Регулярный менеджмент

У всех компаний есть типовые процессы. Например, создание отчётности, управление персоналом или собрания с командой. Если они не регламентированы, то могут отнимать много времени и отвлекать от более важных дел. Исправить ситуацию получится с помощью регулярного менеджмента.

В статье расскажем, что такое регулярный менеджмент и как он поможет превратить однообразные задачи из хаоса в чёткую систему.

За внедрение регулярного менеджмента отвечает руководитель компании или отдела. Он продумывает и тестирует разные системы, выбирает самую удобную и обучает команду ей пользоваться.

Пример 

В компании нет системы онбординга, поэтому новым работникам сложно адаптироваться. В результате руководитель тратит время на решение мелких задач: даёт доступ к почте или объясняет, как заполнять отчёты. 

В рамках регулярного менеджмента можно разработать общую инструкцию для новичков, которая будет закрывать большинство вопросов. Тогда сотрудник сможет пользоваться «шпаргалкой», а руководство освободит время для более важных дел.

Налаживать регулярный менеджмент важно даже в небольшой команде с несколькими сотрудниками. Конечно, когда компания начнёт расширяться, систему придётся пересматривать и совершенствовать. Но лучше позаботиться об этом заранее, поскольку внедрять регламент с нуля в большом коллективе сложнее и дороже.

Есть несколько важных принципов, которых стоит придерживаться и во время внедрения регулярного менеджмента, и когда процессы уже налажены. Вот они. 

Планирование — ключевой элемент регулярного менеджмента. Руководитель распределяет нагрузку и ресурсы, а также контролирует выполнение задач.

Пример 

У маркетингового агентства есть пять клиентов, с которыми уже подписали договор, определили перечень работ и дедлайны их сдачи. Руководитель передает задачи сотрудника, составляет вместе с ними график и обсуждает промежуточные сроки. Важно, чтобы все работники знали, что и когда они должны выполнить. Тогда не придется доделывать проект в последний момент.

Планирование обычно начинается с определения стратегических и тактических целей, анализа текущей ситуации и оценки доступных ресурсов. Также важными элементами планирования являются:

В процессе выполнения задач могут вноситься корректировки, поэтому планирование должно быть гибким. В первую очередь лучше наладить бизнес-процессы, а уже после придумать систему контроля и обучить сотрудников её использовать. Это поможет избежать беспорядка в задачах и пропущенных сроков. Например, не стоит внедрять отчётность, если внутри команды ещё не распределили обязанности. 

Регулярный менеджмент подразумевает способность быстро адаптироваться к изменениям, сохраняя при этом устойчивость. Вы должны быть готовы к пересмотру планов, перераспределению ресурсов и изменению подхода. Гибкость — это конкурентное преимущество и важный аспект выживаемости бизнеса. 

Что этому способствует:

Руководитель не только ставит задачи, но и проверяет, как они выполнены. Для этого, например, можно внедрить в команде таск-менеджер. Тогда все задачи, дедлайны и важные файлы будут собраны в одном месте. 

В оценке результатов поможет система KPI (Key Performance Indicators), с которой удобно анализировать работу всех сотрудников по критериям. KPI используют, чтобы ставить чёткие задачи и отслеживать, насколько хорошо сотрудники их выполняют. Также система помогает корректировать рабочий процесс. Например, если в середине месяца KPI у сотрудника слишком низкие, стоит искать причину и устранять её. 

Ещё пригодится общий план развития для команды или всей компании, чтобы корректировать работу, если намеченных результатов не достигли. О нём мы расскажем в пункте о мотивации.

У команды должна быть возможность высказать мнение и предложить, как оптимизировать работу. Форму обратной связи тоже лучше регламентировать. Например, сотрудники могут регулярно заполнять анонимный опросник или высказываться на личной беседе с руководителем. 

Руководитель может разработать систему, которая позволит сотрудникам ориентироваться в задачах и получать бонусы за выполнение или перевыполнение планов. Например, в отделе продаж часто выдают премии тем, кто реализовал нужное количество товара.

Одной из методик для постановки амбициозных целей и отслеживания прогресса является OKR (Objectives and Key Results). Методика помогает прийти к нужному результату за счёт выполнения нескольких простых задач — метрик.

