Все об удалённых сотрудниках: ищем, стажируем, контролируем

Удаленная работа — это уже даже не тренд, это новая реальность. За последние три месяца ряды удаленных сотрудников пополнились еще и вчерашними обитателями офисов. В результате, в России удаленно работает каждый третий сотрудник, а последние события наталкивают на мысль, что большинство текущих сотрудников даже после выхода на работу в офис будут в своем рабочем недельном графике иметь один-два «удаленных» дня.

Перед работодателями у удаленных сотрудников есть серьезное преимущество — финансовое. Ежемесячно владельцы компаний тратят до четверти дохода, который приносит сотрудник, на содержание офисного пространства. Сюда включаются коммунальные платежи, печеньки и кофе, зарплата клинингового персонала и закупка чистящих средств. Как ни крути, на удаленных сотрудниках получается отлично сэкономить.

Запросы у удаленных сотрудников в целом меньше, чем у тех, кто хочет работать в офисе. Это делает такой контингент привлекательным для стартапов и небольших компаний, а также создает новые возможности для бизнеса. Еще один немаловажный момент — удаленные сотрудники не тратят время на дорогу.

Но, как и у любых видов работы, у удаленной есть свои нюансы. Удаленных сотрудников сложнее контролировать, сложнее подбирать и обучать. Несмотря на то, что они выгодны организации, мотивировать удаленных сотрудников — почти искусство. В отличие от сотрудников, работающих в офисе, большинство «удалёнщиков» менее лояльны к работодателю, и это понятно – они привыкли к временной, проектной работе.

Тем не менее, искушение попробовать поработать с удаленными сотрудниками высоко. Давайте разбираться, как нанять удаленного сотрудника, как проверить его навыки и как понять, что он максимально эффективно справляется с обязанностями.

Если вы нанимаете удаленного сотрудника, то первым делом нужно определиться, какие реальные результаты работы вы ждете и за какое время сможете их получить.  Алгоритм действий на этом этапе такой же, как в случае с офисным работником: вам необходимо создать профиль должности, написать вопросы к собеседованию, подготовить тестовые и проверочные задания и вопросы.

При поиске удаленных сотрудников важно знать, что гораздо эффективнее искать их не на порталах по поиску работы, а на специализированных площадках. Такие площадки можно найти в социальных сетях, мессенджерах (например, в Telegram) и на онлайн-биржах специалистов.

На таких площадках действительно уже собрана целевая аудитория кандидатов, которые претендуют на удаленную работу и которые при необходимости смогут помочь и вам, если вы не профи, в настройке удаленной работы.

Заострю на этом внимание. Половина работы при поиске удаленных сотрудников заключается в том, чтобы найти площадку для размещения удаленной вакансии. К нам часто обращаются работодатели, которые тратят немалые деньги на размещение, используя традиционные, уже привычные форматы поиска. Но то, что работает для подбора одной категории сотрудников, не всегда так же эффективно работает для другой. Как искать площадку? Смело забивайте в поисковике социальных групп «удаленная работа» и выбирайте из них площадки с большим количеством участников и высокой вовлеченностью. Не переплачивайте за размещение, максимальные тарифы не всегда означают максимальный результат!

Я перечислю несколько важных для сотрудника качеств. Если в вашем подчиненном вы увидите хотя бы половину из них, знайте – вы наняли хорошего работника.

На собеседовании проверьте этот навык, спросив у кандидата, как организован его рабочий день, с чего он обычно начинает работу, как делает перерывы в работе, какие факторы могут его отвлечь и сколько часов в день сотрудник работает.

Помните: тот, кто работает много, не всегда работает эффективно!

В подборе мы часто сталкиваемся с тем, что при малейших технических проблемах новички теряются и выпадают из рабочего процесса едва ли не на целый день. Поводов для такого «выпадения из графика» множество: отключили Интернет, слетели настройки гарнитуры, нет обновления на антивирусную систему и т.д.

Поэтому если вы сами новичок в работе с удаленными сотрудниками и система работы с ними у вас еще не выстроена, не экспериментируйте — нанимайте сотрудника с удаленным опытом работы от 1 года.

Довольно легко в режиме реального времени корректировать сотрудника, который целый день работает в офисе: что-то ему подсказать, присоединиться к переговорам с клиентом, ответить на вопрос. С удаленным сотрудников все иначе — корректировать его приходится постфактум. Именно поэтому удаленный сотрудник должен быть способен вовремя мобилизоваться: в какой-то ситуации озвучить позицию руководства, где-то «отстоять» скидку, в целом уверенно делать выбор в пользу того или иного решения.

