Аутсорсинг: что это такое, каким компаниям подходит и как его организовать

Если в компании собственные специалисты загружены работой, а расширять штат невыгодно, часть задач можно передать сторонним исполнителям — это называется аутсорсинг. В статье расскажем, как он работает, кому подходит и чем отличается от фриланса.

Предприниматель передает задачу внешнему исполнителю по договору и не нанимает сотрудника в штат. При этом заказчик: 

А подрядчик:

Чаще всего аутсорсинг используют, когда:

✅ Приходится часто искать и обучать новых сотрудников. Например, турагентству во время высокого сезона нужно больше сотрудников, чем обычно. Но у компании нет времени на длительный поиск и обучение. В таком случае можно обратиться к сторонним специалистам и найти опытных работников на сезон.

✅ У сотрудника небольшой объем работы. Если задач мало, искать сотрудника в штат, покупать для него оборудование и специальные программы может быть невыгодно. Например, небольшой компании проще передать бухгалтерию сторонним специалистам — не нужно будет выделять место в офисе и покупать программу для бухучета.

✅ В команде нет нужных специалистов. Допустим, компания хочет сделать сайт, регулярно пополнять его текстами и обслуживать. Для этого нужны будут разные исполнители: дизайнер, веб-разработчик, контент-менеджер. Если это сайт с небольшим количеством страниц, а контента не так много, в штат невыгодно нанимать столько специалистов с разными навыками. Эту задачу можно передать веб-студии. 

✅ Хочется сэкономить на постоянных расходах. Аренда офиса, техника, налоги и взносы — все это дополнительные затраты для бизнеса. При аутсорсинге вы платите только за услугу — например, вся маркетинговая команда из внешней компании может работать удаленно.

✅ Нужно быстро масштабироваться. Например, вы открыли новые торговые точки и хотите нанять много работников. Вместо того чтобы собирать штат HR-специалистов, можно найти подрядчиков, которые возьмут задачи по найму на себя.

Малому бизнесу. Помогает запустить бизнес без большого бюджета. Не нужно нанимать бухгалтеров, юристов и IT-специалистов — все можно передать сторонним компаниям. Например, владелец цветочного магазина может работать в нем самостоятельно, а задачи по рекламе и документообороту отдать подрядчикам.

Среднему бизнесу. Если бизнес выходит на новые рынки или запускает дополнительные направления, аутсорсинг позволяет быстро подключать нужные функции. Например, временно передать маркетинг внешнему агентству, пока не сформирован собственный отдел.

Крупному бизнесу. Помогает сократить издержки и повысить эффективность. Например, компания может передать производство комплектующих стороннему заводу, чтобы снизить затраты на оборудование и персонал.

Аутсорсер — это организация или ИП. Обычно заменяет нужного сотрудника целиком и несет полную ответственность по договору. В большинстве случаев это команда со своими ресурсами и системой контроля работы.

Фрилансер — это физлицо, обычно работает как самозанятый. Часто выполняет разовые задачи, например, пишет статьи или делает логотипы. Собрали главные отличия в таблицу.

Среди преимуществ можно отметить:

✅ Снижение рисков. Когда компания перекладывает задачи на опытного подрядчика, это снижает риски ошибок и штрафов. Особенно актуально в сложных сферах — например, бухгалтерии или разработке сайтов.

✅ Фокус на ключевых задачах бизнеса. Подрядчик отвечает за качество работы и контролирует ее, а вы можете заниматься профильными задачами. Например, если вы отдаете логистику сторонней компании, то можно направить усилия на развитие продукта или поиск новых поставщиков.

✅ Гибкость и масштабируемость. Легко увеличить или сократить объем работ в зависимости от потребностей бизнеса, при этом сотрудников не придется увольнять. Например, на время запуска сезонного проекта подключить команду маркетологов, а потом оставить только одного специалиста.

Но есть и минусы. Поэтому предпринимателю стоит:

В зависимости от целей и масштабов бизнеса бывает нескольких форм. Рассмотрим пять основных видов аутсорсинга:

Полный. Весь процесс работы передают внешнему подрядчику — например, бухгалтерию или техподдержку клиентов.

Частичный. Передают только часть задач. Например, IT-команда занимается разработкой продуктов, а обслуживанием и поддержкой сайтов — внешний подрядчик.

Совместный. Подрядчиков сразу несколько: например, одно агентство отвечает за рекламу, другое — за продвижение в поиске, а третье — за контент в соцсетях. В этом случае они партнеры — могут разделять выручку и вместе работать над развитием бизнеса.

Промежуточный. Передают часть рутинных задач подрядчику, когда нужно, чтобы внутренние специалисты временно сосредоточились на более важных проектах. Например, IT-отдел разрабатывает новые продукты, а техническую поддержку временно отдают на аутсорс.

Трансформационный. Предприниматель приглашает подрядчика, чтобы реорганизовать работу подразделений, выпустить новый продукт или придумать стратегию развития. Когда новый проект завершается, от его услуг отказываются.

Чтобы все работало эффективно, важно подойти к процессу системно. Вот основные шаги:

1. Определите, что хотите передать. Начните с задач, которые:

Пример

Компания продает товары онлайн, основные задачи — логистика и продажи. Бухгалтерию, настройку рекламы и сопровождение сайта можно отдать сторонней компании.

2. Найдите подходящего подрядчика. Ищите исполнителей с опытом в вашей сфере и понятной системой работы. Также оцените:

3. Заключите договор аутсорсинга. Чтобы избежать недопониманий, в нем нужно прописать:

4. Настройте процессы. Решите, как будет построено общение с подрядчиком:

Например, если вы передали компании соцсети, вы утверждаете контент-план раз в неделю и получаете отчет по вовлеченности пользователей каждый месяц.

5. Оцените результаты. Регулярно проверяйте, как подрядчик справляется с задачами, достигаются ли поставленные цели. Это поможет вовремя скорректировать работу. Что важно делать:

Например, если вы отдали сторонней компании рекламу, проверяйте, приводит ли она новых клиентов на сайт, растет ли количество заявок или покупок продукта.