Например, новая компания может поставить цель «продать как можно больше товаров», а в качестве метрик использовать «запустить сайт магазина», «закупить товар», «сделать первые 500 продаж». Даже если в итоге компания выполнит план, сотрудники будут знать, что можно было достичь большего. Это мотивирует их улучшать результаты в будущем.

Существует множество инструментов, которые помогают управлять рутинными бизнес-процессами. Мы расскажем о самых популярных и универсальных, которые подойдут практически любому бизнесу, независимо от его размера и специфики работы.

Помогают малому бизнесу организовать работу команды, отслеживать состояние задач и дедлайны. Как понять, нужно ли вам решение для организации работы с проектами:

Если на один из этих вопросов вы ответили «да», рекомендуем выбрать удобную систему управления задачами:

Например, в компании по разработке приложений с помощью таск-менеджера руководители могут ставить задачи разработчикам и дизайнерам. У каждой задачи указывают дедлайн, исполнителя и ответственного, который будет принимать результат. Все файлы и переписка между сотрудниками не потеряются: они собраны в комментариях к задаче.

Цифровые канбан-доски можно создавать в сервисах Яндекс Трекер, ЛидерТаск, WEEEK, онлайн-досках Holst или Miro. 

В малом бизнесе эффективная коммуникация — один из важнейших факторов развития дела. Мы рассмотрим два основных канала:

1. Встречи 

Позволяют доносить информацию и обмениваться мнениями быстрее, чем переписка. Онлайн- или офлайн-встречи можно проводить в разных форматах: 

Важно установить правила, которые сделают встречу максимально информативной: 

✅ Чёткая повестка и цель встречи. Заранее определите темы, которые будете обсуждать, чтобы избежать хаоса и потери времени.

✅ Ограниченное время. Старайтесь придерживаться графика. Как правило, регулярные встречи длятся 15–30 минут. Это способствует дисциплине и концентрации внимания.

✅ Регулярность. В крупных компаниях встречи могут проводиться еженедельно или ежедневно. Но в малом бизнесе частота встреч часто варьируется в зависимости от текущих задач и приоритетов. Важно найти баланс между частотой встреч и необходимостью оперативно реагировать на изменения. Можно начать с еженедельных встреч в начале недели: для отчётности, планирования и определения приоритетов. 

✅ Документирование решений. Фиксируйте принятые решения и назначенные задачи, чтобы все участники понимали дальнейшие шаги и могли отслеживать прогресс. 

Если некоторые сотрудники находятся в других городах и работают удалённо, для онлайн-встреч можно использовать бесплатные инструменты:

2. Переписка в мессенджерах 

Общение в чатах стало неотъемлемой частью рабочего процесса многих компаний. Мессенджеры позволяют быстро обмениваться информацией, обсуждать задачи и принимать решения в режиме реального времени. Однако, чтобы общение было эффективным и продуктивным, стоит следовать нескольким рекомендациям:

✅ Чёткость и лаконичность сообщений. Вы можете выбрать для вашей команды структуру, которая будет понятна всем. Например: ставим тег участника, описываем проблему, а потом задаём вопрос. 

✅ Создание тематических каналов. Если ваша команда работает над разными проектами или задачами, создайте отдельные каналы для каждого направления. Это позволит избежать путаницы и упростит навигацию по сообщениям. Например, один канал для общих новостей, другой — для технических вопросов, третий — для обсуждения маркетинговых кампаний.

✅ Использование тегов (#тема) и упоминаний (@имя_участника). Это особенно полезно, когда нужно задать вопрос или делегировать задачу. 

✅ Резервное копирование важной информации. Некоторые мессенджеры позволяют сохранять важные сообщения или файлы в отдельных каналах или папках. Это удобно для быстрого доступа к нужной информации в будущем.

Регулярно пересматривайте правила общения в вашей команде. Возможно, появились новые практики или требования, которые стоит учесть. Обновление правил поможет поддерживать продуктивность и минимизировать конфликты.

Организация работы с документами обеспечивает доступность всей необходимой информации. Это помогает ускорить многие рабочие процессы, а также минимизировать риски потерь данных. Сюда можно отнести системы электронного документооборота, таск-менеджеры, облачные хранилища. Почему это важно:

✅ Когда все файлы хранятся централизованно и организованы должным образом, сотрудники могут быстро находить нужные документы.

