Как вести учет рабочего времени сотрудников

Если вы работодатель, то вам нужно вести учет времени, которое сотрудник проводит на рабочем месте. Это нужно, чтобы правильно начислять зарплату, соблюдать закон и не платить штрафы. Расскажем, что такое учет рабочего времени, и поделимся способами его ведения.

Рабочее время — это интервал выполнения сотрудником должностных обязанностей. Продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Точное расписание указывают в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка компании. Если предприятие превысит норму по часам, это будет считаться переработкой, за которую работникам доплачивают. Как посчитать доплату, расскажем далее.

Что входит в рабочее время. Часы работы, простой не по вине сотрудника, перерыв на кормление ребенка младше полутора лет и время в командировке. 

Что не входит в рабочие часы. Обеденный перерыв или перерыв на отдых. Если на предприятии работнику нельзя покидать рабочее место, то работодатель обязан организовать место и возможность для обеда и отдыха (ст.108 ТК РФ).

Вид рабочего времени зависит от типа занятости человека — продолжительности рабочей недели. Она для разных категорий сотрудников своя:

1. Нормальная — 40 часов в неделю. Действует по умолчанию для любого персонала. По договоренности с работодателем сотрудник может трудиться сверхурочно за доплату.

2. Неполная — сокращенное количество часов. Еще называют неполной ставкой, например, 4 часа в день. Зарплата начисляется по отработанным часам. В некоторых случаях работодатель обязан перевести сотрудника на неполную занятость, например, беременную женщину.

3. Сокращенная — менее 40 часов в неделю, применяется для определенных категорий работников. Например, несовершеннолетних, инвалидов, педагогов, медицинских работников, при работе на вредном производстве, в опасных условиях. Эти сотрудники работают меньше, но получают такой же оклад, как работники на полноценной 40-часовой неделе. 

Режим работы — это порядок распределения рабочих часов в течение месяца, недели или дня. Он определяет, сколько времени сотрудник должен работать в сутки, когда он начинает и заканчивает смену, выходные и перерывы на обед. Режим устанавливается правилами внутреннего распорядка компании или трудовым договором.

Есть несколько режимов работы, которые отражают занятость сотрудников:

Режим работы конкретного сотрудника зависит от сферы деятельности компании и должности. На одном и том же предприятии у работников могут быть разные режимы труда. Их подбирают для каждого сотрудника индивидуально. Например, слесарь на заводе может работать по сменному графику по 12 часов, а бухгалтер — по стандартной пятидневке с 8.00 до 17.00. 

Как соблюсти предел рабочих часов

Рабочий день сотрудника может превышать 8 часов, а продолжительность рабочей недели — 40. Но вы можете сбалансировать график персонала так, чтобы фактически отработанное время не превышало норму. Для этого нужно взять удобный учетный период — промежуток времени, в котором и посчитать часы. Период не может превышать год, а на вредном производстве — 3 месяца.

Например, вы берете учетный период один месяц. Если ваш сотрудник отработал по 60 часов первые 2 недели, то вторые 2 недели он должен трудиться не более 20 часов в неделю. 

Бывают ситуации, когда обычные формулы расчета не подходят. К ним относятся переработки или работа в ночные часы, праздники и выходные. Установите размер доплаты за них в трудовом или коллективном договоре, приказе, чтобы использовать эти данные для расчета зарплат. 

Ночными часами считается время с 22.00 до 06.00. Это разновидность сменного графика, когда сотрудник работает по ночам и получает прибавку за каждый отработанный час из-за вредных условий труда. Минимальная доплата — 20% от тарифной ставки за час (статья 154 ТК РФ). 

Работать по ночам тяжелее, поэтому ночные смены сокращают на час — отрабатывать его сотрудник не должен (статья 96 ТК РФ). Ночные смены не уменьшают, если работника наняли специально для работы по ночам. Например, сторожем на завод или охранником в супермаркет. Или если рабочее время сокращено само по себе из-за специфики труда — на вредном и опасном производстве, в медицине и т.д.

