Что такое электронный больничный лист: памятка работодателя

Что такое электронный больничный лист

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — это медицинский документ, который подтверждает, что сотрудник болен и не может выходить на работу. От привычного бумажного бланка он отличается только формой: все данные теперь хранятся в единой цифровой системе Социального Фонда России (СФР).

Полностью от бумажных больничных еще не отказались. Их выдают работникам, сведения о которых защищены государством, а также жителям новых территорий (ст. 13 ФЗ № 255-ФЗ). В остальных же ситуациях используют электронные больничные листы. 

Их преимущества:

• экономия времени — не нужно ждать, когда сотрудник принесет документ, а вы всегда можете посмотреть его статус;
• защита от подделок — данные о болезни и ее периоде может вносить только врач;
• удобство хранения — не нужно выделять места под папки с больничными, все в электронном виде.

Как подключиться к системе электронных больничных листов

Предприниматель обязан работать с электронными листками нетрудоспособности, если у него есть хотя бы один работник (ст. 13 ФЗ № 255-ФЗ). 

Это правило распространяется и на сотрудников, кто работает по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Но только если работодатель уплачивает страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). Про это подробнее рассказали в статье «Как рассчитать и уплатить страховые взносы за сотрудников: инструкция для работодателя». 

Шаг 1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она нужна, чтобы подписывать сведения, которые вы будете передавать в Социальный фонд России.

Шаг 2. Подключитесь к социальному электронному документообороту (СЭДО). Сделать это можно через личный кабинет страхователя. Инструкция есть на сайте СФР.

☝🏼 Это интересно
Польза электронного документооборота для бизнеса

Шаг 3. Передайте в СФР сведения о сотрудниках. Их нужно подать в течение трех рабочих дней после трудоустройства (Постановление Правительства № 2010). Форму можно найти на сайте «КонсультантПлюс». Если данные поменялись, например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, их нужно обновить в СЭДО.

Как работать с электронным больничным листом

Рассмотрим, как выглядит работа с электронным больничным для работодателя.

СФР присылает уведомление, что сотрудник заболел. Как только врач открывает больничный, данные отправляются в СФР, а работодатель получает уведомление. Вы сразу узнаете, почему сотрудник не вышел на работу, даже если он сам забыл позвонить.

На этом этапе вам ничего не нужно заполнять в листке нетрудоспособности.

СФР передает данные, что электронный больничный лист закрыт. Фонд присылает вам предзаполненный листок нетрудоспособности. В течение трех рабочих дней нужно проверить данные, которые внес врач — нет ли ошибок в датах или ФИО. Затем нужно заполнить свой раздел: 

• указать страховой стаж сотрудника;
• его фактический заработок за предыдущие два года;
• сумму выплаты за три дня.

Об этом мы расскажем в пункте «Как рассчитать сумму больничного».

После этого нужно подписать документ своей электронной подписью. Листок нетрудоспособности перейдет в Социальный фонд России для расчета пособия. 

Что важно знать предпринимателю?

Если из‑за ошибки работодателя Социальный фонд России переплатил, он может потребовать вернуть эти деньги (ст. 4.1 ФЗ № 255-ФЗ). Поэтому внимательно проверяйте все данные электронного больничного листа перед тем, как отправить в СФР.

Работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности. Это нужно сделать в ближайший день выдачи зарплаты или аванса. 

Как рассчитать сумму больничного

Первые три дня больничного оплачивает работодатель (ст. 3 ФЗ № 255-ФЗ). А остальные дни — Социальный фонд России. 

Исключения:

• несчастный случай на производстве, который повлек временную нетрудоспособность;
• уход за больным членом семьи;
• больничный по беременности и родам;
• карантин сотрудника или его ребенка в возрасте до 7 лет;
• протезирование.

С выплаты за первые три дня больничного работодатель должен удержать НДФЛ.

Формула расчета пособия:

Разберем все составляющие формулы.

Среднедневной заработок. Для расчета нужно взять оплату труда сотрудника за предыдущие два года. В эту сумму входят все доходы, с которых были начислены страховые взносы: заработная плата, премии.

Если в течение этих двух лет у сотрудницы был декретный отпуск, эти годы можно заменить на предшествующие. Но только по ее заявлению и при условии, что пособие от такой замены вырастет.

Формула для 2026 года:

(Заработок за 2024 год + Заработок за 2025 год) ÷ 730

Заработок за год необходимо сравнить с максимальным и минимальным значениями. Это нужно, чтобы не завысить и не занизить пособие — его границы устанавливает государство.

Максимальное значение. Зарплата за год не должна превышать лимитов:

• за 2024 год — 2 225 000 рублей (Постановление Правительства РФ № 1883);
• за 2025 год — 2 759 000 рублей (Постановление Правительства РФ № 1457);
• за 2026 год — 2 979 000 рублей (Постановление Правительства РФ № 1705).

Если доход меньше этих значений, то для расчета нужно брать заработок сотрудника за год. А если больше, то сам лимит. 

Пример. Зарплата сотрудника за 2024 год — 2 000 000 рублей. Это меньше лимита за 2024 года — 2 225 000 рублей. Значит, берем для расчета среднедневного заработка — 2 000 000 рублей. 

Доход работника за 2025 год — 3 000 000 рублей. Это превышает лимит за 2025 года — 2 759 000 рублей. В этом случае нужно взять для расчета 2 759 000 рублей.

Минимальное значение. Если заработок ниже минимального размера оплаты труда, либо сотрудник не работал предыдущие два года, пособие начисляют по МРОТ с учетом районного коэффициента (ст. 14 ФЗ № 255-ФЗ). Размер коэффициентов по регионам можно узнать на сайте «КонсультантПлюс». 

