Опубликовано: 4.09.2025
Расчет отпускных — это рядовое дело для предпринимателя, у которого есть работники. Но в каждом конкретном случае есть свои нюансы. Например, иногда приходится считать отпускные сотруднице в декрете или работнику, который недавно брал больничный.
Чтобы вы не растерялись в разных ситуациях, расскажем о действующих правилах и покажем на примерах, как рассчитать отпускные.
Что такое отпускные и когда они выплачиваются
Отпускные — это выплата от работодателя за дни отдыха. Ее получают все работники, которые уходят в оплачиваемый отпуск.
Виды отпуска:
Основной. Право на него есть у всех сотрудников. Его длительность составляет 28 дней. Но у некоторых работников основной отпуск длится дольше. Например, у воспитателей и учителей отпуск от 42 до 56 дней (Постановление № 466).
Дополнительный. В такой отпуск могут уйти только некоторые работники. Приведем примеры:
- 7 дней дополнительного отпуска есть у работников вредного или опасного производства;
- 16 и 24 дня — у работников Крайнего Севера и приравненных к нему районов соответственно;
- 3 дня — у тех, кто работает ненормированно.
Вы сами можете установить дополнительный оплачиваемый отпуск своим работникам. Для этого пропишите в коллективном трудовом договоре или других документах должности или ситуации, при которых положен отпуск.
Алгоритм и формула расчета отпускных
Для расчета отпускных нужно знать несколько формул и порядок действий. Разберите его вместе с нами по шагам, чтобы начислить выплату правильно с первого раза.
Шаг 1: определить расчетный период
Расчетный период — это время, за которое считают средний заработок. Если сотрудник работает больше года, то расчетный период — 12 последних полных месяцев. Если меньше года — все время работы с первого дня.
Пример
Иван работает в компании 5 лет и уходит в отпуск с 15 сентября 2025 года. Отпускные ему рассчитают за период с 1 сентября 2024 года по 31 августа 2025 года.
В случае из примера сотрудник работает в компании больше года. Значит, расчетный период для него — ровно год до того месяца, в котором он уходит в отпуск.
Из расчетного периода исключают дни, когда сотрудник не работал:
- был на больничном;
- в декретном отпуске;
- не выходил из-за простоя или по другим причинам. Все они перечислены в Положении № 540.
Бывают случаи, когда сотрудник в последние 12 месяцев не работал совсем. Тогда есть три варианта для выбора расчетного периода.
Если сотрудник не работал последний год, но работал раньше. Расчетный период для него нужно перенести на год назад.
Пример
Оксана ушла в декрет в январе 2024 года. А в марте 2025 года решила оформить накопившийся отпуск, чтобы получить отпускные. Пособие ей будут считать по данным за 2023 год, когда у нее был доход.
Если сотрудник устроился в этом же месяце. Расчетный период для него — те несколько дней или недель, что он фактически отработал.
Пример
Евгений работает в компании с 3 июля, а с 14 просит отпуск на 2 дня. Бухгалтер рассчитает ему отпускные за 11 дней июля, которые он фактически работал в компании.
Если сотрудник еще не работал ни дня. Расчетный период в этом случае установить не получится. Поэтому отпускные считаются по окладу или тарифной ставке работника.
Пример
Еще на собеседовании вы договорились с новым сотрудником Виктором, что он возьмет 3 дня отпуска с даты оформления на работу. Оклад Виктора — 40 тыс. рублей. Отпускные составят 40 000 ÷ 29,3 × 3 = 4 095,56 рубля.
То есть чтобы рассчитать такому сотруднику отпускные, его оклад нужно разделить на среднее число дней в месяце и умножить на продолжительность отпуска.
Шаг 2: рассчитать средний дневной заработок
Формула расчета зависит от того, как сотрудник работал в расчетном периоде.
