Что такое человеко-часы и как их правильно рассчитать

Расчет человеко-часов полезен в бизнесе, а в некоторых случаях — это обязательное требование законодательства. Разберемся, как правильно посчитать количество человеко-часов, какие нюансы учитывать.

Человеко-час — это единица учета рабочего времени, равная одному фактическому часу работы сотрудника.

Расчет этого показателя нужен, чтобы заполнить Форму П-4 — «Сведения о численности и заработной плате работников» и подать ее в Росстат. Форму обязаны ежемесячно сдавать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых в штате работает более 15 человек на основании статьи 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ. Эти данные нужны Росстату, чтобы оценить состояние рынка труда и уровня доходов в стране.

В расчет человеко-часов согласно пункту 1 приказа Росстата № 647 от 16.12.2024 также входят:

В расчет не включают:

Для некоторых граждан: инвалидов, несовершеннолетних и людей, которые работают в опасных условиях труда, человеко-часы считают по особым правилам. Для них норма рабочего времени меньше стандартной. Например, для инвалидов I или II группы — не более 35 часов в неделю. И в расчете учитывают именно это значение. Это установлено в статье 92 Трудового кодекса РФ, чтобы поддержать безопасность и здоровье сотрудников.

Помимо сдачи отчетности в Росстат, компании могут использовать учет человеко-часов, чтобы рассчитать заработную плату каждого сотрудника. Для этого стоимость часа работы умножают на общее количество отработанных часов. 

«Человеко-час» тесно связан с другим понятием — «человеко-день». Этот показатель означает, что сотрудник находился на работе в течение всего рабочего дня, например, восьмичасового. При этом человеко-день не всегда равен восьми человеко-часам, так как в него могут входить периоды простоя или другие нерабочие моменты.

Пример. Из-за аварии оборудование простаивало три часа. Слесарь находился на рабочем месте восемь часов — один человеко-день, но фактически работал только пять человеко-часов.

Важно. Точный расчет человеко-часов необходим для планирования, но не стоит забывать о значимости перерывов. Они помогают сотрудникам сохранять концентрацию и продуктивность, снижают риск ошибок и переутомления. А при сложной интеллектуальной работе отдых помогает найти нестандартные решения.

В бизнесе показатель помогает принять управленческие решения. Вот как можно применить расчет человеко-часов на практике:

Планировать трудозатраты. С помощью расчета можно определить, сколько времени понадобится работникам для выполнения задания, чтобы эффективно распределить нагрузку и расставить приоритеты.

Пример. У завода крупный заказ на 50 000 деталей. Чтобы их изготовить, нужно 400 человеко-часов. Директор решает, какой вариант выбрать.

Первый вариант — дольше, но в изготовлении участвует только одна бригада из трех, а остальные сосредотачиваются на текущих заказах:

Второй вариант — быстрее, но завод в это время не будет выполнять другие заказы:

Выбор зависит от приоритета: быстро выполнить задание или сосредоточиться на текущих заказах.

Анализировать производительность. Показатель помогает оценить эффективность работы сотрудников и найти узкие места в производстве. Например:

Пример. На заводе две бригады изготовили по 1000 одинаковых елочных игрушек. Первая потратила 120 человеко-часов, а вторая — 200. Это показывает, что первая группа более продуктивна. После анализа обнаружили, что вторая бригада лишний раз промывает и сушит изделия. После исключения этого этапа обе бригады стали работать продуктивно.

Принять решение о найме. Если бизнес растет, а текущий штат часто перерабатывает, анализ человеко-часов покажет точку, когда пора расширять команду.

Пример: В логистической компании появились новые клиенты, поэтому сильно увеличилась нагрузка на водителей. Расчет человеко-часов показывает, что у всех переработки. Это значит необходимо нанять еще сотрудника, чтобы избежать усталости водителей в рейсах.

Показатель рассчитывают исходя из количества сотрудников и их часов работы.

Чтобы определить дневной показатель, нужно умножить число задействованных работников на время их работы за эти сутки.

Человеко-часы = Количество работников × Часы работы за день

Показатель нужен, чтобы составить графики смен и при необходимости рассчитать почасовую оплату сотрудникам.

Чтобы рассчитать показатель за неделю, нужно добавить еще количество рабочих дней в этом периоде.

Человеко-часы = Количество работников × Часы в день × Рабочие дни недели

Еженедельные показатели нужны, чтобы не перегружать сотрудников:

Для месячного расчета необходимо учесть общую сумму рабочих дней в месяце.

Человеко-часы = Количество работников × Часы в день × Рабочие дни в месяце

Ежеквартальный расчет человеко-часов — это сумма отработанного времени всех сотрудников за три месяца.

Человеко-часы = Месяц 1 + Месяц 2 + Месяц 3

Показатели рассчитывают, чтобы сдать Форму П-4 в Росстат:

Для годового расчета необходимо учесть общую сумму рабочих дней в году.

Человеко-часы = Количество работников × Часы в день × Рабочие дни в году

Если у работников было разное количество отработанных дней, то нужно считать по формуле:

Человеко-часы = (Часы работника 1) + (Часы работника 2) + … + (Часы работника N)

Показатель помогает контролировать количество сверхурочных часов. Их должно быть не более 120 в год у каждого сотрудника. Иначе нужно будет нанимать дополнительный персонал, чтобы сократить количество переработок.

В таких случаях также учитывают фактическое время работы сотрудников.

В этом случае складывают продолжительность работы каждого работника за определенный период. По статье 104 Трудового кодекса РФ, если ежедневную норму не получается соблюдать из-за сменности, учет ведут за месяц, квартал или год. При этом контрольный период составляет неделю — это позволяет оперативно отслеживать нагрузку и предотвращать переработки сотрудников.

Пример. У завода три смены по восемь часов. Сотрудники работают по скользящему графику и чередуют смены в течение месяца. Так как некоторые смены выходят за рамки одного дня, расчет человеко-часов делают за месяц. Для контроля переработок у сотрудников предприятие ведет дополнительный учет человеко-часов за неделю.

Если сотрудник работает не весь день, учитываются только отработанные часы.

Важно. Чтобы сотрудник точно знал, когда он должен работать, в трудовом договоре нужно точно прописывать продолжительность неполного дня. Например, четыре часа с 9-00 до 13-00, график работы и перерывы. Если неполный рабочий день будет только по некоторым дням, то это тоже должно быть отражено в договоре.

Пример. В ресторане бармен из-за низкой нагрузки в будни работает неполный день. В договоре у него должен быть отражен точный график работы:

Переработку включают в общий расчет.

Пример. Бухгалтер в конце года сдавал отчетность и задержался до 10 вечера. Значит, за день он отработал 11 человеко-часов.

Ненормированный рабочий день — это эпизодическое привлечение к сверхурочной работе. За это работнику положен дополнительный оплачиваемый отпуск — не менее трех дней, даже если он задержался на работе только один раз за год.

Важно. Не стоит забывать, что чрезмерная нагрузка ведет к выгоранию и проблемам со здоровьем. Сверхурочные часы должны быть исключением, а не нормой.