Опубликовано: 5.07.2025
Чтобы продавать товары или услуги, бизнесу нужна онлайн-касса. Это обязательное требование закона (ст. 4 № 54-ФЗ). Помимо этого, предпринимателю нужно заключить договор с оператором (ОФД). Он будет принимать данные о продажах и отправлять их в налоговую. Расскажем, что для этого нужно, и можно ли работать без этого оператора.
Что такое ОФД
Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация (провайдер), которая передает в налоговую записи об операциях купли-продажи. Оператору отправляются не все данные, а только фискальные. Это могут быть чеки или бланки строгой отчетности (БСО), которые:
- были проведены через кассу (ККТ);
- были зафиксированы специальным устройством — фискальным накопителем (ФН).
Все операторы имеют право работать только после аккредитации в налоговой. Также оператор обязан хранить полученные данные не менее пяти лет (ст. 4.1 № 54-ФЗ). Продавцу всегда может запросить необходимую информацию для:
- проверки;
- отчетности;
- возможного оспаривания налоговых претензий.
Как формируются передаваемые в ОФД данные
1. Когда покупатель оплатил товар или услугу через кассу, аппарат автоматически сформирует фискальный чек. Он будет содержать следующую информацию:
- наименование товаров;
- сумма продажи;
- сумма налога;
- ИНН продавца;
- номер кассового аппарата;
- порядковый номер чека;
- и другие данные, полный перечень перечислен в ст. 4.7 № 54-ФЗ.
2. Затем касса передаст эти данные в фискальный накопитель. Он их зашифрует и добавит специальный код — фискальный признак. Это необходимо для того, чтобы защитить данные и потом подтвердить их подлинность.
4. Все зашифрованные данные касса автоматические передаст оператору. Он их проверит, подтвердит их достоверность и отправит в налоговую.
5. После обработки этой информации оператор автоматически направит кассовому аппарату квитанцию — подтверждение, что данные успешно отправлены в налоговую.
Все технические аспекты работы кассовых аппаратов и обмена данными с оператором содержаться в ст. 4.3 № 54-ФЗ.
Как выбрать ОФД
Настроить онлайн-кассу для продаж можно двумя способами:
1. Самостоятельно. В этом случае нужно выбрать провайдера из списка аккредитованных операторов. Найти их можно на официальном сайте налоговой службы по ссылке.
Что важно учитывать при выборе оператора:
- Выбирайте компанию, которая предоставляет необходимые вам услуги. Например, выгрузку отчетов по продажам, разные права доступа для сотрудников, интеграцию с системой маркировки товаров «Честный Знак».
- Убедитесь, что оператор поддерживает модели кассовой техники и фискального накопителя, которые вы используете.
- Изучите тарифы и дополнительные функции. Например, наличие мобильного приложения, понятный интерфейс личного кабинета, отправка сообщений с чеками или услуги по настройке кассы.
2. Воспользоваться услугой «касса под ключ». Если вы не хотите разбираться в деталях, можно обратиться в банк или компанию, которая осуществляет такие услуги. Вам подключат кассу, выберут оператора и помогут зарегистрироваться в налоговой. Такой вариант особенно подходит начинающим предпринимателям.
Как подключиться к ОФД
Если вы подключаете «кассу под ключ», вам необходимо только заключить договор с оператором. Если вы решили самостоятельно настроить онлайн-кассу, то вот как можно подключиться к провайдеру фискальных данных:
1. Пройдите регистрацию на сайте выбранного оператора и подайте заявку на подключение в личном кабинете.
2. Заключите договор. Чаще всего компания-провайдер оформляет все документы в электронном виде, поэтому вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подробнее о том, что это такое, рассказали в этой статье.
Если вы хотите оформить договор на бумаге и без электронной подписи, скажите об этом оператору заранее. Некоторые компании принимают пакет документов по почте или в офисе.
3. Зарегистрируйте кассовое оборудование в налоговой. Если у вас есть электронная подпись, вы можете подать заявление онлайн — подробный алгоритм регистрации есть на сайте налоговой службы. Также можно подавать документы в бумажном виде.
4. Укажите номер регистрации. После постановки кассового устройства на учет в ФНС ему автоматически будет присвоен номер. Его нужно ввести в личном кабинете провайдера.
5. Настройте кассу и проверьте ее работу. Это можно сделать в том же личном кабинете. Там должна появиться информация о расчетах с покупателями. Если возникнут проблемы, обратитесь в службу технической поддержки компании.
