Как построить систему подбора персонала в маленькой компании

Ни для кого не секрет, что малый бизнес получает персонал «по остаточному принципу». Сильные кандидаты предпочитают вакансии в крупных организациях, которые, в свою очередь, еще на этапе студенчества готовы «ловить» большие таланты и прикладывают к этому немалые усилия.

Как в таких условиях действовать малому бизнесу, который очень далек от гигантов не только по уровню дохода, который он может предложить кандидатам, но и по компенсационному пакету? Как нанимать хороших, компетентных сотрудников?

Начну с того, как важно научиться правильно привлекать и подбирать сотрудников. И среди моих клиентов из сегмента малого бизнеса, и в многолетнем опыте моей компании, и у коллег по отрасли найдется масса примеров того, как один человек может поднять бизнес на новый уровень, а другой буквально погубить его.

Но в то же время, я вижу, что работодатели из сегмента малого бизнеса не только не используют инструменты для грамотного привлечения персонала и его оценки, но и вовсе не заинтересованы в разборе и анализе кандидатов. Несмотря на это, тем немногим работодателям, которые сейчас ищут сотрудников, повезло: из-за тяжелой ситуации на рынке появились сильные кандидаты, которых можно привлечь, чтобы усилить бизнес.

Тем не менее, этот период рано или поздно закончится, поэтому я хочу разобрать наиболее распространенные ошибки в подборе персонала и показать, что это не так сложно, как кажется, и не требует очень больших усилий. Мы разберем основные этапы найма сотрудников и поговорим о том, что следует сделать на каждом из этих этапов. В конце концов, подбор персонала — это система, и ее можно освоить, как и другие бизнес-процессы.

Стартуем грамотно

Работа над вакансией начинается с определения потребности в найме нового сотрудника. На этом этапе необходимо определить необходимость найма и описать финансовую и нематериальную мотивацию на испытательный срок и после него.

Даже если вы нанимаете нового сотрудника на место уходящего, рекомендую вам пересмотреть функционал должности. Приведу пример: к нам в агентство обратилась компания с просьбой подобрать кандидата на место уволившегося офисного администратора. После того, как мы вместе детально рассмотрели занятость администратора, стало понятно, что сотрудник был занят менее 60% времени, из которых 20% занимала работа, которая была автоматизирована, а 40% — прием посетителей и поддержание офиса в рабочем состоянии. В результате, обязанности были равномерно распределены между действующими сотрудниками, и новый персонал нанимать не стали.

Необходимые шаги

Итак, как действовать, если вы решили создать в компании систему подбора и не полагаться на случай?

Важно: реально оценивайте свои требования к кандидату! Для этого изучите статистику работающих в этой должности сотрудников, а если нанимаете сотрудника на новую должность, найдите и ознакомьтесь с нормативами и результатами, которые показывают сотрудники в первые и последующие месяцы работы. Чтобы узнать о должности больше, можно даже сходить «на разведку» к конкурентам.

Например, вы решили нанять менеджера по продажам. Тогда примерные вопросы к должности будут такие: сколько продает талантливый менеджер и за какой срок? Сколько заключает договоров? Сколько времени будет тратить на обучение?

На данном этапе необходимо записать ваши пожелания к кандидатам: какими знаниями и навыками он должен владеть, его профессиональные и личностные качества, опыт работы и результаты, а возможно, и предпочтения по увлечениям. Так появится описание вашего идеального сотрудника. Скорее всего, такого в природе нет (улыбнитесь), но на бумаге уже остались конкретные и четкие требования к кандидату, а вы знаете, какие вопросы будете задавать.

На основании этой информации составляем вакансию. Это не так просто, как кажется на первый взгляд.

Сравните, например, два варианта вакансии менеджера по продажам и убедитесь, как по-разному можно описать функционал, требования и условия на одну и ту же должность.

Вакансия №1

Не надо плыть по течению, или против течения! Нужно плыть туда, куда тебе нужно!

Мы являемся динамично растущей компанией, которая имеет офисы в Москве и Петербурге. Мы ведем активные продажи оборудования европейского производства на территории всей России и в странах СНГ. Мы одни из лидеров в сфере продаж, и этим все сказано!

Новым сотрудником нашей команды можешь стать ты, если:

Вакансия №2

Наше заведение — онлайн-университет современных digital-профессий, один из лидеров российского рынка онлайн-образования, резидент «Сколково». Миссия — изменить мир образования в России и СНГ, используя фокус на новые и востребованные профессии через технологии и инновационные методологии онлайн-обучения.

Чем предстоит заниматься:

Мы ожидаем, что вы:

Если коротко, то описание вакансии — это отдельный вид текста и у него свои особенности и структура. Обязательные блоки — список будущих обязанностей, пожелания и требования работодателя к кандидату и предлагаемые условия.

Количество просмотров и откликов кандидатов растет, если перед текстом вакансии вы размещаете короткую информацию о компании и достижениях.

Мой многолетний опыт в сфере подбора показывает, что кандидатов отпугивают фразы «динамично развивающаяся», «стремительно растущая» и подобные. Лучше напишите реальные достижения, которые есть у компании. Возможно, за прошедший год у компании открылись новые филиалы, или она начала работать с федеральными клиентами, выиграла конкурс? Напишите об этом, заменяйте шаблонные фразы и выражения в вакансии.