В этом случае заработок за два года принимается равным 24 МРОТ. 

В 2026 года минимальный размер оплаты труда — 27 093 рубля в месяц. Тогда за два года заработок будет:

24 × 27 093 = 650 232 рубля

А среднедневной минимум зависит от количества дней в месяце. Например, для апреля:

27 093 ÷ 30 = 903,1 рубля

Если расчетная средняя дневная заработная плата получается меньше, то нужно взять в расчет 903,1 рубля.

Стаж. Размер выплаты еще зависит от страхового стажа сотрудника (ст. 7 ФЗ № 255-ФЗ):

• менее 6 месяцев — пособие считают по МРОТ с учетом районного коэффициента;
• до 5 лет — 60% от среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80%;
• 8 лет и более — 100% среднего заработка.

Чтобы посчитать размер дневного заработка, нужно среднедневной заработок умножить на процент от стажа. 

Пример. Средний дневной заработок сотрудника — 2 000 рублей. Стаж — шесть лет, значит, работник получит пособие в размере 80%.

2 000 × 80% = 1 600 рублей — столько сотрудник получит за один день больничного.

Что важно знать предпринимателю?

Социальный фонд России может снизить размер выплаты до МРОТ, если сотрудник нарушил предписания врача, не пришел на прием или получил заболевание из-за опьянения (ст. 8 ФЗ № 255-ФЗ). Поэтому, если работник обратится к вам с вопросом, почему выплата оказалась меньше, порекомендуйте ему обратиться за пояснениями в СФР.

Уход за больным ребенком

В этом случае пособие за все дни платит Социальный фонд России. Размер зависит от возраста ребенка, способа лечения: дома или в больнице (ст. 7 ФЗ № 255-ФЗ).

При уходе за ребенком до восьми лет пособие выплачивают в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.

При уходе за ребенком от восьми лет размер пособия зависит от условий лечения: 

✔️дома — первые 10 календарных дней оплачивают по общим правилам в зависимости от стажа; за последующие дни — 50% среднего заработка;

✔️в больнице — весь период оплачивают по общим правилам.

☝🏼 Это интересно
Какие налоги платит работодатель за сотрудника: НДФЛ, страховые взносы и другие траты​

Примеры расчетов больничного

Рассмотрим примеры расчетов электронных больничных листов.

Пример 1. Стандартный расчет. Менеджер болел 10 дней в феврале 2026 года, его страховой стаж: 7 лет. Это значит, что пособие выплатят в размере 80% от среднего заработка. Доход в 2024 году — 750 000, в 2025 году — 850 000 рублей. Ни одна из сумм не выходит за рамки лимитов.

Расчет:

Среднедневной заработок: 

(750 000 + 850 000) / 730 = 2191,78 рубля

Дневное пособие: 

2191,78 × 80% = 1753,42 рубля

Пособие за первые три дня, которое платит работодатель: 

1753,42 × 3 = 5260,26 рубля 

Из них нужно удержать НДФЛ 13%.

Пособие за остальные дни больничного, которое оплачивает СФР:

1753,42 × 7 = 12 273,94 рубля

Пример 2. Расчет по МРОТ. Курьер работает первый раз в жизни, его стаж — четыре месяца. Он проболел семь дней в марте 2026. Стаж меньше шести месяцев — пособие не может быть больше МРОТ за полный месяц. МРОТ в 2026 году — 27 093 рублей.

Расчет:

Дневное пособие для марта: 

27 093 ÷ 31 = 873,97 рубля

За первые три дня, которые платит работодатель и удерживает НДФЛ: 

873,97 × 3 = 2621,91 рубля

СФР за остальные дни доплатит:

873,97 × 4 = 3495 рубля

Пример 3. Расчет, если зарплата больше предельного значения. Шеф-повар болел 10 дней — с 11 по 20 марта 2026. Его стаж — 15 лет. Это значит, пособие будет в размере 100% от среднедневного заработка.

Доход шеф-повара в 2024 году — 2 950 000, в 2025 — 3 150 000 рублей. Обе суммы не укладываются в лимиты. Поэтому для расчета берем предельные значения. 

Расчет:

Среднедневной заработок: 

(2 225 000 + 2 759 000) ÷ 730 = 6827,4 рубля

За первые три дня, которые платит владелец ресторана:

6827,4 × 3 = 20 482,2 рубля

Из них еще работодатель удерживает НДФЛ — 13%.

За остальные семь дней, которые платит Социальный фонд России: 

1753,42 × 7 = 47 791,78 рубля

Пример 4. Расчет больничного по уходу за больным ребенком. У менеджера заболел ее девятилетний ребенок, и она лечила его дома семь дней. Ее страховой стаж — 20 лет, а заработок в 2024 году — 950 000, в 2025 году — 900 000 рублей. Обе суммы укладываются в лимиты. Значит, первые 10 календарных дней оплачивают в зависимости от стажа, в случае менеджера — это 100%.

Расчет:

Среднедневной заработок: 

(850 000 + 900 000) ÷ 730 = 2397,26 рубля

Размер пособия: 

2397,26 × 7 = 16 780,82 рубля

Коротко

• Электронные больничные листы (ЭЛН) обязательны для всех работодателей в России. Они полностью заменяют бумажные носители.
• Все данные электронных больничных листов хранятся в единой цифровой системе Социального Фонда России. Это исключает риск подделок и упрощает документооборот.
• Работодатель получает уведомление об открытии больничного автоматически. После его закрытия нужно за три рабочих дня проверить данные и заполнить свою часть документа.
• Чтобы работать с ЭЛН, работодателю необходимо получить квалифицированную электронную подпись, подключиться к системе социального электронного документооборота.