Можно ли работать без ОФД
Бизнес может работать без ОФД в нескольких случаях. Они закреплены в статье 2 №54-ФЗ:
1. Особенности местоположения. Если компания находится в зоне с нестабильным или отсутствующим интернет-соединением. Обычно это касается населенных пунктов в труднодоступных районах или регионах Крайнего Севера. Предприниматели в этих условиях могут выдавать обычные бумажные чеки или квитанции. Но кассовый аппарат все равно будет хранить данные на накопителе. Его нужно предоставить в ФНС.
2. Отдельные виды деятельности и услуг. К ним относятся:
- услуги носильщиков;
- ремонт и окраска обуви;
- реализация ценных бумаг;
- продажа мороженого в киосках:
- продажа дров и бахил в розницу;
- реализация разливных безалкогольных напитков;
- услуги по уходу за инвалидами и пожилыми людьми;
- сдача в аренду жилых помещений индивидуальными предпринимателями;
- обслуживание в образовательных учреждениях во время учебного процесса;
- розничная торговля на ярмарках и рынках, исключая стационарные торговые точки;
- разносная торговля вне стационарной сети, включая продажу с рук и в пассажирских вагонах;
- продажа бумажных периодических изданий и сопутствующих товаров в газетных и журнальных киосках.
Штрафы за нарушение закона 54-ФЗ
Несоответствие кассового аппарата. Если ваша касса не соответствует стандартам (ст. 4 №54-ФЗ), можно получить предупреждение либо штраф :
- для ИП — 1500–3000 рублей,
- для юридических лиц — 5000–10 000 рублей.
Штраф до 3000 рублей назначают, если в течение трех дней не предоставить документы на регистрацию кассы налоговому органу.
Отсутствие онлайн-кассы или фискального накопителя. Штраф для компаний составляет от 30 000 рублей. Для ИП штраф составит:
- от 10 000 рублей,
- или 25–50% от выручки, которую получили без онлайн-кассы.
Повторное нарушение использования кассы. Можно получить ограничение на ведение деятельности до 90 суток. Это произойдет, если сумма расчетов без онлайн-кассы превысит 1 000 000 рублей.
Непредставление информации о кассе. Пять лет нужно хранить:
- накопитель;
- бухгалтерскую отчетность;
- документацию по расходам и доходам;
- налоговые декларации и другие сопутствующие документы.
ФНС может потребовать предоставить эти данные. Если предприниматель этого не сделает, то он может получить предупреждение или штраф:
- для ИП — 1500–3000 рублей;
- для организаций — 5000–10 000 рублей.
Некорректный чек. Кассовый документ должен включать все реквизиты, предусмотренные статьей 4.7 закона № 54-ФЗ. Если не соблюдать это правило, можно получить предупреждение, а затем и штраф:
- для ИП — от 1500 до 3000 рублей;
- для организаций — 5000–10 000 рублей.
Как избежать штрафов
Вариант 1. Заявить в налоговую о правонарушении. Если вы случайно нарушили одно из требований к использованию кассового аппарата, отправьте заявление в личном кабинете ФНС. Сделать это нужно до того, как налоговая служба сама обнаружит нарушение.
Например, вы выдали чек с ошибкой в сумме или наименовании товара. Нужно заявить о нарушении по статье 14.5 КоАП РФ. Также приложите к заявлению чек коррекции. Это документ, который исправляет ошибки в ранее выданных кассовых чеках.
Вариант 2. Подключить у оператора функцию по контролю за штрафами. Система проверяет каждую операцию на уровне кассовых аппаратов и предоставляет информацию о статусе фискальных документов. Если операция прошла с ошибкой, ей присваивается уникальный код, который указывает на нарушение. Система расшифровывает этот код и объясняет, как исправить ошибку. Это дополнительная услуга, поэтому заранее уточните в компании о ее стоимости.
Например, вы провели его через кассу товар по неправильной стоимости. В личный кабинет на сайте провайдера фискальных данных придет уведомление об ошибке. Если используете одновременно несколько касс, можно настроить фильтрацию. Чтобы вы могли видеть только те аппараты, по которым были зафиксированы нарушения.
Коротко
- Оператор фискальных данных — официально аккредитованный в налоговой провайдер, который уполномочен передавать информацию с кассового аппарата в налоговую службу.
- Касса при каждой продаже автоматически формирует документы, сохраняет их на фискальном накопителе и отправляет оператору.
- Организации и предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы и подключаться к оператору по закону №54-ФЗ. Исключения смотрите в статье 2.
- Если нарушать требования закона, можно получить штрафы от 1500 до 30 000 рублей. За повторные нарушения в использовании онлайн-кассы деятельность компании могут приостановить на срок до трех месяцев.