Как сделать личные встречи с сотрудниками более продуктивными

Встречи один на один с непосредственными подчиненными часто кажутся более торопливыми и дезорганизованными, чем они должны быть. Тем не менее, важно регулярно встречаться с каждым из своих сотрудников. Как в процессе беседы лучше использовать время? Как сделать встречи более продуктивными и полезными для обеих сторон? На эти вопросы я отвечу в статье.

В эпоху цифровых технологий, а особенно сейчас, когда многие работают удаленно, мы редко общаемся с подчиненными лично. Чаще всего мы взаимодействуем через электронную почту, мессенджеры или по телефону. «Но ничто не может сравниться с личной встречей один на один», — говорит Элизабет Грейс Сондерс, автор книги «Как инвестировать свое время как деньги» и основательница компании Real Life E Time Coaching & Training.

Индивидуальные встречи — один из самых важных инструментов продуктивности, которыми вы пользуетесь как руководитель, утверждает она, ведь именно там вы можете задать стратегические вопросы, например, сосредоточены ли мы на правильных задачах? И с точки зрения взаимопонимания, это момент, когда вы показываете сотрудникам, что цените их и заботитесь о них, говорит Элизабет Грейс Сондерс.

В свете этой двойной цели, проведение эффективных встреч один на один требует настоящей когнитивной ловкости, говорит другой эксперт, Маргарет Мур, генеральный директор Wellcoaches Corporation и соавтор книги «Организуй свои эмоции, оптимизируй свою жизнь». Ваша цель — показать свое «стремление помочь коллеге развиваться и расти», но также «сделать шаг назад и подумать о том, как лучше всего вы можете работать бок о бок с этим человеком для достижения цели».

Частота встреч один на один будет зависеть от размера вашей команды и организации, требовательности и опытности ваших сотрудников, а также вашего положения в организационной структуре. Не имеет значения, как часто проходят встречи. Важно, чтобы вы запланировали их в своем календаре, как повторяющееся событие. Ведь когда сотрудники знают, что у них есть регулярное совещание с руководителем, они с меньшей вероятностью будут отвлекать вас по тем или иным вопросам. Поэкспериментируйте с частотой, пока не найдете правильный ритм. 

Еще несколько правил: во-первых, приходите на встречу вовремя. Если вы опаздываете на 20-минутную встречу на 10 минут, это расстраивает вашего сотрудника. Во-вторых, не отменяйте встречу в последнюю минуту. Это посылает прямо противоположное сообщение, которое вы пытаетесь донести до своего сотрудника («стремление помочь коллеге развиваться и расти»). Отмена встречи в последнюю минуту говорит вашему сотруднику о том, что для вас данная цель не важна, а это совершенно не то, что вам нужно.

В идеальном мире вы и ваш коллега должны заранее согласовать повестку встречи. Но рабочий день и нехватка времени часто берут над нами верх. Более реалистичной целью может быть составление списка пунктов, которые вы хотели бы обсудить. Попросите вашего непосредственного подчиненного сделать то же самое. Заранее, до встречи, ознакомьтесь со списком. Это поможет вам и вашему сотруднику лучше подготовиться ко встрече и продуктивнее ее провести.

Убедитесь, что у вас есть время, чтобы охватить наиболее важные моменты из списка. Вам необходимо установить ожидания относительно того, что является наиболее важным, и создать стимул для сосредоточения внимания. Если разговор уходит не в том направлении, вы обязаны вернуть его в нужное русло.

Тем не менее, также важно проявлять гибкость. Другими словами, вам нужна структура, но не слишком жесткая. Эти встречи лучше всего проходят, когда вы и ваш коллега находитесь в «режиме совместного творчества». Вместе решите, чего вы разумно добьетесь за отведенное время и есть ли вопросы, которые можно отложить на другой раз?

Когда приходит время встречи один на один, вам нужно «выйти из состояния автопилота». Не думайте о встрече, как о еще одном пункте в вашем списке дел. Посвятите все свое внимание своему сотруднику. Выключите телефон и отключите звук компьютера, чтобы не отвлекаться на уведомление или звонок. Очень легко случайно отправить невербальное сообщение вашему сотруднику «мне нет дела до тебя», показав, что для вас важнее переписка в телефоне.

Начните встречу «разделением победы». Например, вы можете похвалить своего коллегу за презентацию, которую он провел. Наилучшей рекомендацией будет выделить три положительных момента в работе сотрудника и начать встречу именно с них, сделав акцент на том, чтобы сотрудник продолжал делать эти вещи в том же духе, они у него хорошо получаются.

Встречи один на один — хорошее место для обсуждения важных стратегических вопросов и решения проблем. При этом важно найти баланс между задаванием вопросов и выслушиванием того, что говорит ваш коллега. Некоторые руководители просят сотрудников составить шаблон, в котором перечислены проблемы, с которыми они сталкиваются, а также возможные решения до их встреч. Это заставляет сотрудника решать проблему заранее и тогда вы, как руководитель, можете предложить конструктивную обратную связь.

Хотя вы должны уделять первостепенное внимание насущным и стратегически важным вопросам, не пренебрегайте личными. Индивидуальные встречи могут быть хорошей возможностью помочь членам вашей команды более внимательно относиться к своей карьере и жизни. Это помогает поддерживать мотивацию людей и вести разговор в правильном направлении.

Завершите встречу так, как вы ее начали – позитивно, признательностью и благодарностью. Это займет пять секунд, но благодарность руководителя, как правило, очень много значат для сотрудников. Не говорите что-то, если это не искренне или не кажется вам подлинным. А вот если вы можете рассказать о чем-то, что у сотрудника хорошо получается, это мощный мотивационный фактор. Вы можете завершить тем, с чего вы начали встречу, отметить три момента в работе сотрудника, которые у него получаются и которые ему стоит продолжать делать. Продуктивных встреч и успехов в бизнесе!