Чтобы проверить, соответствует ли сотрудник вашим ожиданиям, еще на этапе собеседования подготовьте кейсы и примеры спорных ситуаций и посмотрите, как кандидат с ними справится.

Некоторых удаленных сотрудников приходится жестко контролировать, чтобы понимать, работают они или только делают вид. Приведу в пример поучительную историю: молодой человек успешно прошел двухнедельную стажировку на менеджера по продажам и приступил к работе. Работодатель решил проверить нового сотрудника и в течение дня несколько раз ему звонил. Выяснилось, что после первого звонка сотрудник решил, что проверки больше не будет, и благополучно уехал отдыхать с подругой. Надо ли говорить, что эффективность таких работников, как правило, нулевая?

Учитывайте, что работа с удаленными сотрудниками предполагает другие формы контроля, и их можно автоматизировать.

Гибкий ум предполагает высокую стрессоустойчивость, умение находить оптимальное решение и не терять оптимизма в сложных ситуациях. Гибкость проверяется реакцией кандидата на разные стрессовые ситуации. Хорошим результатом считается предложение как минимум двух-трех вариантов решений.

Протестировать кандидата можно, например, таким вопросом: «Вы дизайнер. Клиент просит внести правки, которые, на ваш взгляд, испортят макет. Как вы поступите?»

В поиске удаленного сотрудника очень важно проводить собеседования. Если нет возможности встретиться с сотрудником лично, проведите собеседование в формате видеоконференции. Посмотрите на жесты и мимику, вслушайтесь в интонацию. Задавайте больше открытых вопросов и обязательно выслушивайте собеседника, ведь вы «приобретаете» себе сотрудника на долгое время. Ответьте себе на вопрос, комфортно ли вам взаимодействовать с этим человеком?

Не делайте длительных встреч, лучше разделите одно большое собеседование на два, продолжительностью не более 40 минут. Запишите впечатления после первого собеседования, используя специальные ежедневники или воркбуки, и составьте уточняющие вопросы. Договоритесь о повторном собеседовании.

Приняв на работу удаленного сотрудника, не пропускайте этап адаптации и стажировки. Да, возможно, новоиспеченному сотруднику не нужно привыкать к рабочему месту. Но пройти обучение и сдать тестирование нужно обязательно. Поэтому определите этапы стажировки и критерии ее успешного прохождения.

Как и в случае с офисными сотрудниками, если есть возможность, лучше привлечь к стажировке одного из сотрудников, который давно работает и знает все процессы вашей компании. Он сможет дать новичку информацию о каждом этапе работы, а также рассказать о миссии, ценностях организации, правилах взаимодействия и в первое время всегда быть на связи.

Результатом успешной стажировки являются три составляющие: сотрудник понимает принципы работы компании, ему нравится в компании, он показал первые простые результаты работы. Если все эти три момента соблюдены, работник может полноценно вступать в должность.

Нет особой необходимости в тотальном контроле над действиями сотрудника и его постоянной проверке. Но чтобы эффективно проконтролировать удалёнщика, необходимо выбрать нужные инструменты.

Помогают существенно увеличить продуктивность удаленных сотрудников: помочь поверить в свои силы и создать атмосферу рабочего дня. «Уложите» в пятиминутное приветствие мотивацию, контроль планов и разбор сложных ситуаций. Особенно хорошо «пятиминутки» работают в компании, где больше 10-12 сотрудников.

Автоматизированные программы, системы управления продажами и процессами. СРМ можно дополнить разными приложениями, в которых возможно работать совместно: майнд-картами, виртуальными таблицами, облачными обменниками. Если же СРМ-система – это дорого или сложно для вашей компании, начинайте с простых аналоговых программ формата Trello или Google-офис.

Это специализированные программы, отслеживающие активность сотрудника за компьютером. Подходят для тех, кто пользуется персональным компьютером более 60% рабочего времени. Программа отслеживает, что делает сотрудник, снимает скриншоты экрана, помогает контролировать занятость сотрудника. Если компьютер рабочий, на установку такой программы пока не требуется разрешения работника. Тем не менее, перед установкой программы рекомендую согласовать этот вопрос с сотрудником.

Помните: какой бы инструмент вы не выбрали, не стоит гнаться за трендами или рекламой. Попробуйте разные варианты и остановитесь на том, который по душе. Постоянно исследуйте новые возможности этих инструментов и рынка программ.

Время диктует нам новые форматы работы. И чем раньше мы воспользуемся этими возможностями, тем более конкурентными будем на рынке!

Желаю вам успехов и удачного найма!