Чтобы вывести работника в ночные смены, убедитесь, что у него нет противопоказаний к этому (беременные женщины и несовершеннолетние, ст. 96. ТК РФ). Получите письменное согласие и издайте приказ о привлечении сотрудника к ночному труду. А если нанимаете работника только для ночных смен — включите информацию об этом в трудовой договор. 

Важно. На ночную работу запрещено нанимать беременных женщин, несовершеннолетних. У некоторых категорий сотрудников нужно получить письменное согласие, чтобы привлечь их к ночной работе. Например, у одиноких родителей, если их детям не исполнилось 14 лет.

По общему правилу в нерабочие праздничные и выходные дни работа запрещена. Но в некоторых случаях работникам приходится выходить на службу в выходные, например, для ликвидации последствий производственной аварии или предотвращения несчастного случая. 

Труд в выходные или праздники оплачивается не менее, чем в двойном размере или компенсируется дополнительным днем отдыха с согласия сотрудника (статья 153 ТК РФ). Если сотрудник отработает только часть выходного, используйте повышенную ставку для оплаты фактически отработанного времени. 

Например, часовая ставка слесаря на предприятии в обычные дни составляет 150 рублей. Во время аврала его вызвали на работу, где он провел 4 часа. Чтобы рассчитать за них оплату, умножаем 150 на 2 и на количество часов (4 часа), получается 1200 рублей. 

Двойная оплата или отгул положены даже в организациях со сменным графиком, если смена работника выпадет на нерабочий праздничный день. 

Например, продавца в круглосуточном магазине вызвали на замену 1 мая, потому что его сменщик не вышел на работу. Хотя этот сотрудник работает по сменам и получает за каждую 2000 рублей, из-за праздника ему начислят двойной оклад — 4000 рублей.

Сверхурочной работой называют рабочие часы сверх времени, установленного трудовым договором. То есть работу до начала рабочего времени, после него или во время обеденного перерыва. Если работодатель попросил остаться сотрудника после смены, он должен доплатить за сверхурочные часы. Но если работник по своей инициативе работает больше нормы, это не считается переработкой и доплаты не будет.

Согласие на сверхурочную работу не нужно, если есть ситуация, угрожающая людям или имуществу:

Письменное согласие на сверхурочную работу требуется, если:

Чтобы отразить сверхурочные часы в табеле учета правильно, оформите приказ о привлечении работника к сверхурочной работе, укажите в нем причину и продолжительность переработки. 

По закону продолжительность сверхурочной работы не должна превышать 120 часов в год или 4 часов в течение 2 дней подряд (статья 99 ТК РФ). Работника нельзя привлекать к сверхурочному труду постоянно, даже если он согласен. Если работодатель будет игнорировать ограничения по часам, организацию могут оштрафовать.

В рабочих поездках сотрудники не получают стандартного оклада, вместо этого зарплату начисляют по среднему заработку. Для его расчета берут выплаты работнику за последние 12 месяцев. Из них вычитают периоды отпускных, больничных. Полученную сумму делят на количество дней, которые сотрудник отработал за тот же период в компании. А потом — умножают на количество дней командировки.

Например: менеджер Елена зарабатывает 50 000 рублей в месяц и работает 8 часов в день по пятидневке. За год она отработала 250 дней и получила 600 000 рублей. Ее средняя зарплата в день составляет 2400 рублей. Елену отправили в командировку на 3 дня, поэтому она заработает 7200 рублей. 

Если Елена будет работать в командировке дольше, чем в офисе, ей будут доплачивать за сверхурочную работу. При задержке на 2 часа — средний заработок умножат на 1,5, а если переработка длится дольше — на 2. Так, если Елена отработает в поездке по 12 часов в сутки, то ей заплатят за каждый день сверхурочных по 4800 рублей. 

