Документы при увольнении: что и когда выдать сотруднику

Иногда с сотрудником приходится расстаться — по его инициативе или по решению компании. В такой ситуации важно завершить сотрудничество на позитивной ноте: поблагодарить за работу, выдать итоговую зарплату и нужные документы. В статье расскажем, какие именно документы нужно подготовить, и как правильно передать их работнику.

Перечень установлен Трудовым кодексом и разъясняется в профильных письмах Минтруда и Социального фонда России. Далее подробно расскажем про каждый документ.

Бумажная трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р). Обязанность работодателя описана в ст. 84.1 ТК. Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, в нее нужно:

Если сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки или начал работать после 1 января 2021 года, работодатель должен выдать ему справку по форме СТД-Р — сведения о трудовой деятельности. Форма есть в приказе Минтруда от 10.11.2022. Её можно:

Расчетный лист. В день увольнения сотрудник должен получить все выплаты, которые ему причитаются — это описано в ст. 140 ТК. Обычно это:

Выплаты указывают в расчетном листе — его форма не зафиксирована в законе, но важно, чтобы все было прозрачно. Должно быть понятно, сколько денег начислено, как рассчитали удержания и премии, какая сумма будет выплачена в итоге. Это поможет избежать недопониманий с сотрудником и выполнить требования ст. 136 ТК РФ.

Сведения о трудовом стаже и пенсионных взносах. Работодатель передает в Социальный фонд России отчетность о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1 — единая форма сведений, а также РСВ — расчеты страховых взносов. При увольнении сотрудника нужно сделать выписки и выдать их работнику — это закреплено в п. 12 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ и в Письме СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754.

Что нужно выдать:

Выписки можно распечатать из программ кадрового и бухгалтерского учета или из личного кабинета Социального фонда.

Есть документы, которые работодатель выдает уволенному сотруднику по запросу — письменному заявлению. Они могут понадобиться для новой работы, оформления пособий или подтверждения дохода. Расскажем о каждом подробнее.

Копия приказа об увольнении. Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса, по запросу сотрудника нужно выдать ему заверенную копию приказа. 

Справка о заработке для расчета пособий по форме 182н. Справку назвали по номеру Приказа Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, который уже не действует — теперь данные о заработке получают автоматически из Социального фонда. При этом работник все равно может запросить справку — в таком случае можно воспользоваться шаблоном от Минтруда.

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Ее новое название — справка о доходах и суммах налога физического лица. Заполнить можно по форме из Приложения 4 к Приказу ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.

Справка о среднем заработке для службы занятости. В ней нужно указать заработок сотрудника за три календарных месяца до увольнения. Актуальную форму можно найти на портале правовых актов.

Копии других документов, связанных с работой. Например:

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодателю нужно подготовить копии в течение трех рабочих дней.

Возврат оригиналов документов сотрудника. После увольнения их стоит отдать, иначе придется запрашивать письменное согласие сотрудника для их хранения. Так рекомендуют сделать представители Роструда.

Документы из обязательного перечня нужно выдать в день увольнения. А прочие справки — в течение трех дней после заявления работника. Причем по ст. 62 ТК РФ сотрудник может обратиться за документами в любое время, даже через месяц после увольнения.

Если сотрудник не смог забрать документы в день увольнения, работодатель должен сообщить ему, что их все равно нужно получить — это описано в ст. 84.1 ТК РФ. Также по соглашению с сотрудником можно:

Переслать документы почтой. Отправить бумажную трудовую книжку или справки по почтовому адресу, который указал сотрудник. В этом случае оформите опись вложения и сохраните квитанцию об отправке — так можно будет подтвердить, что вы отправили все в срок.

Отправить часть документов по электронной почте. Например, можно отправить выписку из электронной трудовой. Файл нужно подписать квалифицированной электронной подписью работодателя.

За нарушения сроков компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафовать:

За повторное нарушение штрафы повышаются:

📌 Если сотрудник не забирает документы лично — важно вовремя направить ему уведомление или отправить их по почте. Тогда за возможную задержку работодателя не оштрафуют.

Сотруднику, который увольняется, нужно выдать обязательные документы. Это бумажная трудовая книжка или выписка из электронной трудовой, расчетный лист с расшифровкой выплат, а также выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.

Некоторые документы выдают только по запросу работника. К ним относятся: копия приказа об увольнении, справки о доходах, среднем заработке, а также копии трудового договора, приказов и других кадровых документов. Их нужно выдать по запросу в течение трех рабочих дней.

Документы нужно выдать в последний день работы. Если сотрудник не забирает их лично, работодатель направляет ему уведомление и может переслать документы по почте или в электронном виде. За нарушение сроков есть штрафы: до 5 000 рублей для ИП и до 50 000 рублей для ООО.