Что такое электронная подпись (ЭП)

Электронная подпись позволяет автоматизировать процесс обмена документами, упрощает их обработку, а также значительно повышает уровень безопасности информации. В статье расскажем, в каких случаях применяют усиленные и простые электронные подписи, какой вид ЭП лучше выбрать для бизнеса. 

Это определение, которое даёт Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ на официальном сайте. Но также понятие ЭП закреплено в законе №63-ФЗ «Об электронной подписи». Официальное определение ЭП — «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

Об этом читайте далее в статье. 

Что такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?

ЭЦП — это устаревшее название электронной подписи, которое использовалось до 2011 года. То есть до принятия Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В законе №63-ФЗ закреплены следующие виды ЭП:

Различия заключаются в уровне защищённости ЭП, возможностям и предпочтительным сферам применения. 

ПЭП — это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом. ПЭП позволяет установить только авторство подписанного документа, но не подтверждает его неизменность.

ПЭП формируют и используют без установки дополнительного программного обеспечения. Это наиболее распространённый вариант ЭП. Чаще всего её используют для авторизации на Интернет-ресурсах (логин и пароль, подтверждение по СМС-коду и т.п.). 

Можно ли считать простую электронную подпись аналогом собственноручной подписи? Нет, потому что она не обладает достаточным уровнем защищённости, но юридическую силу такая ЭП может иметь. Также на сайте Минцифры РФ сказано, что это возможно при согласии всех участников электронного документооборота и соответствии требованиям статьи 9 №63-ФЗ. 

Как использовать ПЭП

Повторимся, что чаще всего ПЭП используют для авторизации на сайтах и без установки специального ПО. Достаточно использовать возможности цифровой платформы, на которой будет оформлена ПЭП: 

Срок действия ПЭП определяется политикой безопасности каждого конкретного Интернет-ресурса. Он варьируется от нескольких минут, как в случае с смс-кодами для подтверждения транзакций с банковских счетов, до неограниченного времени.

УНЭП (или просто НЭП) — гораздо более защищённый вариант электронной подписи:

В отличие от простой электронной подписи НЭП позволяет не только подтвердить авторство электронного документа, но и определить наличие изменений, внесённых в документ после момента его подписания. 

Основная сфера применения НЭП — электронный документооборот (ЭДО) между сотрудниками внутри компании или при взаимодействии с контрагентами. Юридически значимыми такие документы признаются при заключении соглашения между участниками ЭДО. Однако нельзя использовать НЭП для передачи электронных документов в государственные структуры.

УКЭП (КЭП) — вид электронной подписи с высоким уровнем безопасности. Именно этот вид ЭП считается аналогом собственноручной подписи, потому что её практически невозможно подделать:

Поэтому сфера применения  усиленной квалифицированной ЭП гораздо шире:

Как использовать усиленные ЭП 

В отличие от ПЭП для использования усиленных ЭП вам потребуется установка дополнительного ПО:

Как правило, памятка по настройке компьютера для работы с ЭП выдаётся вместе с сертификатом в удостоверяющем центре или у его доверенного лица. 

Банк ВТБ является  доверенным лицом УЦ ФНС при выдаче квалифицированных сертификатов руководителям ООО или индивидуальным предпринимателям. Также Банке ВТБ осуществляет выдачу КЭП, перевыпустить сертификат или отозвать его. 

После установки всех требуемых программ можно начинать работу с ЭДО или с выбранной электронной площадкой. С некоторыми из них могут потребоваться дополнительные настройки. Однако службы поддержки этих платформ помогают пользователям с установкой.

Сроки действия ключей усиленной электронной подписи соответствуют требованиям эксплуатационной документации и в среднем составляют от 12 до 36 месяцев. КЭП юридических лиц и ИП действуют 15 месяцев. По истечении срока действия ключей владельцы обращаются в УЦ за новым сертификатом. 

