Для ИП переводы себе на личный счет за 0 ₽

Откройте счёт для ИП и получите безлимитные платежи на свой счёт физлица навсегда

Подробнее

0

Как вести деловую переписку — советы предпринимателям

user-pic
Ближе к делу

Команда информационно-обучающего портала

В этой статье
Виды деловых писемОбщие требования к деловому письмуТехнические требования к письмамСтруктура делового письмаТоп-5 советов для делового письмаЧастые ошибки в деловых письмахКак проверить своё деловое письмо

Опубликовано: 15.06.2023

Деловая переписка часто заменяет встречи и совещания — это экономит время. Но от качества письма также зависит отношение сотрудников, коллег и партнёров к адресанту. Чтобы не давать поводов для раздражения, не терять репутацию и при этом следовать этикету, важно изучить основные правила деловой переписки. Читайте о них в статье.

Виды деловых писем

Для каждого случая есть разные виды деловых писем. Например, для отклика на вакансию используют сопроводительное письмо, а чтобы выразить недовольство — письменную претензию.

Виды деловых писем 

  • письма-заказы 
  • письма-претензии
  • письма-знакомства
  • гарантийные письма
  • письма-напоминания
  • сопроводительные письма

Пример гарантийного и сопроводительного письма можете посмотреть по ссылке и скачать в качестве примера.

Общие требования к деловому письму

Уважительный тон. В деловой переписке нельзя допускать фамильярность. Если знакомы с получателем, можно обратиться по имени. Если нет — только по имени и отчеству.

Письмо на языке получателя. Если идёт международная переписка, письма готовятся на языке получателя либо на английском.

Верное обращение. Если идёт обращение к конкретному человеку, например, генеральному директору компании — нужно использовать только «Вы», «Вас», «Вам» с прописной буквы. Если в письме обращаются к группе людей, например, к сотрудникам отдела бухгалтерии — «вы» пишется с маленькой буквы.

Технические требования к письмам

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Следование правилам ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.

Выбирайте подходящий размер шрифта. Как указано в ГОСТ, при оформлении делового письма используют кегль 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й.

ГОСТ разрешает использовать шрифты меньшего размера в текстах таблиц. Например, если текст написан 12 кеглем, то в таблице можно использовать 11 или 10. 

Выбирайте простой шрифт. Не стоит использовать вычурные, специализированные шрифты. Самый распространённый шрифт для деловых писем — Times New Roman.

Учитывайте интервал. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Последний более читабельный и визуально приятный.

Структура делового письма

 Как правило, структура современного делового письма включает 7 составляющих. Рассмотрим ниже в таблице.

Данные отправителя и дату подготовки письмаИП «Помидоров»от 15.07.2022г.
Адрес получателя с указанием конкретного корреспондента или отделаИП «Огурцов»                                                                                                         Директоруг. Москва, ул. Строительная, д.83, оф. 5Тел. (958) 687-46-09                                                                                           
Вступительное обращение«Уважаемый Александр Алексеевич»
Основной текст — две частиВ первой части прописываются причины или цели письма, во второй — выводы, запросы или предложения
Указание на приложения к письму, если они есть«Действующий прайс приложен»
Заключение«С уважением и готовностью к сотрудничеству…»
«С уважением…»
Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.Помидоров
Тел. (958) …   

Топ-5 советов для делового письма

Собрали 5 советов, которые помогут сделать деловое письмо эффективнее.

Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.

Делите текст на абзацы. Полотно текста пугает читателя — он может убрать письмо и никогда к нему не возвращаться. Поэтому любой текст нужно делить на смысловые блоки — абзацы. Так визуально текст будет выглядеть более читабельным, а информация — усваиваться лучше.

Избегайте длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими. Если предложения будут длинные,текст получится нечитабельным. Чем короче предложение, тем лучше усваивается смысл.

❌ Не воспринимается✅ Воспринимается
Доброго времени суток, уважаемый участник. Спешим сообщить Вам, что по причинам, изложенным далее по тексту, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции и отозвать Ваше приглашение. Приносим свои извинения за неудобства, принесённые Вам.Сергей, добрый день. К сожалению, вынуждены Вам отказать в участии в конференции, потому что… Просим прощения за неудобства.

Не используйте креатив. Загадочные заголовки в стиле «Как наша продукция вдвое увеличила прибыль строительной компании», эпитеты, восклицательные знаки не подходят для официальных писем и обращений. Стиль делового письма консервативен.

❌ Креативно✅ По делу
Привет! Короче, этот день Вы ждали больше всего — мы пришли к Вам с коммерческим предложением. Суетиться не нужно, давайте обсудим условия и подпишем пару бумажек.КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕот «___»_____________ 20_ года          Наименование организации «_______________________________________»Далее можно прописать предложения и указать услуги, сроки, оплату и условия доставки.

Откажитесь от штампов и канцеляризмов. Чаще всего они раздражают получателей.

❌ Раздражает✅ Подойдёт
Доброго времени суток!Здравствуйте
Добрый день
Будьте так добры отправить заказ до 16.00Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00

Частые ошибки в деловых письмах

Мешать несколько тем в одном письме. Главное в деловом письме — чётко донести мысль. Если совмещать в тексте несколько тем, например, про новогодний корпоратив и планы по закупке — получатель не поймёт, на что сначала обратить внимание.

Перед тем как писать письмо, задайте себе вопрос: «О чём мне нужно сообщить?». А в начале текста лучше сразу обозначить тему: «Коллеги, пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Так адресат сразу обратит внимание на основной посыл.

Допускать опечатки в тексте. Офисные программы, на которых мы пишем письма, подсказывают, если автор допускает ошибки в тексте. Но не стоит на них полагаться — они не всегда срабатывают.

Если в штате компании есть корректор, лучше на всякий случай попросить его посмотреть текст. Если нет — проверяйте орфографию с помощью онлайн-сервисов. Например, через Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы работают по одному принципу: подсвечивают недочеты и предлагают варианты исправлений.

Как проверить своё деловое письмо

  • Есть все элементы письма: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контакты.
  • В письме одна тема. Если две — нужно второе письмо.
  • Письмо написано уважительным тоном и без панибратства.
  • В письме нет креатива, который могут не понять, штампов и канцеляризмов.
  • Письмо оформлено по ГОСТ: шрифт простой, размер 12–14, интервал 1,5.
  • Текст разбит на абзацы. В нём нет сложных предложений и конструкций.
  • В письме нет ошибок и опечаток.
#деловаяпереписка

Читайте также

0

Онлайн-совещание: правила проведения и подводные камни

Современные технологии существенно меняют повседневную жизнь. Они активно внедряются в бизнес-сферу. Сейчас регулярные и срочные ...

30 мая 2023

0

Как открыть рыбный магазин

Чтобы открыть рыбный магазин, нужно учесть кучу нюансов: как хранить товар, где искать поставщиков и какие документы подготовить.

1 марта 2024

0

Непобедимые и уязвимые — как руководителю защититься от мошенничества

Руководители — привлекательные жертвы для мошенников. В их руках находятся не только большие финансы, но и доступы ко всем ...

30 ноября 2021

0

Совместные активности с сотрудниками на удаленке

Удаленная работа, которая стала символом последних лет, не сдает свои позиции и в 2022 году. Как не позволить сотрудникам ...

19 марта 2021