Такое же правило действует, если командировка выпадает на выходные, праздничные дни. Кроме зарплаты, сотрудникам возмещают командировочные расходы — оплату проезда, жилья, выплачивают суточные. Дни в дороге тоже оплачиваются по среднему заработку.

Вы как работодатель должны отслеживать, сколько времени персонал тратит на выполнение задач, по какому бы графику он ни работал. Для этого нужно вести учет рабочего времени.

Учет понадобится для того, чтобы:

✅ Соблюдать требования трудового законодательства. Если работодатель не фиксирует количество отработанных часов, он нарушает Трудовой кодекс. За это его могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

✅ Справедливо начислять заработную плату. Если зарплату персоналу рассчитывают по количеству отработанных ими часов, то за сверхурочную работу сотрудник получит доплату, а за прогул — у него вычтут из зарплаты определенную сумму.

✅ Контролировать дисциплину в офисе. Системы учета фиксируют прогулы, опоздания или переработки. С их помощью работодатель видит, кто эффективно использует рабочие часы, а кто — тратит их впустую.

✅ Оптимизировать рабочий процесс. Учет времени помогает спрогнозировать, сколько часов уйдет на выполнение конкретной задачи и грамотно распределить ресурсы.

В Трудовом кодексе не указано, как именно компания должна фиксировать количество отработанных часов. Поэтому каждая организация самостоятельно выбирает способ подсчета.

Вы можете вести учет вручную или в электронном виде, с использованием технических средств или автоматизированных программ. К самым популярным методам относятся:

1. Бумажные журналы контроля — заполняются от руки. Вахтер или охранник записывают время ухода и прихода, перерыва на обед, а сотрудники ставят подпись. Способ подходит для небольших компаний, в которых трудятся максимум 20 человек, например, маленьких производств.

2. Электронные таблицы — ведутся в Excel или других программах. В них бухгалтер или сотрудник отдела кадров указывают количество отработанных часов, переработки — например, выход на работу в праздничные дни. Зарплата рассчитывается на основе этих данных по специальным формулам. Этот способ можно использовать в компаниях численностью 50 и более человек, например, в офисах.

3. Видеокамеры — устанавливаются на входах в офис, внутри помещения. Камеры автоматически фиксируют время прихода и ухода сотрудников. Такие инструменты учета можно внедрить как в офисе, так и на производстве, в компаниях, где трудится более 100 человек.

4. Автоматические контроллеры с картами доступа — это пропускные системы с турникетами на входе. Сотрудники прикладывают к устройству пропуск-ключ или карту, чтобы зафиксировать время прихода и ухода. Чаще всего такие системы устанавливают на заводских проходных, в бизнес-центрах. Подходит для крупных корпораций.

5. Таск-трекеры — приложения или программы, которые устанавливают на компьютерах сотрудников. Они фиксируют время, потраченное на выполнение определенных задач, отслеживают активность пользователя, делают скриншоты рабочего стола и создают отчеты. Трекеры можно внедрить даже в небольших организациях, например, маркетинговом агентстве, ИТ-компании, где сотрудники работают в офисе или удаленно.

6. CRM-системы — программы для ведения бизнес-процессов тоже могут включать модуль учета рабочего времени. Они учитывают время, затраченное на работу с каждым клиентом или выполнение проекта. Программы можно внедрить в компаниях, которые работают с клиентами, например, в сфере продаж.

За учет рабочего времени отвечает руководитель. По его приказу эту задачу может выполнять бухгалтер, секретарь, руководитель кадровой службы. Такой сотрудник должен:

Вы можете использовать типовые бланки табелей учета:

Можно создать и использовать свои шаблоны для фиксации отработанных часов, только обязательно утвердите этот документ внутренними правилами компании. 

За нарушение правил учета рабочего времени предусмотрена административная ответственность. Ответственному лицу и самому предприятию грозит штраф за отсутствие табеля или грубые ошибки в документе (статья №5.27 КоАП РФ):

При повторных нарушениях сумма штрафа увеличится.