Перевыпуск сертификата усиленной квалифицированной ЭП доступен в случае, если срок действия предыдущего сертификата ещё не истёк, т.к. новый запрос на сертификат подписывают КЭП. Функционал перевыпуска квалифицированного сертификата ЭП для ЮЛ и ИП есть на сайте ФНС и у некоторых доверенных лиц.

Если срок действия сертификата уже истёк, то процесс выдачи нового квалифицированного сертификата будет таким же, как при получении сертификата в первый раз. Потребуется личное присутствие. 

Получение усиленной квалифицированной ЭП для бизнеса — более всестороннее решение по сравнению с использованием НЭП:

Разберём, почему НЭП и КЭП являются более надёжными. Дело в том, что на это влияют технические особенности защиты информации. Усиленные ЭП состоит из:

Все эти данные записаны на ключевой носитель или usb-токен — это устройство-носитель ключевой информации, позволяющее упростить и обезопасить процедуру идентификации и аутентификации пользователя.

Как уже было сказано ранее, чтобы участвовать в ЭДО без подписания дополнительных соглашений, а также для отправки документов в госорганы, вам понадобиться усиленная квалифицированная ЭП. Разберём, как её могут получить юрлица, ИП, физлица и самозанятые.

Поскольку усиленная квалифицированная ЭП — аналог собственноручной, то и получают её только лично. 

КЭП получают в инспекции ФНС или в офисе доверенного лица УЦ ФНС. Для этого нужно подать заявление и предоставить следующие документы:

Другой вариант — оформить документы самостоятельно через личные кабинеты на сайте ФНС или на сайтах доверенных лиц УЦ ФНС. 

Обязательный шаг: посетить офис лично при первой выдаче КЭП — таково требование закона.

Для записи КЭП потребуется совместимый usb-токен, который приобретают до посещения ФНС. Доверенные лица могут предложить приобрести usb-токен непосредственно в офисе.

Квалифицированные сертификаты для ЮЛ и ИП выдаются бесплатно. Но перед походом в УЦ ФНС для записи сертификата потребуется приобрести подходящий usb-токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК. Информация о сертификации находится на официальных сайтах компаний, которые продают такие usb-токены.

Также сертификат выдают доверенные лица УЦ ФНС, предоставляя подходящий usb-токен. В таком случае приобретать usb-токен для КЭП заранее не требуется.

Документы, которые необходимы для выдачи усиленной квалифицированной ЭП физическим лицам и самозанятым:

КЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ), которые осуществляют обслуживание клиентов на коммерческой основе. Процесс выдачи аналогичен усиленной квалифицированной ЭП для организации и ИП. Оформляете заявление, подтверждаете личность и вам записывают КЭП на usb-токен. 

При выдаче КЭП физическим лицам каждый УЦ самостоятельно устанавливает свой тариф. Туда обычно включают круглосуточную информационную и техническую поддержку, usb-токен для записи ЭП, лицензию на специальное ПО для работы с данным видом ЭП. 

В законе №63-ФЗ закреплены только правила выдачи и использования КЭП. Но для остальных видов ЭП они также актуальны, так как это связано с основами цифровой безопасности.   

Это основная обязанность владельцев ЭП — сохранять конфиденциальность ключей и уведомлять УЦ о нарушении конфиденциальности ключей. Она закреплена в пункте 1 статьи 10 №63-ФЗ. 

Важно. КЭП — аналог собственноручной подписи, поэтому нарушение правил безопасности при её использовании влечёт за собой повышенные риски. 

Если вы потеряли usb-токен или забыли пин-код, то вам нужно отозвать квалифицированный сертификат ЭП.

Владелец инициирует отзыв сертификата, если:

Владельцы КЭП ЮЛ и ИП должны лично посетить отделение ФНС или офис доверенного лица для оформления заявления на отзыв. 

В случае если УЦ становится известно о факте компрометации (утрата КЭП, доступ третьего лица к КЭП), то удостоверяющий центр может отозвать сертификат.