Опубликовано: 13.09.2024
Официальные письма принято оформлять по определённому шаблону, который закреплён в правилах ГОСТа. Такая необходимость может возникнуть, когда вы отправляете письмо в госучреждение или должностному лицу. В статье разбираем основные правила составления и оформления текстов для деловой переписки.
Деловые письма делятся на:
- Презентационные (или письма-знакомства) предназначены для представления компании или продукта потенциальному партнёру или клиенту.
- Письма-заказы содержат запрос на приобретение товаров или услуг.
- Письма-напоминания уведомляют о предстоящих мероприятиях, сроках выполнения обязательств и т.д.
- Письма-претензии содержат жалобы или претензии относительно товаров или услуг.
- Гарантийные письма (обязательства) подтверждают обязательства одной стороны перед другой.
- Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.
Общие правила и ГОСТы для оформления
Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Общие правила включают такие требования к деловому письму
✅ Лаконичность.
Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.
✅ Одно письмо — один вопрос.
В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров, то не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.
✅ Уважительный тон.
Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану». Возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.
✅ Использование бланков.
Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.
✅ Письмо на языке адресата.
При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.
Примеры:
Структура делового письма
Как правило, структура современного делового письма включает:
- Данные отправителя и дату подготовки письма.
- Адрес получателя, с указанием конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «в отдел продаж компании «НатурСтрой»).
- Вступительное обращение: «Уважаемый Андрей Анатольевич», «Уважаемые коллеги».
- Основной текст, состоящий из двух частей. В первой — приведены причины или цели письма, во второй — изложены выводы, просьбы или предложения.
- Указание на приложения к письму, если они есть: «Актуальный прайс приложен», «Расчёт эффективности инвестиций — см. Приложение».
- Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто встречающаяся форма. «Искренне Ваш…» — вариант, допустимый в случае, если отправитель и адресат хорошо знакомы.
- Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается.
Нюансы и тонкости
- Обращайте внимание на размер. Как указано в ГОСТах, при оформлении делового письма используют размер шрифта 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й размер.
- Не рекомендуется использование вычурных, специализированных шрифтов или шрифтов, за использование которых взимается плата. Наиболее распространённый шрифт деловых писем — Times New Roman. Использование этого шрифта гарантирует отсутствие проблем с кодировкой писем при отправлении по электронной почте.
- Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Текст, написанный с интервалом 1,5, легче для восприятия, и этот интервал используется чаще.
- Для комфортного чтения абзацы отбивают дополнительным межстрочным интервалом.
- При обращении к конкретному адресату «Вы», «Вас», «Вам» в деловом письме пишутся с прописной буквы, при обращении к группе людей (например, к сотрудникам отдела сбыта) — со строчной.
- Проверяйте орфографию. Например, при помощи бесплатного сервиса Advego.ru. Сервис прост в использовании; он укажет на недочёты и поможет избежать грубых ошибок и опечаток.
Ошибки деловых писем, которых лучше избегать
- Не используйте узкоспециализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
- Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими.
- Не употребляйте обращение на «ты», даже если получатель хорошо знаком.
- Не прибегайте к креативу. Заголовки вроде «Как наше оборудование втрое увеличило прибыль строительной компании» или «Почему лидеры рынка выбирают продукцию компании N», обилие эпитетов или восклицательных знаков недопустимо в официальной переписке. Стиль делового письма консервативен.
Коротко
- Деловые письма разделяются на несколько типов, такие как презентационные, заказы, напоминания, претензии, гарантийные и сопроводительные.
- Существуют общие правила и стандарты оформления деловых писем, включая лаконичность, уважительный тон, использование бланков и языка адресата.
- Структура современного делового письма включает данные отправителя, адрес получателя, вступительное обращение, основной текст, указание на приложения, заключение и подпись отправителя.
- Важно использовать стандартные шрифты и следить за их размером, соблюдать межстрочные интервалы и отбивку абзацев для комфортного чтения.
- Ошибки в деловых письмах, такие как использование узкоспециализированных терминов и креативных заголовков, неясный или фамильярный стиль изложения — всё это может негативно сказаться на репутации компании.
- Соблюдение правил деловой переписки поможет сделать коммуникацию более результативной и укрепить репутацию компании.