Квалифицированная электронная подпись (КЭП): для чего нужна бизнесу и как ее получить

Когда нужно дистанционно не только подписать документ, но и придать ему юридический статус, используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). В статье расскажем, что такое КЭП, как ее получить юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это цифровой код, который удостоверяет электронный документ так же, как личная подпись на бумаге. 

Квалифицированная подпись подтверждает личность подписавшего и защищает документ от мошенничества. Документ нельзя исправить после того, как его подписали. 

Каждая подпись содержит данные владельца и уникальный ключ электронной подписи — это сертификат КЭП. Требования к сертификату установлены Приказом ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. № 795.

Сертификат записывают на специальный носитель, похожий на флешку. Он называется токен. Токен должен отвечать требованиям согласно Приказу ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. № 796. Чтобы пользоваться квалифицированной подписью, токен вставляют в компьютер. Дополнительно понадобится программное обеспечение КриптоПро CSP. 

С помощью КЭП можно:

ЭЦП — это устаревшее название электронной подписи (ЭП), которое использовалось до 2011 года. То есть до принятия Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В законе №63-ФЗ закреплены следующие виды ЭП:

Между названиями КЭП и УКЭП нет разницы, так как они обозначают одно и то же. 

От юрлица КЭП может оформить руководитель — директор или собственник, который имеет право действовать без доверенности.

Индивидуальный предприниматель действует лично. Оформить КЭП за него по доверенности нельзя.

По Федеральному закону № 63-ФЗ от 06.04.2011 получить сертификата КЭП можно:

1. В офисах обслуживания доверенных лиц Удостоверяющего центра ФНС. Список можно посмотреть на сайте ФНС. Доверенные лица выдают КЭП от имени налоговой службы.

В 2025 году это:

2. В пункте выдачи КЭП Удостоверяющего центра ФНС. Адреса пунктов есть на сайте налоговой службы.

3. Дистанционно с использованием данных биометрии в Сервисе выпуска электронного сертификата или в личном кабинете ИП или юрлица на сайте налоговой.

1. Приобретите сертифицированный токен в специализированных магазинах цифровой техники. Подойдут токены USB Type А. например, Рутокен, JaCarta. Налоговая служба токены не предоставляет. 

2. Подайте заявление на выпуск КЭП по предварительной записи в личном кабинете ИП или компании на сайте ФНС. Выберите дату и время посещения. Получать нужно лично в пункте выдачи удостоверяющего центра налоговой.

3. Подготовьте документы.

Для ИП понадобятся:

Для юридического лица:

Сотруднику налоговой покажите паспорт и при необходимости назовите номера остальных документов. При подаче заявления через личный кабинет нужные документы автоматически прикрепляются к заявлению.

4. Придите в выбранный пункт выдачи. КЭП запишут и выдадут в день обращения в любом офисе, независимо от места регистрации ИП или юридического лица.

Получить КЭП удаленно можно на сайте ФНС России в личном кабинете ИП или компании. Для этого потребуются:

Юрлица в личном кабинете выбирают раздел «Выпустить сертификат ЭП с помощью ЕСИА и ЕБС». 

Индивидуальные предприниматели выбирают «Услуги и Сервисы» — «Получение КЭП» — «Получить сертификат ЭП» — «Дистанционно с использованием биометрии».

Для записи на токен:

1. Зайдите на Госуслуги и подтвердите свою личность по биометрии через ЕБС.

2. Проверьте заявление на оформление КЭП. 

3. Дождитесь выпуска сертификата и запишите его токен.

1. Выберите доверенное лицо из предложенного списка ФНС РФ.

2. Подайте заявку на сайте банка, например, ВТБ. В заявке оставьте контактный телефон, а также название или ИНН организации. Вам перезвонят и ответят на вопросы. 

3. Документы потребуются такие же, как при обращении в налоговую. Для юридических лиц дополнительно нужен приказ о назначении руководителя, который имеет право действовать от имени юрлица без доверенности. 

В банках при открытии расчетного счета запишут КЭП бесплатно на токен клиента или предоставят брендированный токен банка.

В налоговой услугу также окажут бесплатно. Токен стоит 2000–2500 рублей. Программное обеспечение для ПК стоит от 1500 рублей за годовое обслуживание.

Сертификат действует 15 месяцев. Продлить можно удаленно в личном кабинете ИП или юрлица без визита в налоговую. Но сделать это нужно в период действия сертификата. Если срок закончится, то дистанционно продлить не получится — придется оформлять перевыпуск КЭП.

По статье 10 ФЗ-63 квалифицированную электронную нельзя передавать для работы другому лицу даже по доверенности. То есть бухгалтер или помощник не могут подписать документы вашей КЭП.

Если хотите, чтобы сотрудник подписывал документы, он должен оформить свою КЭП. А еще на него нужно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) в сервисе ФНС.