✅ Если сотрудник отработал весь период целиком:
Средний дневной заработок = Доходы работника ÷ 12 ÷ 29,3
12 — это количество месяцев за год;
29,3 — среднее количество дней за месяц;
Доходы работника — это все выплаты за работу в расчетном периоде. Они включают:
- зарплату;
- надбавки и доплаты, например, за вредные условия труда;
- районные коэффициенты;
- оплату работы в выходные и сверхурочную работу;
- премии.
Выплаты, не связанные напрямую с работой, включать не нужно. Например, не берется в расчет материальная помощь, оплата проезда или больничного. Свериться с полным списком выплат можно по Положению № 540.
✅ Если часть периода сотрудник не работал:
Средний дневной заработок = Доходы работника ÷ (29,3 × Число полных месяцев + Число отработанных дней в неполном месяце)
Число отработанных дней в неполном месяце считается по формуле:
Число дней в неполном месяце = 29,3 ÷ Общее число дней в этом месяце × Число дней, в которые сотрудник работал
Пример
Анатолий уходит в отпуск с 10 октября. Расчетный период для него с 1 октября по 30 сентября.
В декабре Анатолий брал больничный на 14 дней. Значит, за декабрь он отработал: 29,3 ÷ 31 × 17 = 16,1 день.
Доходы сотрудника за это время — 1 млн рублей.
Средний дневной заработок: 1 000 000 ÷ (29,3 × 11 + 16,1) = 2 955,08 рубля.
Что важно учесть предпринимателю?
Средний заработок не может быть меньше МРОТ. Но так может получиться, если сотрудник в расчетном периоде был на длительном больничном или только недавно вышел из декрета.
Поэтому, когда вы посчитаете средний заработок, сравните его с МРОТ. В 2025 году он равен 765,87 рубля в день (ст. 1 N 82-ФЗ). Если средний заработок окажется меньше, то для следующего шага используйте МРОТ.
Пример
Анна — продавец в магазине, ее зарплата 40 тыс. рублей. В 2025 году Анна брала студенческий отпуск для сдачи сессии, подготовки и защиты диплома с января по июнь (ст. 173 ТК РФ). А в июле решила оформить основной отпуск.
Средний дневной заработок Анны составит 40 × 6 ÷ 12 ÷ 29,3 = 682,59 рубля. Значит, отпускные сотруднице нужно рассчитать по МРОТ.
Шаг 3: найти сумму отпускных
Формула расчета отпускных выглядит так:
Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
Отпуск считается в календарных днях. Это значит, что все выходные, которые попадут в период, тоже будут оплачиваться.
Шаг 4: начислить налог
Отпускные — это доход сотрудника. Для вас это означает, что с отпускных нужно удерживать НДФЛ наравне с зарплатой.
Будьте внимательны: налог с 2025 года теперь прогрессивный. Это значит, что чем выше доход сотрудника, тем выше будет ставка НДФЛ. Подробнее об этом можно почитать на сайте ФНС.
Пример
Зарплата генерального директора Андрея — 250 тыс. рублей. Андрей уходит в отпуск в октябре. С начала года он уже заработал 2,25 млн рублей.
Отпускные Андрея — 200 тыс. рублей, из них:
- на 150 тыс. рублей бухгалтер начислит НДФЛ по ставке 13%;
- на 50 тыс. рублей — по ставке 15%.
Общая сумма налога: 150 × 13% + 50 × 15% = 19,5 + 7,5 = 27 тыс. рублей.
То есть как только доход сотрудника с начала года составил больше 2,4 млн рублей, бухгалтер применил к отпускным повышенную ставку 15%.
Сроки выплаты отпускных
Отпускные выплачиваются сотруднику за три дня до отпуска или раньше (ст. 136 ТК РФ). В эти три дня включаются выходные и праздники.
Если дата выплаты выпадает на нерабочий день, перечислить деньги нужно заранее (Письмо Роструда N ПГ/20884-6-1).
Пример
Артем уходит в отпуск в четверг. Отпускные ему нужно выплатить не позднее воскресенья. Так как воскресенье — выходной, выплата переносится на пятницу.
