Таск-менеджеры для бизнеса

Для сотрудников, которые работают удалённо, важно организовать единое рабочее пространство. Особенно если в штате больше 5 человек. В статье рассказываем, кому и зачем нужны таск-менеджеры, а также проведём обзор лучших из них. 

Task в переводе с английского значит «задача». Таск-менеджер представляет собой единое пространство или онлайн-офис, к которому подключены все сотрудники. С его помощью можно управлять задачами и проектами. В таких программах можно ставить задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки и контролировать процесс работы. Также есть возможность оставлять комментарии, задавать вопросы, подгружать ссылки и изображения.

Главный плюс таск-менеджера для руководителя — возможность видеть весь процесс работы целиком и отслеживать ход выполнения отдельных задач. Основное преимущество для сотрудников — удобство планирования рабочего времени и возможность расставить задачи по приоритету.

Таск-менеджеры будут полезны не только компаниям, работающим удалённо, но и командам, ведущим большие проекты из офиса.

Главный критерий для выбора таск-менеджера — удобство. У программы должен быть интуитивно понятный интерфейс и возможность работать с разных устройств. Среди других критериев можно выделить:

Адаптивность. Таск-менеджер должен быть доступен для разных операционных систем, а также иметь приложение. Сотрудникам могут быть удобны разные режимы работы: кто-то работает Windows, а кто-то — на Mac PS. Некоторые и вовсе предпочитают мобильные версии, тогда приложение должно подходить пользователям Android и IOS.

Уведомления. Помогут соблюдать сроки задач и извещать о появлении новых. Уведомления можно настроить только для мобильной или только для компьютерной версии приложения. Это поможет избежать лишнего спама. 

Разные режимы отображения задач. Окна задач в таск-менеджерах могут выглядеть как список в ежедневнике, календарь или доска — кому как удобно. Дополнительный плюс — если можно переключать режимы на свой вкус.
Формирование отчётов. Многие программы способны создавать отчёты по выполненным и просроченным задачам, выделять наиболее эффективных сотрудников. Это удобно для оценки работы.

Скорость коммуникации с техподдержкой. Пока команда адаптируется к программе и научится работать со всеми функциями, пройдёт некоторое время. Хорошо, если на этом этапе Вы будете получать своевременную помощь от технической поддержки.

Краткое описание. Эту систему можно использовать как таск-менеджер или полноценный CRM. Помимо привычных инструментов по расстановке задач и сроков выполнения, в Битрикс24 можно совершать групповые видеозвонки до 48 человек, подключить мессенджер и вести учёт рабочего времени.

В качестве CRM Битрикс24 включает клиентскую базу, работу с лидами и автоматизацию продаж. Может составлять план продаж и отчёты, вести складской учёт. Дополнительно можно пользоваться функциями: база знаний и HR-ассистент.

Как устроена работа. Пространство в Битрикс можно организовать по-разному. Как и в других таск-менеджерах, для каждого проекта создаётся отдельная доска. А вот список задач может быть в виде карточек, календаря или диаграммы. 

Процесс постановки задачи проходит стандартно: выбирается проект, формулируется название задачи, назначается исполнитель и срок сдачи. К каждой задаче можно оставлять комментарии, ссылки или файлы. Задачи можно разделять на подзадачи и к каждой назначать исполнителей с разным правом доступа.

В Битрикс есть встроенный планировщик, который показывает, сколько задач и за какое время выполнено, а сколько ещё предстоит сделать. Для этого используется диаграмма Ганта — инструмент тайм-менеджмента, который позволяет работать с большими проектами и отслеживать статус каждой задачи. Подробнее о ней мы писали в материале: «Как работать с проектами и не пропускать дедлайны — рассказываем о диаграмме Ганта».

Интеграции. Поле интеграций Битрикс24 неисчерпаемо: от таск-менеджеров, браузеров, сайтов и календарей до системы 1С. 

Стоимость. Бесплатная версия Битрикс24 позволяет подключить неограниченное число пользователей, совершать групповые звонки и даже создать соцсеть компании. Но в ней отсутствует поддержка пользователей, а функционал по каждому инструменту минимален. Базовый тариф стоит 1990 рублей в месяц, стандартный — 5990 рублей, профессиональный — 11590 рублей. На сайте можно сравнить тарифы по всем критериям и выбрать лучший.

Краткое описание. Ещё один удобный и простой в управлении российский таск-менеджер. Это кроссплатформенное приложение, которое предоставляет широкие возможности для создания задач и управления проектами как индивидуально, так и совместно.

Одной из главных особенностей ЛидерТаск — поддержка полного набора инструментов методики тайм-менеджмента GTD — Getting Things Done, что переводится как  «доведение дел до завершения». Для этого все задачи необходимо фиксировать на внешний носитель и настроить уведомления. 

