Опубликовано: 15.06.2023
Деловая переписка часто заменяет встречи и совещания — это экономит время. Но от качества письма также зависит отношение сотрудников, коллег и партнёров к адресанту. Чтобы не давать поводов для раздражения, не терять репутацию и при этом следовать этикету, важно изучить основные правила деловой переписки. Читайте о них в статье.
Виды деловых писем
Для каждого случая есть разные виды деловых писем. Например, для отклика на вакансию используют сопроводительное письмо, а чтобы выразить недовольство — письменную претензию.
Виды деловых писем
- письма-заказы
- письма-претензии
- письма-знакомства
- гарантийные письма
- письма-напоминания
- сопроводительные письма
Пример гарантийного и сопроводительного письма можете посмотреть по ссылке и скачать в качестве примера.
Общие требования к деловому письму
Уважительный тон. В деловой переписке нельзя допускать фамильярность. Если знакомы с получателем, можно обратиться по имени. Если нет — только по имени и отчеству.
Письмо на языке получателя. Если идёт международная переписка, письма готовятся на языке получателя либо на английском.
Верное обращение. Если идёт обращение к конкретному человеку, например, генеральному директору компании — нужно использовать только «Вы», «Вас», «Вам» с прописной буквы. Если в письме обращаются к группе людей, например, к сотрудникам отдела бухгалтерии — «вы» пишется с маленькой буквы.
Технические требования к письмам
Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Следование правилам ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.
Выбирайте подходящий размер шрифта. Как указано в ГОСТ, при оформлении делового письма используют кегль 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й.
ГОСТ разрешает использовать шрифты меньшего размера в текстах таблиц. Например, если текст написан 12 кеглем, то в таблице можно использовать 11 или 10.
Выбирайте простой шрифт. Не стоит использовать вычурные, специализированные шрифты. Самый распространённый шрифт для деловых писем — Times New Roman.
Учитывайте интервал. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Последний более читабельный и визуально приятный.
Структура делового письма
Как правило, структура современного делового письма включает 7 составляющих. Рассмотрим ниже в таблице.
| Данные отправителя и дату подготовки письма | ИП «Помидоров»от 15.07.2022г. |
| Адрес получателя с указанием конкретного корреспондента или отдела | ИП «Огурцов» Директоруг. Москва, ул. Строительная, д.83, оф. 5Тел. (958) 687-46-09 |
| Вступительное обращение | «Уважаемый Александр Алексеевич» |
| Основной текст — две части | В первой части прописываются причины или цели письма, во второй — выводы, запросы или предложения |
| Указание на приложения к письму, если они есть | «Действующий прайс приложен» |
| Заключение | «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…» |
| Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается. | Помидоров Тел. (958) … |
Топ-5 советов для делового письма
Собрали 5 советов, которые помогут сделать деловое письмо эффективнее.
Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
Делите текст на абзацы. Полотно текста пугает читателя — он может убрать письмо и никогда к нему не возвращаться. Поэтому любой текст нужно делить на смысловые блоки — абзацы. Так визуально текст будет выглядеть более читабельным, а информация — усваиваться лучше.
Избегайте длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими. Если предложения будут длинные,текст получится нечитабельным. Чем короче предложение, тем лучше усваивается смысл.
| ❌ Не воспринимается | ✅ Воспринимается |
| Доброго времени суток, уважаемый участник. Спешим сообщить Вам, что по причинам, изложенным далее по тексту, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции и отозвать Ваше приглашение. Приносим свои извинения за неудобства, принесённые Вам. | Сергей, добрый день. К сожалению, вынуждены Вам отказать в участии в конференции, потому что… Просим прощения за неудобства. |
Не используйте креатив. Загадочные заголовки в стиле «Как наша продукция вдвое увеличила прибыль строительной компании», эпитеты, восклицательные знаки не подходят для официальных писем и обращений. Стиль делового письма консервативен.
| ❌ Креативно | ✅ По делу |
| Привет! Короче, этот день Вы ждали больше всего — мы пришли к Вам с коммерческим предложением. Суетиться не нужно, давайте обсудим условия и подпишем пару бумажек. | КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕот «___»_____________ 20_ года Наименование организации «_______________________________________»…Далее можно прописать предложения и указать услуги, сроки, оплату и условия доставки. |
Откажитесь от штампов и канцеляризмов. Чаще всего они раздражают получателей.
| ❌ Раздражает | ✅ Подойдёт |
| Доброго времени суток! | Здравствуйте Добрый день |
| Будьте так добры отправить заказ до 16.00 | Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00 |
Частые ошибки в деловых письмах
Мешать несколько тем в одном письме. Главное в деловом письме — чётко донести мысль. Если совмещать в тексте несколько тем, например, про новогодний корпоратив и планы по закупке — получатель не поймёт, на что сначала обратить внимание.
Перед тем как писать письмо, задайте себе вопрос: «О чём мне нужно сообщить?». А в начале текста лучше сразу обозначить тему: «Коллеги, пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Так адресат сразу обратит внимание на основной посыл.
Допускать опечатки в тексте. Офисные программы, на которых мы пишем письма, подсказывают, если автор допускает ошибки в тексте. Но не стоит на них полагаться — они не всегда срабатывают.
Если в штате компании есть корректор, лучше на всякий случай попросить его посмотреть текст. Если нет — проверяйте орфографию с помощью онлайн-сервисов. Например, через Advego.ru или Text.ru. Эти сервисы работают по одному принципу: подсвечивают недочеты и предлагают варианты исправлений.
Как проверить своё деловое письмо
- Есть все элементы письма: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контакты.
- В письме одна тема. Если две — нужно второе письмо.
- Письмо написано уважительным тоном и без панибратства.
- В письме нет креатива, который могут не понять, штампов и канцеляризмов.
- Письмо оформлено по ГОСТ: шрифт простой, размер 12–14, интервал 1,5.
- Текст разбит на абзацы. В нём нет сложных предложений и конструкций.
- В письме нет ошибок и опечаток.