Если не заплатить отпускные вовремя, можно получить предупреждение или штраф (ст. 5.27 КоАП).
| Кто заплатит | Если нарушение первичное | Если нарушение повторное |
| Руководители компаний | предупреждение или штраф 10–20 тыс. рублей | штраф 20–30 тыс. рублей или дисквалификация 1–3 года |
| Предприниматели | предупреждение или штраф 1–5 тыс. рублей | штраф 10–30 тыс. рублей |
| Компании | предупреждение или штраф 30–50 тыс. рублей | штраф 50–100 тыс. рублей |
Кроме штрафа за каждый день просрочки, сотруднику выплачивают компенсацию. Ее размер — 1/150 от ключевой ставки Центробанка.
Что важно помнить предпринимателю?
Бизнес несет ответственность за задержку выплаты, даже если она случилась не по его вине. Например, если самому сотруднику срочно понадобился отпуск вне графика, и он написал заявление за день. В такой ситуации лучше оформить работнику неоплачиваемый отпуск, чтобы избежать штрафа.
Когда выплачивают компенсацию за отпуск
Иногда сотруднику вместо отпускных нужно выплатить компенсацию:
Сотрудник отказывается от отпуска. Работник, у которого оплачиваемый отпуск больше 28 дней, может забрать остальную часть денежной компенсацией. Она рассчитывается по тем же правилам, что и отпускные.
Сотрудник увольняется. Если сотрудник заработал отпуск, но не успел уйти в него до увольнения, ему также нужно выплатить компенсацию. Для этого определяют, сколько дней отпуска будет у сотрудника на последний рабочий день. А далее умножают эти дни на среднедневной заработок.
Как рассчитать отпускные: памятка предпринимателя
| Шаги | Действия |
| 1. Определить расчетный период | Если сотрудник: ● работает больше года — 12 полных месяцев; ● работает меньше года — фактическое время работы; ● не получал доход в этом году — предыдущие 12 месяцев; ● устроился в этом месяце — дни текущего месяца; ● устроился, но не работал — использовать для расчета оклад или тарифную ставку. Исключить из расчетного периода: ● больничные; ● отпуска; ● декрет; ● простои; ● любые дни, когда сотрудник не работал. |
| 2. Найти средний дневной заработок | В расчетном периоде не было исключений: Средний дневной заработок = Доходы работника ÷ 12 ÷ 29,3 В расчетном периоде были исключения: Средний дневной заработок = Доходы работника ÷ (29,3 × Полные месяцы + Дни неполного месяца) Исключить из доходов: ● материальную помощь; ● оплату питания, проезда и отпуска; ● оплату обучения; ● выплаты больничных и отпускных; ● другие выплаты, не связанные с работой. |
| 3. Рассчитать сумму отпускных | Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска |
| 4. Удержать НДФЛ | Если доход сотрудника с начала года: ● до 2,4 — по ставке 13%; ● свыше — по повышенным ставкам. |
| 5. Выплатить отпускные | За три полных дня до начала отпуска или раньше. Если выплата выпадает на выходные или праздники — в последний рабочий день. |
Коротко
- Отпускные — это деньги, которые сотрудник получает на время отпуска. Отпускные выплачивают взамен зарплаты, чтобы работник не потерял доход.
- Чтобы рассчитать отпускные, нужно знать средний дневной заработок и количество дней отпуска сотрудника. Средний дневной заработок можно найти, если разделить доходы за расчетный период на его длительность.
- Отпускные — это доход сотрудника. А значит, с них удерживается НДФЛ.
- Выплатить отпускные нужно за три дня до отпуска, иначе можно получить штраф. На случай форс-мажоров, когда отпуск сотруднику нужен в этот же день, предложите ему оформить отдых за свой счет.
- В некоторых случаях вместо отпускных выплачивается компенсация. Например, если сотрудник отказывается от части отпуска или увольняется. Компенсация начисляется по тем же правилам, что и отпускные. Они подробно описаны в Положении 540 от 24.04.2025.