Опубликовано: 19.09.2025
Если вы продаете товар или получаете его от других поставщиков, то вам нужно заполнять накладную по форме ТОРГ-12. Рассказываем, для чего нужна товарная накладная и как оформлять документ по всем правилам.
Товарная накладная — что это
Товарная накладная — это учетный документ, который составляют при проведении сделок между продавцом и покупателем для сверки количества товарных позиций.
Накладная также нужна, чтобы:
- списать продукцию со склада продавца и принять у покупателя;
- отразить операцию в бухгалтерском учете;
- рассчитать НДС и учесть расходы;
- отправить груз транспортной компанией;
- оформить отгрузку товара посреднику или на хранение.
Как выглядит товарная накладная — бланк
Для товарной накладной разработана стандартная форма ТОРГ-12. Но вы можете применять и собственный бланк. Главное, чтобы в образце были реквизиты, необходимые для первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Что нужно вписать в накладную
Шапка
В верхней части накладной укажите сведения об участниках сделки и основании для передачи товара.
| Поле | Что указывать |
| Грузоотправитель грузополучатель поставщик плательщик | Название организации, адрес, телефон/факс, реквизиты, коды ОКПО, ОКВЭД. |
| Основание сделки | Реквизиты договора, заказа-наряда или иного документа, по которому передается товар. |
| Структурное подразделение | Указывают, если у продавца есть офис, филиалы или представительство, расположенные не по адресу нахождения юридического лица. |
| Код по ОКПД | Код товара по классификатору. |
| Транспортная накладная | Дата и номер, если: • груз доставляет транспортная компания; • продукцию перевозит сам продавец, и доставка включена в стоимость товара. |
| Вид операции | Характер хозяйственной деятельности по ОКДП. Необязательный реквизит, который можно не заполнять. |
| Номер и дата документа | Номер ТОРГ-12 и дата оформления. |
Табличная часть
В центральной части укажите сведения о товарных позициях и расчеты по сделке.
| Поле | Что указывать |
| № п/п | Порядковый номер позиции. |
| Наименование товара | Полное название из договора или спецификации, сорт, артикул. |
| Код | Код по ОКПД2. |
| Единица измерения | Наименование (штука, кг и т. д.) и код по ОКЕИ. |
| Вид упаковки | Тип тары (короб, мешок и т. д.). |
| Количество в одном месте | Сколько единиц товара в одной упаковке. |
| Количество мест | Общее количество упаковок. |
| Масса брутто | Вес товара с упаковкой. |
| Количество (масса нетто) | Вес товара без упаковки. |
| Цена | Стоимость одной единицы товара. |
| Сумма без НДС | Стоимость партии без учета налога. |
| Ставка НДС | Указывается в процентах. Если налог не начисляется, нужно написать «Без НДС». |
| Сумма НДС | Сумма самого налога в рублях. |
| Сумма с НДС | Итоговая стоимость товара вместе с налогом. |
Подписи и печати
Внизу участники сделки проставляют подписи и расшифровки с обеих сторон:
- от продавца — руководитель, бухгалтер или специально назначенный работник, который выдал товар;
- от покупателя — человек, принявший груз, и материально ответственное лицо, которое хранит товар на складе или предприятии;
- при приемке по доверенности дополнительно нужно вписать номер доверенности, дату и данные доверенного лица.
Печать ставят только те компании, в которых она есть.
Особенности заполнения товарных накладных
Документ обязательно дублируют: один экземпляр остается у компании, а второй передают покупателю.
В товарной накладной заполняют все поля. Если какие-то строки остаются пустыми, в них ставят прочерки. Это требуется, чтобы после подписания в документ не вписали лишние данные.
Дата подписи у сторон должна соответствовать фактической дате операции:
- у продавца — дню отгрузки;
- у покупателя — дню приемки.
Несовпадение даже на один день может стать поводом для спора с налоговой или контрагентом.
Кто заполняет
ТОРГ-12 оформляет продавец или уполномоченный сотрудник — обычно это кладовщик, менеджер по отгрузке или специалист по снабжению. В документ вносятся сведения о сторонах сделки, продукции, ее количестве и цене.
Главный бухгалтер продавца проверяет товарную накладную: сверяет информацию с договором и счетами, контролирует расчеты и реквизиты. Если бухгалтера в штате нет, право подписи переходит к руководителю.
Частые ошибки при заполнении
Ошибиться в ТОРГ-12 просто: из-за множества полей легко пропустить нужную графу, внести неточные данные или допустить опечатку. Любая мелочь может сорвать поставку, вызвать претензии со стороны партнера или стать причиной отказа налоговой учесть расходы.
Вот ситуации, которые происходят чаще всего:
- Заполнены не все реквизиты — в шапке нет юридического адреса, ИНН/КПП или полного наименования продавца и покупателя.
