Как повысить эффективность работы сотрудников

Успешные компании постоянно работают над улучшением своей производительности. Например, с помощью цифровизации и внедрения искусственного интеллекта, которые также помогают оптимизировать численность сотрудников. Но без системы оценки эффективности персонала может получиться наоборот: качество выполнения задач будет снижено, а бизнес-процессы замедлятся. В статье разберём, как подход Business Performance Management поможет в этом разобраться.  

Business Performance Management (BPM) — это процесс управления производительностью бизнеса, который включает в себя:

Основная цель BPM — обеспечить высокую производительность и эффективность бизнеса путём управления его производственными, финансовыми и операционными показателями. 

Внедряя BPM, организации могут определять области улучшения, оптимизировать свои ресурсы, повышать эффективность и прибыльность. На практике это отражается в оптимизации стоимости, времени и качества исполнения бизнес-процессов. Все действия должны быть направлены на отказ от дублирующих и избыточных операций или действий, не приносящих внутренней или внешней пользы. 

Рассмотрим несколько ситуаций, когда внедрение Business Performance Management (BPM) может быть полезным:

В целом внедрение BPM может быть полезным в любой момент, когда компания стремится к улучшению своей производительности, эффективности и принятию обоснованных решений. Если говорить об управлении персоналом, то BPM анализирует не деятельность самих сотрудников, а операции и процессы. Благодаря такому подходу, можно не только убрать дублирующиеся функции среди сотрудников, но и более тщательно проанализировать бизнес-процессы, которые завязаны на работе того или иного отдела.

В рамках этого шага руководителю необходимо определить ключевую цель изменений. Это может быть как удержание уже захваченной доли рынка, так и сохранение уже достигнутых показателей прибыли. После обозначения цели формулируются значения ключевых целевых показателей в областях продуктовой, клиентской, ценовой и других стратегий. Эти показатели должны иметь чёткие количественные значения и временные границы.

На этом этапе необходимо проанализировать все существующие в компании бизнес-процессы и распределить их по трём категориям:

После оптимизации бизнес-процессов можно приступать к изменениям организационной структуры. Необходимо ликвидировать наиболее неэффективные вспомогательные подразделения или отдать их на аутсорс. Например, сервис ВТБ «Управление подбором персонала» позволяет сэкономить минимум 2 оклада HR-а ежегодно за счёт автоматизации труда в кадровой службе. Всего 1 минута требуется на создание вакансии и запуск процесса поиска работника с релевантным опытом. Вы сможете работать со множеством кандидатов в единой базе, снизить расходы на поиск и повысить конверсию принятых офферов. 

Для эйчаров это в первую очередь экономия времени за счёт сведения к минимуму их личного участия в рутинных процессах. Например, им не требуется рассылать кандидатам напоминания или оформлять документы вручную. Эйчары могут провести первичную оценку кандидатов с помощью искусственного интеллекта, создавать тесты, использовать встроенную видеоплатформу для интервью, а также встроенные чаты, календари, почту, интегрировать в систему мессенджеры WhatsApp и Telegram.

Оптимизация организационной структуры сопровождается сокращением сотрудников тех отделов, которые на этапе анализа определились как неэффективные. Также необходимо сократить до необходимого минимума функционал оставшихся подразделений, а затем перераспределить объём задач между оставшимися сотрудниками. 

На этом этапе важна открытая и честная коммуникация руководителей с сотрудниками. В условиях кадровых изменений основным чувством, которое испытывают работники, является страх потерять своё рабочее место. Это ведёт к снижению продуктивности персонала и замалчиванию проблем, что негативно отражается на функционировании компании. Необходимо донести до оставшихся сотрудников их важность и ценность. Это можно сделать путём привлечения работников к обсуждению вопросов развития бизнеса и реорганизации системы материального и нематериального поощрения.

Как уже говорили выше, реорганизация системы мотивации должна поощрить сотрудников выполнять свою работу проактивно. В условиях оптимизации затрат на Фонд оплаты труда (ФОТ) необходимо изменить соотношение постоянной и переменной частей в сторону увеличения переменной части и выплачивать переменную часть за только выполнение KPI.

Очень важна и система нематериальной мотивации. Возможность получить свою «минуту славы» и благодарность способствует повышению чувства собственной важности и сотрудника, что позволяет ему меньше беспокоиться за своё рабочее место и сосредоточиться на проактивном выполнении задач. Важно помнить, что не стоит ограничиваться только лишь нематериальными поощрениями. Материальная мотивация (бонусы, повышение зарплаты или премии) может стать мощным стимулом для сотрудников, талантливых профессионалов и эффективных работников. Главное, чтобы была очевидна непосредственная связь между достижениями и вознаграждением. Комбинирование материальных и нематериальных поощрений может быть наиболее эффективным подходом, чтобы удовлетворить разнообразные потребности и мотивацию сотрудников.

Все изменения должна реализовывать команда созидателей, спокойных за своё рабочее место. Делегирование задач по оптимизации бизнес-процесса отделам, способным попасть под сокращение, влечёт за собой неэффективное выполнение этой работы.

Применение BPM в бизнесе может помочь повысить производительность сотрудников, оптимизировать бизнес-процессы и достичь целей компании. Для эффективного управления производительностью необходимы достоверные данные и метрики. Если компания не имеет системы сбора и анализа данных, это может затруднить внедрение BPM. Необходимо разработать систему сбора данных и определить ключевые показатели эффективности (KPI), которые помогут измерить производительность персонала.