Также кандидатов не привлекает неясное описание обязанностей и требований. Чем понятнее вы напишете о функционале, тем больше кандидатов откликнутся на вакансию. Лучше писать простым языком, а если и использовать юмор, то аккуратно. Не забывайте о том, что неуместный юмор, помимо прочего, может дискриминировать или обидеть кандидатов. Кстати, о дискриминации. Дискриминацией в вакансии является упоминания в требованиях или пожеланиях к кандидату пола, возраста, социального статуса, внешности, национальности, расы и даже наличия имущества, необходимого для выполнения работы (например, автомобиля). Вспоминается случай, когда работодатель попросил откликаться исключительно «семейных», чем вызвал волну негодования.

Проводились специальные замеры того, во сколько раз возрастает количество откликов, если вакансия описана качественно и ясно. Откликов стало больше всего на 13%, но среди них значительно прибавилось кандидатов с нужным и релевантным опытом.

Согласно «правилу пяти источников», размещать вакансию нужно не меньше, чем на пяти площадках. Больше — можно, меньше — нельзя! Заранее определите бюджет и не выходите за его рамки. Вы увидите, что есть бесплатные возможности размещения и много новых работающих ресурсов (в том числе, в соцсетях), с которыми вы еще не сталкивались.

На некоторых сайтах по размещению вакансий предусмотрена возможность прохождения соискателями профессиональных тестов для проверки их навыков. Не рекомендую вам на этом этапе составлять большие тесты, в том числе, психологические, так как некоторые кандидаты могут отказаться из-за них от вакансии.

После того, как вы разместились, начинайте работать на опережение — изучайте резюме кандидатов самостоятельно. При приглашении на собеседование помните, что соискатели часто запрашивают информацию о компании. В этом случае можно отправить краткое описание компании и ее презентацию. Но если вы найдете время и создадите для кандидатов отдельную презентацию о компании, это будет большим плюсом в привлечении.

Собираем все отклики кандидатов и проводим первичный анализ резюме.

После того, как вы отберете подходящие вам резюме, не спешите звонить — подготовьтесь к собеседованию и воспринимайте его как своего рода экзамен, ведь перед вами незнакомый человек.

Для начала обдумайте и запишите вопросы, которые зададите кандидатам и определите ответы, по которым поймете, что можно встречаться лично. При звонке необходимо уточнить, верны ли данные в резюме. Также не лишним будет сразу узнать, где живет соискатель и удобно ли ему будет добираться до нового места работы. В подборе это называется «отсекающие интервью». Такие интервью помогают не тратить время на нецелевые собеседования.

Не игнорируйте кандидатов без резюме! Некоторые площадки уже практикуют отклик на вакансии без резюме, когда, чтобы откликнуться, кандидат может написать только данные и ключевые навыки.

Не стоит принимать решение о приеме кандидата только в телефонном разговоре. Даже если у вас нет возможности пригласить соискателя на встречу в офис или вы нанимаете удаленного сотрудника, все равно проведите интервью по видеосвязи.

Каждый навык можно проверить набором вопросов. Например, чтобы узнать мотивацию и потребности кандидата, уточняем, по каким причинам он увольнялся с предыдущих мест работы. Если услышите похожие причины, это и будет основным мотивом кандидата. Если в ответ на вопрос чего хочет и ждет кандидат от нового места работы, он не отвечает четко, возможно, и на новом месте он не сможет удовлетворить свои потребности.

Записывайте свои мысли и ответы соискателя на собеседовании. Впоследствии эти записи помогут принять решение, если вы будете сомневаться между двумя — тремя кандидатурами.

Попросите кандидатов подтвердить профессиональные навыки. Например, бухгалтеру можно предложить пройти профессиональный тест, а менеджера по продажам проверить на знание технологии продаж. Для «активных» и «ответственных» вакансий подходят решения кейсов. Возьмите сложную ситуацию, которую приходилось решать с клиентом, и спросите кандидата, как бы поступил он?

Подбор руководителя — более сложная процедура, но если вы изучите тему оценки навыков руководителя и не будете отступать от нашего процесса, у вас и это получится!

Итак, вы провели первичные собеседования и уже определились с несколькими кандидатами. Самое время пригласить их на финальное собеседование, после которого счастливчик получит от вас оффер (предложение о трудоустройстве).

Для чего мы проводим финальные собеседования и почему это важный этап подбора, который не стоит пропускать?

Финальное собеседование — это возможность еще раз проверить риски по кандидатам, задать интересующие вопросы. Достигнуть предварительных договоренностей о выходе, заработной плате, условиях, графике и других аспектах работы, а также исключить так называемые «сюрпризы». Например, довольно часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда у кандидатов заранее, до поиска работы, был запланирован отпуск, и он как раз приходится на первые месяцы новой работы. Как правило, работодатель идет на уступки, но адаптацию после таких отпусков приходится строить заново.

Кроме того, перед выходом кандидата на работу можно — с его разрешения – проверить рекомендации. Этот этап также включает проверку подлинности документов кандидата.

Если все формальные процедуры соблюдены, приглашаем кандидата на работу! 

Здесь не выдыхаем, еще рано! Подбор сотрудника заканчивается успехом только после пройденного испытательного срока. Случается, что сотрудник прилагает усилия лишь в первый месяц работы, но после или «выгорает», или устает, или теряет мотивацию. Успешное прохождение испытательного срока — это не «качели результатов», а стабильное положительное изменение. Поэтому считать сотрудника новичком стоит не один месяц, а три.

Результаты адаптации сотрудника и то, как легко она пройдет, зависят от четкой структурированной работы с новичками. Не забывайте обеспечивать информационную, техническую, психологическую поддержку. Подготовьте хотя бы небольшое обучение, информацию о компании, список коллег, к которым можно обращаться с вопросами.

Система, которую вы внедрите в подбор персонала, поможет в главном — не стопорить бизнес отсутствием нужных сотрудников на местах.

Желаю удачи и процветания!