Кроме того, ЛидерТаск предлагает продвинутый функционал для Agile-проектов — это гибкий подход к управлению проектами, основанный на итеративной разработке и постоянной коммуникации с заказчиком. Agile подход позволяет быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям и достигать более эффективных результатов. 

Как устроена работа. Как и в других помощниках, проекты в ЛидерТаск организованы в формате досок. На главной странице есть общая доска, в которой собраны задачи со всех проектов.

Каждый пользователь может организовать доску на своё усмотрение. Назначать сроки выполнения задач, менять их статус и делиться с другими членами команды. После каждой манипуляции с задачей, пользователям, задействованным в процессе, приходит уведомление.

ЛидерТаск также предоставляет возможность обсуждать рабочие вопросы внутри приложения с помощью встроенного чата. Это позволяет командам эффективно взаимодействовать и синхронизировать свои действия. Кроме того, приложение предлагает график результативности, который позволяет анализировать вклад каждого сотрудника.

Также в ЛидерТаск можно создавать отдельные «Проекты». Они имеют бОльшую структуру и могут включать в себя неограниченное количество подпроектов и задач. Можно создать проекты для рабочих и личных дел или присвоить им любую другую категорию. 

Интеграции. В бесплатной версии доступны расширения для браузеров Mozilla, Chrome, Yandex. А также можно создавать задачи в Google Calendar при помощи ЛидерТаск. В платной версии доступна интеграция с Telegram. Можно подключить бота от ЛидерТаска, чтобы получать все важные уведомления в Телеграме. 

Стоимость. В бесплатной версии можно вести до 10 проектов, сделать 3 доски и завести 100 задач. Тариф Премиум будет стоить 2899 рублей в год, он позволяет вести неограниченное число задач, досок и проектов. Также на этом тарифе можно вести чаты в задачах, прикреплять к ним файлы, настраивать уведомления. Тариф Бизнес стоит 4499 рублей в год за пользователя. Он позволяет настраивать права доступа в досках, вести общие проекты, отправлять поручения, распределять задачи по отделам.

Краткое описание. Yandex Tracker ориентирован на менеджмент задач и рабочего времени для организаций. 

Как устроена работа. Для начала работы в Tracker необходимо выбрать шаблон очереди в зависимости от типов задач и статусов. Яндекс предлагает три категории: разработка — для задач по разработке и тестированию ПО; работа с людьми и документами — для процессов техподдержки, HR, согласования документов; создание товаров и услуг — для проектов в сфере услуг и задач производства. Каждый шаблон очереди включает схему рабочего процесса с предварительно настроенными типами задач и статусами. 

В некоторых шаблонах настроена доска задач. Работа с досками задач в Tracker похожа на работу с обычными досками со стикерами. Tracker предлагает разные типы досок для планирования. 

Также в Tracker есть Доска Скрам, которая позволяет управлять спринтами, оценивать сложность задач и формировать диаграмму сгорания задач. Следующий вариант, который доступен в Tracker , — это Доска Канбан, где все задачи со статусом «Открыт» автоматически попадают в колонку «Бэклог».

В Tracker каждой задаче соответствует отдельная страница, которая содержит описание, чек-листы, ответственных, сроки выполнения, ссылки на связанные задачи и другую важную информацию. Там же удобно запрашивать необходимые данные, обсуждать детали и согласовывать результаты. Все заинтересованные будут автоматически получать уведомления о новых комментариях, а договорённости фиксироваться на странице задачи.

Tracker также позволяет визуализировать данные на дашбордах, что очень удобно для отслеживания прогресса команды. Также в Tracker доступна диаграмма Ганта.

Интеграции. В Tracker можно создавать задачи из писем, отправленных на почтовый адрес очереди. И можно вести переписку по почте с внешними пользователями прямо со страницы задачи. Также можно настроить интеграцию с сервисом Yandex Forms, чтобы автоматически создавать задачи на основании данных, полученных через форму. Tracker можно настроить для работы с мессенджерами для быстрого оповещения сотрудников о важных событиях из рабочих задач доски. 

Стоимость. По умолчанию все сотрудники организации могут бесплатно работать с Yandex Tracker в режиме «Только чтение». Чтобы использовать все возможности, необходимо разрешить сотрудникам полный доступ. Небольшим командам платить за Tracker не придётся — можно бесплатно подключить до 5 сотрудников. Остальные тарифы привязаны к общему числу пользователей, у которых есть полный доступ к сервису. Если подключить до 100 сотрудников, то за один месяц нужно платить 440 рублей. Командам до 250 человек — 400 рублей в месяц. А для проектов, где будут работать более 251 человека, — 360 рублей в месяц.

Бизнесу нужны таск-менеджеры, потому что они помогают организовать и структурировать рабочие процессы, управлять задачами и повышать производительность. Выбор правильного таск-менеджера зависит от Ваших потребностей и предпочтений. Рекомендуется провести тестирование нескольких вариантов и выбрать тот, который лучше всего соответствует Вашим требованиям и поможет повысить эффективность работы команды.