- Не проставлены правильные даты — если оформить документацию задним числом, налоговая вправе усомниться в реальности сделки.
- Не совпадают данные — информация в накладной отличается от сведений в счете-фактуре, договоре или других документах.
- Товар оформлен с ошибками — нет полного описания, единиц измерения, кода по ОКЕИ или артикула.
- Не указаны номера и даты транспортных документов — пропущены номера накладных, ТТН или других сопроводительных бумаг.
- Отсутствует подпись получателя — без нее товар формально считается непринятым.
- Несоответствие сумм — итоговые значения в таблице не совпадают с суммой прописью или с данными бухгалтерии.
- Использование собственной формы компании — если товарную накладную не закрепили в учетной политике организации.
- Исправления не по правилам — когда правка не заверена датой, подписью и расшифровкой.
Что делать, заполнили товарную накладную неправильно
Исправлять ошибки нужно так, чтобы накладная сохранила юридическую силу и могла дальше использоваться в бухгалтерском учете.
Порядок действий зависит от того, как именно была оформлена накладная: на бумаге или в электронном виде.
Бумажные накладные ТОРГ-12
В печатных экземплярах исправления допускаются, но только с соблюдением установленных правил (п. 7 ст. 9 402-ФЗ).
Чтобы внести правки, нужно:
1. Неправильную запись аккуратно зачеркнуть одной горизонтальной или диагональной чертой. Текст должен оставаться читаемым.
2. Верные данные вписать разборчиво, без сокращений, в том же поле или на свободном месте бланка.
3. Исправление сопроводить пометкой «Исправленному верить».
4. Указать дату, должность, подпись и расшифровку подписи того, кто вносил правки.
5. Если ошибка связана с подписями, корректировка проводится только в присутствии обеих сторон с проставлением новых подписей.
Правки вносятся во все экземпляры, чтобы и у продавца, и у покупателя осталась корректная версия документа.
Если вы получаете товар по накладной, в которой есть грубая ошибка (например, неверно указана сумма или номенклатура), документ нужно заменить. Для этого оформляют новую накладную в двух экземплярах, а старую аннулируют.
Электронные накладные ТОРГ-12
Если накладная оформлена через систему ЭДО, исправления вносят в новый документ. Обязательно пишут, что новая товарная накладная составлена взамен предыдущей, и ставят дату, когда внесли правки.
В новой ТОРГ-12 указывают:
- реквизиты первоначальной накладной;
- фамилии, инициалы и должности людей, которые оформили исправленный документ;
- их электронные подписи.
Сколько по закону нужно хранить накладные ТОРГ-12
ТОРГ-12 относится к первичным учетным документам, поэтому срок ее хранения установлен законодательством — согласно ст. 29 402-ФЗ, минимум пять лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за датой оформления накладной.
Пример:
Если товар принят 25 июня 2024 года, отсчет начнется с 1 января 2025 года, и хранить документ нужно до 1 января 2030 года.
Последствия неправильного оформления ТОРГ-12
Отказ в признании расходов по налогу на прибыль
Если накладная заполнена неверно, ФНС исключит ее из расчетов, и ни доход, ни расход учтены не будут. Для покупателя это приведет к росту налога, а у продавца уберут расходы и доначислят налог с полной суммы сделки (ст. 252 НК РФ).
Отказ в возмещении НДС
Несоответствия между ТОРГ-12 и счетом-фактурой часто становятся причиной отказа в вычете налога. Ошибка, из-за которой невозможно определить продавца, покупателя, наименование товара, его стоимость, ставку или сумму налога, лишает компанию права на вычет и признание расходов (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Задержка поставки и расчетов
При серьезных ошибках накладную приходится переделывать. Это откладывает отгрузку и получение оплаты, приводит к просрочке исполнения договора.
Штрафы
Неправильное оформление первичных документов наказывается штрафом от 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Претензии контрагентов
Подпись покупателя доказывает, что товар получен. Если документ составлен с ошибками, и покупатель его не подписал, продавцу будет сложно доказать факт исполнения обязательств в судебных спорах.
Коротко
1. ТОРГ-12 — это основной документ для передачи товаров.
2. Документ обязательно оформляют в двух экземплярах. Один остается у продавца, а второй передается покупателю.
3. Частые ошибки: неполные реквизиты, неправильные даты, расхождения с другими документами, неверные суммы, отсутствие подписей.
4. Ошибки в ТОРГ-12 могут привести к штрафам, претензиям контрагентов и отказам в признании расходов и возмещении НДС.
5. Исправления на бумаге вносят на всех экземплярах и ставят пометку «Исправленному верить», в ЭДО — просто создают новый документ.