Как законно оформить сотрудника на удаленную работу

В настоящее время в условиях кризисных явлений в экономике и переформатирования работы многих компаний необходимость перевода работников на удалённые условия труда вновь приобретает повышенную актуальность, поскольку позволяет экономить  на аренде помещений для размещения рабочих мест, снижать расходы на мероприятия по охране труда, компенсацию транспорта, питания, а зачастую и проживания иногородних сотрудников.

Практика ковидных ограничений показала, что в сфере услуг, консалтинга, продаж и многих других бизнес-нишах выполнение работы удаленно практически не сказывается на эффективности деятельности персонала, а зачастую даже повышает её с учётом возможности выполнения работы в дистанционном формате практически в любое время в течение дня.

Рассмотрим ключевые аспекты законности оформления дистанционной (удаленной) работы.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ, дистанционная работа может быть предусмотрена трудовым договором в момент принятия сотрудника на работу или  путем подписания с действующим работником дополнительного соглашения.

Перевод персонала на удаленку только по приказу руководителя не допускается, поскольку это касается существенных условий труда работника.

На практике для одностороннего перевода работников на удаленку применяются правила ст. 74 ТК РФ о том, что при изменении организационных условий труда работника за 2 месяца уведомляют о необходимости выполнения работы дистанционно.

Уведомить можно и в электронной форме, если используется электронный документооборот, а также через мессенджеры и эл. почту с фиксацией факта получения писем.

Если работник не намерен переводиться на дистанционную работу, то работодатель обязан предложить ему другую имеющуюся у него вакантную должность. При ее отсутствии или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается.

Если работник все же согласится, то с ним подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указывается срок, в течение которого работник будет трудиться удаленно, режим работы в течение дня (время начала, окончания, периоды выхода на связь с работодателем и т. п.), а также порядок отчетности работника, компенсации ему расходов на Интернет и использование компьютера, программного оборудования и т. д.

Такие случаи перечислены в ст. 312.9 ТК РФ и касаются введения органами власти специальных ограничительных мер в том или ином регионе РФ, например в рамках режима повышенной готовности в сфере профилактики инфекционных заболеваний.

Подобные решения уже принимались государством в период ковидных ограничений, например, когда работодателями по распоряжению мэра Москвы предписывалось переводить не менее 30% сотрудников на удаленку, в таком случае перевод был возможен без согласия работника и просто по приказу директора компании.

В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ допускается установление смешанных форм применения дистанционной работы, когда часть рабочих дней сотрудник находится в офисе, а часть — удаленно.

Подобное стало новшеством законодательства в 2021 г., ранее таких форм работы ТК РФ не предусматривал.

Это позволяет компаниям более гибко подходить к формированию графиков работы персонала, учитывая пиковые нагрузки работы, время посещения клиентами офиса и т. п.

Практика применения дистанционных форм труда показывает, что вопросы отчётности о проделанной работе весьма актуальны, особенно в области деятельности госкомпаний, в которых финансирование оплаты труда требует значительных документальных подтверждений.

На рынке сейчас появилось множество специализированных программ и сервисов планировщика задач, CRM-процессов, учета рабочего времени, которые позволяют в дистанционном формате формировать задачи сотрудникам, в режиме онлайн контролировать их выполнение, а работникам предоставлять отчётность о проделанной работе.

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, устройствами защиты информации и т.д.

Если работник использует свое оборудование, то работодатель выплачивает компенсацию за его использование.

Дистанционная работа не может выступать основанием для снижения каких-либо выплат работникам компании, т. е. нельзя, например, установить оклад дистанционщику меньше оклада аналогичной должности, работающего в офисе (ст. 312.5 ТК РФ).

Однако размеры премий могут отличаться, но это зависит от качества труда того или иного специалиста, а не от места выполнения им работы.

Как и любые иные сотрудники, удаленный работник может быть уволен по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с сокращением должности и др.

Однако дистанционного сотрудника можно также уволить по специальному основанию ст. 312.8 ТК РФ: «Если в период выполнения работы сотрудник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя».

Для этого работодатель должен иметь документальные подтверждения направления сотруднику соответствующих запросов (через эл.почту, мессенджеры, распечатки звонков, системы менеджера задач в специальных программах и т. п.).

Как итог можно отметить, что в текущих условиях кризисных явлений в экономике, снижения доходности бизнеса и т. п. применение дистанционных форм труда может иметь значительную востребованность, так как снижает расходы компании по оборудованию стационарных рабочих мест.

Применение дистанционных форм труда допускается по письменному соглашению сторон, которое может оформляться как в бумажном виде, так и путем оформления электронного документа, подписанного ЭЦП.

В некоторых случаях допускается перевод работников по инициативе работодателя на удаленку, но с предварительным извещением работника об этом за 2 мес. и предложением вакансий в случае отказа.