✅ Современные системы хранения файлов защищают информацию от утраты и несанкционированного доступа. Использование облачных сервисов с шифрованием и резервным копированием гарантирует сохранность данных даже в случае форс-мажорных обстоятельств.

✅ Хорошо организованная система хранения файлов избавляет от необходимости искать потерянные документы или дублировать работу. Все материалы находятся в одном месте, что значительно упрощает доступ и уменьшает вероятность ошибок.

✅ Совместная работа с документами улучшает взаимодействие между членами команды, так как они могут видеть прогресс друг друга и оперативно реагировать на изменения.

Инструментов для работы с документами существует много, и все они закрывают разные потребности бизнеса. Начать можно с облачных хранилищ, а потом постепенно налаживать интеграцию со всеми системами и техническими решениями.

Внедрение инструментов регулярного менеджмента — это не разовая задача, а постоянный процесс. Главное — начинать с простого. А по мере развития компании внедрять новые инструменты. Тогда они станут не обузой, а помощниками в развитии бизнеса.

Прежде чем внедрять инструменты, разберитесь, какие процессы нуждаются в улучшении. Не стоит пытаться сразу внедрить всё — начните с самых «больных» точек бизнеса, которые можно определить с помощью SWOT-анализа. 

Выбирайте интуитивно понятные инструменты, которые не требуют долгого обучения. Проверьте, есть ли у сервиса мобильное приложение, — это удобно для работы на ходу. 

Рекомендация: ориентируйтесь на сервисы с хорошей поддержкой и обучающими материалами. 

Если сразу накидать команде кучу новых сервисов, это вызовет сопротивление. Начните с одного-двух ключевых инструментов. Когда сотрудники к ним привыкнут, можно добавить новые. 

Важно. Привязывайте инструменты к реальным рабочим процессам. Например, планировать задачи в таск-менеджере сразу после встреч. 

Люди сопротивляются изменениям, если не понимают, зачем они нужны. Поэтому покажите, как инструмент упростит им жизнь. Проведите мини-обучение или отправьте ссылки на гайды. Включите сотрудников в процесс выбора инструментов — так они будут больше мотивированны их использовать. 

Инструменты должны помогать бизнесу, а не превращаться в «дополнительную работу». Раз в 3–6 месяцев оценивайте, какие сервисы реально полезны, а от каких можно отказаться. Проверяйте, можно ли сократить расходы, объединяя сервисы. Например, сервис может объединять несколько инструментов: CRM, таск-менеджер и мессенджер. 

Часто руководители недостаточно времени уделяют созданию системы регулярного менеджмента или не учитывают возможные риски. Рассказываем об ошибках, которые допускают чаще всего:

❌ Внедряют новую систему без учёта особенностей работы 

Например, в компании ставят ежемесячные планы продаж, но требуют нереалистично высоких показателей. В результате сотрудники не выполняют KPI, не получают премии и теряют мотивацию. 

✅ Чтобы не допустить ошибки, руководитель должен учесть показатели прошлых месяцев и темпы роста компании. Так ему будет проще составить адекватные цели и наращивать продажи постепенно, а сотрудникам — выполнять свои KPI.

❌ Анализируют работу отдельных сотрудников, а не всей команды 

Например, в рекламном агентстве внедрили таск-менеджер в отделе продаж, но не в отделе маркетинга. В результате коллегам неудобно общаться между собой, и процессы от этого затягиваются. 

✅ Руководителю важно учитывать, как работа отделов взаимосвязана между собой, и внедрять новые инструменты одновременно. Тогда коллегам не придётся постоянно переспрашивать друг друга, сделана ли задача и где найти нужный документ.

❌ Устанавливают новые правила, но не отслеживают, работают ли они 

Например, в компании ввели обязательные еженедельные планёрки. Руководитель компании установил чёткий тайминг и очерёдность выступлений. Но сотрудники не соблюдают регламент: опаздывают, долго выступают. В результате совещания только отнимают время.

✅ Руководителю важно проверять, прижились ли новые порядки в команде, и корректировать процессы, если что-то пошло не так. Например, можно назначить ответственного за проведение собраний или первое время приходить на них самому.