, достаточно будет посмотреть список, а не просматривать все документы.

✅ Быстро обнаружить потерю. Если вы отправляете документы по почте или с курьером, есть риск потерять их при пересылке. По описи получатель сразу же увидит, что каких-то договоров или справок недостает. 

✅ Зафиксировать передачу документов. Опись подтвердит, когда и какие документы вы передали в другие ведомства. Например, в Роструд для плановой проверки. Если у ведомства возникнут вопросы по документам, вы всегда сможете показать реестр с отметкой о приеме. Он докажет, что вы собрали и передали все по списку и вовремя.

Что важно запомнить предпринимателю?

Рекомендуем всегда отправлять пакеты документов с описью. Так вы сможете защитить свои интересы и деловую репутацию. 

Опись может быть в двух формах:

1. Официальная форма — используется для почтовых отправлений и передачи документов суду.

2. Свободная или произвольная форма — применяется для внутренних процессов или деловых отношений. 

Ниже несколько советов, как составить опись в свободной форме, и примеры реестра документов для разных случаев.

Документы бизнеса долгое время нельзя утилизировать. Например, срок хранения:

Если в офисе хранить их неудобно, вы можете передать дела в госархив за плату.

Если вы передаете документы на хранение в архив, рассортируйте их по типам и датам составления. Например, отдельно соберите счета, накладные и договоры за каждый год. Так их можно будет быстрее найти. А еще у документов одного типа одинаковые сроки хранения. Их проще будет утилизировать целыми томами. 

Кроме названий и типа, в реестр для архива включите: 

По этой информации сотрудники архива смогут быстро найти документы по вашему запросу и поймут, как долго им хранить данные.

Пример

ООО «Гармония» передает в архив трудовые договоры с сотрудниками, которые уволились в 2020 году. Срок их хранения — 50 лет. А значит, утилизировать документы можно в 2070 году. Договор об утилизации компания также может заключить с архивом.

Образец описи документов для архива:

Если вы будете сдавать дела в архив, скопируйте и используйте форму из примера или составьте собственный вариант.

Если вы отправляете заказное письмо или посылку с описью вложения, в реестре обязательно отметьте:

Если перечислить все на одном бланке не получится, возьмите еще один и пронумеруйте листы. Подпишите их и передайте сотруднику почты вместе с письмом.

Образец описи для почтового отправления:

Для почтовых отправлений используйте форму № 107. Ее можно скачать на сайте Почты России или попросить у оператора в отделении.

Если у вас запросит документы налоговая служба, их обязательно нужно предоставить с сопроводительным письмом и описью. Требование об этом есть в Приложении 18 Приказа ФНС России от 07.11.2018. Опись можно составить отдельно или включить в сопроводительное письмо.

В ответе налоговой службе укажите, по какому запросу ФНС или закону предоставляете информацию. 

Образец сопроводительного письма с описью для налоговой службы:

Составили примерную форму сопроводительного письма с описью для налоговой службы. Скопируйте и используйте ее, если нужно отправить документы в ФНС.

Если вы участвуете в арбитражном процессе, запросить документы у вас может суд. Передать их можно только по описи. Это закреплено Постановлением Пленума ВАС РФ N 100.

В таком реестре отмечают реквизиты документа и номер судебного дела. 

Образец описи документов для суда:

Для передачи дел используйте форму из Приложения № 31 Постановления Пленума ВАС РФ № 100.

Если вы регулярно обмениваетесь документами с партнером, опись поможет не запутаться со счетами и накладными. Ниже — примерный образец описи для работы с другой организацией:

Для документооборота с партнером скопируйте и используйте готовую форму описи или доработайте ее для своего случая.

Чтобы упорядочить обмен документами, предложите контрагенту подключить и использовать одну из систем электронного документооборота.