Что такое счет-фактура
Организации и ИП часто покупают товары и услуги для своего бизнеса у других компаний и предпринимателей. При этом оформляют пакет документов:
- Передаточный документ. Товарная накладная подтверждает, что продавец передал покупателю товар, а акт выполненных работ (оказанных услуг) — что поставщик произвел работы или оказал услуги.
- Счет на оплату. Сообщает покупателю реквизиты и сумму для оплаты.
- Счет-фактура. Подтверждает ставку и сумму налога на добавленную стоимость (НДС). Плательщики НДС при продаже своих товаров и услуг добавляют к их стоимости 20%, 10%, 7% или 5%. Они могут уменьшить сумму налога, который заплатили своим поставщикам. Эти суммы и подтверждает счет-фактура.
Пример.
ООО «Диванов» продает мебель, облагаемую НДС по ставке 20%. За квартал отгрузили товара на 1 миллион рублей без НДС.
НДС с продаж:
1 000 000 × 20% = 200 000 рублей.
Эту сумму компания «Диванов» заплатила бы в бюджет, если бы не было расходов, в цене которых был НДС. Но компания «Диванов»:
- закупала товары у ООО «Бета» на сумму 600 тысяч рублей, в том числе НДС (20%) 120 тысяч рублей;
- пользовалась услугами аренды склада у ООО «Гамма» на сумму 300 тысяч рублей, в том числе НДС (20%) 60 тысяч рублей.
Если у ООО «Диванов» есть правильно заполненные и подписанные счета-фактуры по этим операциям, бухгалтер уменьшит сумму НДС к оплате:
200 000 – 120 000 – 60 000 = 20 тысяч рублей.
Подробнее о расчете НДС с примерами читайте в этой статье.Обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены в п. 5 ст. 169 НК РФ:
- номер и дата;
- наименование, адрес, ИНН, КПП продавца и покупателя;
- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
- список товаров, работ, услуг с единицами измерения;
- количество товаров, работ, услуг;
- наименование валюты;
- цена за единицу без НДС;
- стоимость за все количество без НДС;
- сумма акциза по подакцизным товарам;
- налоговая ставка;
- сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
- общая стоимость товаров с учетом НДС.
Важно для предпринимателя. Проверяйте, правильно ли заполнен счет-фактура. Из-за ошибок налоговая может не принять документ к учету, и вы заплатите НДС больше. Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации-продавца, индивидуальный предприниматель или его уполномоченное лицо. Документ оформляют в двух экземплярах: для продавца и покупателя.
Когда оформляют счет-фактуру
Плательщики НДС выставляют счет-фактуру, когда:
Продают товары, работы, услуги другим организациям и ИП, в том числе за рубеж. Продавец с помощью счета-фактуры подтвердит, что правильно исчислил и заплатил НДС в бюджет. А покупатель — что имеет право на вычет.
Получают аванс (предоплату) от покупателя. Покупатель может принять НДС к вычету, даже если еще не получил товар, — с суммы предоплаты. Для этого нужен счет-фактура на аванс. В нем указывают сумму предоплаты и номер платежного поручения.
Выступают в роли налогового агента по НДС. Иногда покупатель обязан перечислить налог в бюджет за продавца. Тогда он оформляет счет-фактуру в одном экземпляре.
Например, покупатель становится налоговым агентом по НДС, когда:
- покупает товары у иностранной организации (п. 1 ст. 161 НК РФ);
- покупает или арендует федеральное или муниципальное имущество, или имущество субъектов РФ (п. 3 ст. 161 НК РФ).
Косвенные налоги в РФСчет-фактуру нужно выставить в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. Документ может быть бумажным или электронным.
Что такое УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет плательщикам НДС оформить один документ вместо двух. Он заменяет:
1. товарную накладную или акт, подтверждающие передачу товаров, оказание работ или услуг;
2. счет-фактуру, подтверждающий ставку и сумму НДС.
В универсальном передаточном документе важно указать статус:
1, если универсальный передаточный документ оформлен вместо двух документов: передаточного (товарной накладной или акта) и счета-фактуры. В этом случае в УПД указывают обязательные реквизиты обоих документов.
2, если универсальный передаточный документ выступает в роли только передаточного документа. В нем не заполняют реквизиты, которые обязательны только для счета-фактуры:
- платежно-расчетный документ (строка 7);
- сумма акциза (графа 6);
- налоговая ставка (графа 7);
- страна происхождения товара (графы 10, 10а);
- номер таможенной декларации (графа 11).
Что важно знать предпринимателю?
Один универсальный передаточный документ может включать и товары, и работы, и услуги. Если вы поставили покупателю мебель и собрали ее, УПД заменит товарную накладную, акт выполненных работ и счет-фактуру.
Как выставляют УПД
Так как универсальный передаточный документ заменяет передаточный документ, его нужно выставить в день отгрузки товаров или оказания услуги. УПД можно оформить в бумажном или электронном виде в двух экземплярах — для продавца и покупателя.
И покупатель, и продавец должны быть согласны использовать универсальный передаточный документ. Это условие лучше прописать в договоре.
Можно ли использовать два документа одновременно
Организация или ИП может одним покупателям выставлять универсальный передаточный документ, а другим — комплект из передаточного документа и счета-фактуры. Это зависит от договоренностей с каждым из партнеров.
Можно выставить и счет-фактуру, и универсальный передаточный документ для одной и той же продажи. Но так теряется смысл универсального документа, который нужен, чтобы сократить количество документов.
Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры
Универсальный передаточный документ не может заменить счет-фактуру в случае:
- Аванса. УПД отражает факт передачи товара или оказания услуги. Поэтому его нельзя оформить, когда покупатель перечислил предоплату, но не получил товар.
- Корректировки другого документа. Исправить ошибки в документе можно только таким же документам. Например, если вы выставили счет-фактуру, а потом обнаружили в нем ошибки, нужно составить корректировочный счет-фактуру. Составить корректировочный универсальный передаточный документ уже нельзя.
Счет-фактура и УПД: в чем разница
Собрали отличия в таблицу:
Счет-фактура | Универсальный передаточный документ (УПД) | |
Обязателен или нет | Обязателен для плательщиков НДС | По желанию продавца и покупателя |
Зачем нужен | подтвердить ставки и суммы НДС | • подтвердить факт передачи товара / оказания услуги (всегда); • подтвердить ставки и суммы НДС (если указан статус 1). |
Когда нужен | • при передаче товара или оказании услуги; • при перечислении предоплаты; • при выполнении обязанностей налогового агента по НДС. | при передаче товара или оказании услуги |
Кто оформляет | • покупатель, если выступает в роли налогового агента по НДС; • продавец в остальных случаях. | продавец |
Кто подписывает | • руководитель и главный бухгалтер организации; • ИП или его уполномоченное лицо. | • руководитель и главный бухгалтер организации; • ИП или его уполномоченное лицо. |
Можно ли составить в электронном виде | Да | Да |
Срок оформления | 5 календарных дней с даты отгрузки | День отгрузки |
Коротко
- Когда организации и ИП продают друг другу товары и услуги, они оформляют товарную накладную или акт выполненных работ (оказанных услуг). Плательщики НДС дополнительно обязаны выставить счет-фактуру.
- Вместо накладной или акта можно использовать универсальный передаточный документ (УПД). Он может заменить комплект из передаточного документа и счета-фактуры. Его используют добровольно.
- Продавец выставляет счет-фактуру не только при передаче товара, но и при получении предоплаты. А УПД в этом случае оформить нельзя.