Бухгалтерский баланс: что это такое и как его составлять

Бухгалтерский баланс — это таблица, в которой собраны все данные о том, чем владеет организация и за счет каких источников это имущество появилось. В России действует единая форма бухгалтерского баланса, и ее должны составлять все организации.

На практике составить баланс самому очень сложно. Нужно знать правила бухучета, уметь работать с оборотно-сальдовой ведомостью, понимать, как переносить остатки по счетам и грамотно заполнять ведомость. Поэтому проще доверить эту задачу бухгалтеру: он подготовит баланс, внесет все данные и вовремя отправит отчетность.

Бухгалтерский баланс обязаны составлять почти все организации в России (ст. 6 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Исключения тоже есть, и они прямо перечислены в законе.

Баланс должны сдавать:

Сначала нужно подать отчетность в налоговую инспекцию, а дальше документы размещаются в государственном реестре бухгалтерской отчетности (ГИР БО).

Для части компаний закон предусматривает упрощенный формат отчетности. На него претендуют субъекты малого предпринимательства:

Тогда сдается упрощенный баланс: в нем меньше строк и нет детализации по каждой статье. 

От сдачи бухгалтерского баланса освобождены:

Обратите внимание:

Если у вас ООО, баланс сдают всегда, даже при «нулевой» деятельности. Если ИП — достаточно налоговой отчетности.

Баланс состоит из двух блоков: 

Баланс устроен так, что итоговые суммы в активе и пассиве всегда совпадают. Если увеличился актив, то появляется соответствующая запись в пассиве.

Пример:

Компания купила станок в кредит. В активе появляется «основное средство» на 1 млн рублей, а в пассиве — «задолженность перед банком» на ту же сумму.

Бухгалтер готовит отчет сразу на три года — на конец текущего и еще за два предыдущих.

Активы — это имущество фирмы в денежной оценке. Их делят на долгосрочные и краткосрочные.

Долгосрочные активы (раздел I — внеоборотные)

Они остаются в компании дольше года и постепенно приносят выгоду. Сюда относят:

Пример: 

Автосервис купил подъемник за 300 000 рублей. Он будет использоваться несколько лет, поэтому попадает во внеоборотные активы.

Краткосрочные активы (раздел II — оборотные)

Они обращаются в деньги или расходуются в течение года:

Пример: 

У компании по продаже мебели на складе лежит товар на 900 000 рублей, а на банковском счете осталось 150 000 рублей. Эти суммы относятся к оборотным активам.

Пассивы показывают, откуда бизнес получил деньги: из вложений учредителей, прибыли прошлых лет, кредитов и займов.

Структура пассивов выстроена по степени срочности: 

Это дает полное представление о том, насколько компания автономна и зависит от кредиторов.

Раздел III. Капитал и резервы

Здесь отражают уставный капитал, добавочный капитал, резервные фонды и нераспределенную прибыль. Это те ресурсы, которые принадлежат самой компании и ее владельцам.

Пример: 

Собственник бизнеса внес 100 000 рублей в уставный капитал. Эта сумма фиксируется в разделе «Капитал и резервы».

Раздел IV. Долгосрочные обязательства

Сюда попадают долги, которые нужно вернуть позже чем через год: кредиты, займы, отложенные налоги, резервы под будущие расходы.

Пример: 

Строительная фирма взяла кредит в банке на 7,5 млн рублей на три года. Он отражается в долгосрочных обязательствах.

Раздел V. Краткосрочные обязательства

Это обязательства, которые нужно закрыть в течение 12 месяцев: кредиты, займы, задолженность перед поставщиками, налоги, зарплаты, а также доходы будущих периодов.

Пример: 

Кафе закупило продукты на 345 000 рублей с отсрочкой платежа на два месяца. До оплаты эта сумма числится как краткосрочная кредиторская задолженность.

Бухгалтерский баланс составляется по единой форме № 1 (ОКУД 0710001). Сокращать ее или изменять структуру нельзя — все строки и разделы должны оставаться на месте.

В «шапке» баланса указывают код формы, дату, полное название компании и ее реквизиты (ИНН, ОКПО, ОКВЭД2, ОКОПФ/ОКФС). Там же фиксируется единица измерения — всегда в тысячах рублей без копеек. Если отчетность подлежит аудиту, добавляют данные об аудиторской фирме.

Цифры показываются сразу на три даты: конец отчетного года и еще за два предыдущих периода. Если по какой-то строке нет данных, ставится прочерк. 

Нужно перепроверить, что реально есть на складах, в кассе, на расчетных счетах, и какие обязательства числятся за компанией. Данные должны совпадать с учетом (ст. 13 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Дальше бухгалтер формирует оборотно-сальдовую ведомость — таблицу, где видно, сколько было средств на начало года, какие операции прошли и что осталось в конце.

Когда бухгалтер берет данные из оборотно-сальдовой ведомости, он раскладывает их по разделам баланса. 

Пример:

Если у компании на складе лежат материалы (например, пачка бумаги, краска или запчасти для оборудования), их стоимость попадет в строку «Запасы». Или, например, если фирма не успела выплатить зарплату сотрудникам за декабрь, то долг по зарплате покажут в разделе «Краткосрочные обязательства» как «Задолженность по оплате труда».

Когда все суммы распределены, их вносят в официальный бланк баланса (форма № 1). В шапке документа проставляют реквизиты компании и дату отчета, а ниже заполняют таблицу с активом и пассивом. Цифры указывают в тысячах рублей и сразу за три года.

Нужно убедиться, что сумма активов и пассивов будет одинаковой. Если цифры не совпадают, значит, нужно искать, где ошибка: возможно, вы неправильно распределили остатки или пропустили какую-то операцию.

Готовый баланс подписывает руководитель и бухгалтер. В акционерных обществах документ дополнительно утверждается собранием акционеров, а в ООО — собранием участников.

Чтобы составить отчет правильно, бухгалтер опирается на несколько источников:

1. Регистры бухгалтерии. Это счета и оборотно-сальдовая ведомость, где фиксируются все остатки и обороты.

2. Первичные документы. К ним относятся накладные, акты, договоры, счета-фактуры, кассовые ордера и банковские выписки.

3. Инвентаризационные ведомости. Они подтверждают, что фактические остатки на складе и в кассе совпадают с учетными данными.

4. Учетная политика компании. В ней прописаны правила отражения операций и методики, по которым ведется учет.

Баланс является частью годовой бухгалтерской отчетности. Его необходимо направить в налоговую не позднее 31 марта следующего года.

Если крайняя дата выпадает на выходной или праздник, закон не обязывает переносить срок. На практике инспекции принимают отчет в первый рабочий день, но компаниям лучше не рисковать и сдавать документы заранее.

Пример:

За 2024 год баланс нужно отправить до 31 марта 2025-го. 

Теперь подать баланс можно только в электронном виде через операторов ЭДО (электронного документооборота).

Баланс относится к годовой отчетности. Если его не подать вовремя, это будет грубым нарушением правил бухучета (15.11 КоАП РФ).

Чем это грозит:

Баланс — публичный документ. Его отсутствие в базе ГИР БО сразу видно банкам и партнерам. Без отчетности могут отказать в кредите, в госзакупках или в заключении контракта.

Документ нужно хранить минимум пять лет после отчетного года (ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). 

Пример:

Компания сдала баланс за 2024 год в марте 2025-го. Хранить его она обязана до конца 2029 года. 

Вместе с самим балансом в архив отправляются:

Даже если в 2026 году компания поменяла систему бухучета, старые документы все равно придется держать у себя до истечения срока.