Операционные расходы: их состав и оценка эффективности бизнеса

Работающий бизнес каждый день несет расходы. Если их не контролировать, можно столкнуться с убытком. В статье разберем, как правильно подсчитать и проанализировать операционные расходы.

Операционные издержки приносят пользу в том же периоде, когда они возникли: работа сотрудника дает эффект в том же месяце, за который он получит зарплату. 

К операционным нельзя отнести крупные траты, которые будут окупаться долго: 

Данные об издержках — важный источник информации, благодаря которому предприниматель может планировать будущие периоды и принимать решения о развитии бизнеса.

✅ Анализировать потери. Если вы знаете обычную структуру расходов, быстро заметите отклонения от нормы. А регулярный контроль позволяет понять, где в будущем можно сэкономить.

✅ Планировать бюджет. Когда вы знаете, на что и в каком объеме тратите деньги, проще планировать будущие периоды. Вы будете знать, на что понадобятся деньги, и сколько нужно заработать, чтобы покрыть расходы.

✅ Рассчитывать прибыль. Если вычесть из выручки себестоимость товаров и операционные pacxoды, получится операционная прибыль. Она позволяет оценить, сколько получает бизнес от основной деятельности.

✅ Привлекать инвестиции. Инвесторы и банки оценивают привлекательность бизнеса по относительным показателям, в том числе операционной рентабельности. Это отношение операционной прибыли к выручке от основной деятельности. Чем выше операционная рентабельность, тем больше прибыли приходится на рубль выручки и тем привлекательнее компания для инвесторов.

✅ Оптимизировать налоги. Расходы по основной деятельности снижают налогооблагаемую прибыль. Поэтому правильный учет позволяет снизить величину налога на прибыль.

Контролировать расходы будет проще, если понять, какие из них учесть в составе операционных. Экономисты и бухгалтеры делят их на группы:

Прямые постоянные издержки связаны с производством товаров или услуг, но не зависят напрямую от объема производства. Если компания ведет несколько направлений деятельности, их можно отнести на одно из них. Например:

Прямые расходы в бухгалтерском учете собираются на счете 20 «Основное производство». Счет бухгалтерского учета — это группа доходов, расходов, имущества или долгов. Подробное описание счетов есть в Приказе Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Общепроизводственные расходы связаны с производством в целом, но их нельзя напрямую отнести к конкретной продукции:

В бухгалтерском учете общепроизводственные издержки собираются на счете 25, а расходы на обслуживание производства — на счете 23.

Косвенные расходы обеспечивают работу бизнеса, но не связаны с производством и оказанием услуг. Административные расходы нужны для управления фирмой:

В бухгалтерском учете для косвенных административных издержек есть счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Косвенные коммерческие расходы связаны с продажей и маркетингом товаров и услуг:

В бухгалтерском учете коммерческие расходы аккумулируют на счете 44.

Операционные затраты можно посчитать по банковской выписке. Ее можно скачать из системы «Интернет-Банк» или в мобильном банке. Она может выглядеть так:

Некоторые издержки видны только в бухгалтерском учете. Данные за прошедший год или квартал можно увидеть в отчете о финансовых результатах по форме 0710002. Но если вас интересует текущий период или в отчете нет подробного разделения по статьям расходов, их можно увидеть в оборотно-сальдовой ведомости в программе для бухгалтерского учета:

Амортизацию — по кредитовому обороту счета 02 бухгалтерского учета. Если вы не ведете учет в программе, амортизацию можно рассчитать по формуле:

Например, у нашей организации есть автомобиль стоимостью 2,4 миллиона рублей и сроком полезного использования 4 года. Сумма амортизации в месяц составит 2 400 000 ÷ 4 ÷ 12 = 50 000 рублей.

Списание неликвидной продукции:

Например, в июне списали продукты с прошедшим сроком годности на сумму 3 000 рублей.

Резервы по сомнительным долгам — по кредитовому обороту счета 63.

Например, клиент должен пекарне 15 000 рублей, но уже 3 месяца не выходит на связь. Поэтому бухгалтер решает, что есть вероятность невыплаты, и создает резерв, чтобы покрыть возможный убыток.

У компании из примера в состав операционных расходов за июнь войдут:

Итого операционные расходы составят:

50 000 + 5 000 + 250 000 + 50 000 + 3 000 + 15 000 = 373 000 рублей.

Сравнивая операционные расходы с другими показателями, можно понять, насколько рационально бизнес тратит деньги и когда пора сокращать издержки.

Проанализировать сумму pacxoдoв в динамике. Если разделить операционные расходы в текущем периоде на их величину в предыдущем, получим темп роста: 

Если вычесть из темпа роста 100%, будет темп прироста:

Например, в июне операционные расходы составили 373 000 рублей, в мае — 280 000 рублей, а в апреле — 260 000 рублей. 

Тогда темп роста в июне 373 000 ÷ 280 000 = 133%, а в мае 280 000 ÷ 260 000 = 108%. А темпы прироста — 33% и 8% соответственно.

Если произошел резкий рост, нужно проанализировать его причины. Рост на 33% за месяц — тревожный сигнал. Нужно найти статью расходов, которая к нему привела, и понять, были ли траты обоснованными.

Можно сравнить темпы роста oпepaциoнныx pacxoдoв и выручки. 

Например, в июне выручка была 500 000 рублей, а в мае — 400 000. Темп роста выручки в июне 500 000 ÷ 400 000 = 125%. Это меньше, чем 133% — темп роста расходов.

Если темп роста pacxoдoв превышает темп роста выручки, есть риск убытков. А если выручка выросла сильнее, будет расти прибыль.

Рассчитать операционную рентабельность. Это отношение операционной прибыли к выручке:

Предположим, что себестоимость проданной продукции — 97 000 рублей. Тогда операционная рентабельность в июне составит:

(500 000 – 97 000 – 373 000) ÷ 500 000 ✖ 100% = 6%.

Нормальным считается значение от 5% до 20%. Чем больше процент операционной рентабельности, тем лучше.

Рассчитать долю операционных расходов в выручке. Это отношение операционных расходов к выручке:

В нашем примере доля операционных расходов в выручке составит: 373 000 ÷ 500 000 × 100% = 74,6%.

Если доля операционных расходов больше 80% или постоянно меняется, нужно усилить контроль над расходами.

Рассчитать расходы на единицу продукции. Это отношение операционных расходов к количеству произведенной продукции:

Предположим, что в июне компания из примера продала 1 000 единиц продукции, а в мае — 800. Тогда операционные расходы на единицу в июне составят 373 000 ÷ 1 000 = 373 рубля, а в мае 280 000 ÷ 800 = 350. 

Расходы на единицу выросли в июне по сравнению с маем, что тоже говорит о необходимости контроля.

Чем меньше расходы на единицу продукции, тем лучше. Снижение этого показателя со временем говорит об эффективном управлении.