Как правильно нумеровать документы в компании: инструкция

Почему важно правильно нумеровать документы

Если не нумеровать документы или нарушить порядок нумерации, то штрафов от налоговой и других контролирующих органов за это не будет. Предприниматель обязан ставить номер только на счетах-фактурах, которые оформляют плательщики НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). Если оставить счет-фактуру без номера, то налоговая откажется принимать у покупателя документы для вычета НДС. Но штраф за такое нарушение тоже не предусмотрен. 

Нумеровать значимые для работы компании документы стоит, чтобы упорядочить работу. А именно:

✅ Быстро находить нужный документ, даже если его составили несколько лет назад. К тому же документы во время деятельности ИП приходится хранить долго. Например, трудовые договоры с сотрудниками, приказы об их приеме на работу и увольнении нужно хранить 50 или 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона 125-ФЗ от 22.10.2004). По номеру их будет легко найти и в электронной папке, и в бумажном архиве.

✅ Подчеркивать надежность вашей компании. Если предложить контрагенту подписать договор без номера, то такой документ может вызвать у партнера недоверие. Он может предположить, что учет документов в компании не ведется, значит, партнер ненадежный. Номер договора же укажет на то, что компания работает активно, а договор не единственный и не случайный. 

✅ Упрощать налоговую проверку. Если нумерация присвоена, то проверяющий быстро разберется в документообороте и сможет отследить движение средств, факт оплаты, отгрузки и приемки товара.

Общие правила нумерации документов

Универсального правила нумерации нет. Но есть общая практика делового оборота, которой стоит придерживаться. 

✅ Нумеруйте документы в хронологическом порядке, то есть в порядке возрастания. Такая нумерация называется «сквозной». Например, первый документ в новом году будет №1, следующий за ним №2 и так далее. Если вы создаете документ в программе «1С бухгалтерия», то программа сама присвоит номера в хронологическом порядке. Но ошибки случаются и при нумерации в программе, и вручную. 

Если ошиблись и пропустили номер, не пытайтесь зарегистрировать задним числом документ под этим номером. Просто сделайте пометку «номер не использован». 

✅ Выберите период, в течение которого будете вести нумерацию по порядку. Обычно это календарный год. Тогда номера не будут многозначными, а документ легко найти в архиве по году создания. В течение года нумеруйте документы, а с началом нового нумерацию обнулите и начните с №1.

✅ Введите буквенные обозначения — индексы для обозначения разных видов документов. Например, договоры можно обозначить буквой Д, счета буквами Сч, а документы кадрового учета — К. Буква будет обозначать вид документа, а цифра номер по порядку. Такая комбинация сделает номер уникальным и поможет избежать повторения номера.

Например, вы заключили договор с контрагентом на поставку товара. Добавьте к порядковому номеру договора букву — получится, например, № Д-5. Так вы не спутаете договор со счетом №5 или приказом о приеме сотрудника на работу №5. Счет будет с номером № Сч-5, а приказ, например, № К-5. 

Без индекса может получиться, что два разных документа в компании имеют один номер. Налоговая откажет в вычете НДС по счетам-фактурам с одинаковыми номерами. А по сверке с контрагентом возникнет путаница — какие договоры оплачены, а какие нет. 

☝🏼 Это интересно 
Что такое кадровый учет и как его правильно вести

✅ Привяжите номер документа к дате его создания. На документе нужно поставить дату. Например, договор «№ Д-18 от 15.02.2026». Или внесите год в номер документа — договор «№ Д-18/2026 от 15.02.2026». Документ без даты считается недействительным (ГОСТ Р 7.0.97-2025 утвержден Приказом Росстандарта №622-ст). По дате документа налоговая определяет, к какому отчетному периоду относится документ.

✅ Присваивайте номера единообразно. Определите, в каком порядке располагать цифры и индексы в номере, где ставить разделительную черту, а где дефис между буквами и цифрами. Единый формат записи номеров позволит понять, к какому виду документ относится и где его искать. 

Если вы начали присваивать номера в формате «№Д-1/2026», то продолжайте и другие номера записывать в формате «буква — дефис — номер по порядку — разделительная черта — год». Закрепите формат нумерации приказом, ознакомьте с ним сотрудников и придерживайтесь установленного принципа обозначения. 

Какие документы нужно регистрировать 

Регистрировать нужно не все документы, а только значимые для деятельности ИП. К таким относятся, например:

• договоры с клиентами, поставщиками, арендодателями;
• счета на оплату;
• счета-фактуры для плательщиков НДС;
• товарные накладные;
• универсальные передаточные акты (УПД);
• акты выполненных работ или услуг;
• трудовые договоры с сотрудниками;
• кадровые приказы, даже если в компании пока один сотрудник — сам предприниматель. 

☝🏼 Это интересно 
УПД и счет-фактура: в чем разница и что выбрать

Предприниматель может сам решить, как регистрировать документы и утвердить форму регистрации приказом. 

Это может быть:

• Бумажный журнал. Его нужно прошить, а прошивку опечатать. На последней странице делают удостоверительную надпись, где указывают количество страниц, дату прошивки, ФИО и подпись ответственного лица. 
• Электронный журнал. Его ведут в программном обеспечении, например, в Excel, Google Таблицах.
• Учет документов в цифровой системе ЭДО. Для участников электронного документооборота регистрация документа происходит автоматически. 

☝🏼 Это интересно
Польза электронного документооборота для бизнеса 

Микрокомпании с небольшим документооборотом могут вести один журнал для всех документов. Если документов много, то ведут несколько журналов для разных видов документов. Например, для:

• исходящих;
• входящих;
• приказов;
• трудовых договоров;
• договоров с контрагентами. 

Как регистрировать исходящие и входящие документы 

Исходящие документы вы создаете и отправляете, например, поставщикам, покупателям или в контролирующие органы. Цель регистрации — подтвердить, что документ был составлен, отправлен и получен адресатом. 

Для этого в журнал нужно записать:

• дату и номер документа;
• кому направляете документ;
• внести описание документа — название, краткое содержание, способ отправки и подтверждение получения. 

Пример записи в регистрационном журнале исходящих документов:

Входящие документы — это те, которые поступили в компанию. У них уже есть исходящий номер отправителя, но вам нужно присвоить ему входящий номер в вашем формате нумерации. Цель регистрации — зафиксировать факт получения, указать ответственного, сделать запись об ответе. 

В журнале регистрации входящих укажите:

• дату поступления документа;
• присвоенный входящий номер;
• от кого получено;
• исходящий номер отправителя;
• краткое содержание;
• ответственного за ответ или исполнение;
• срок ответа;
• когда исполнено.

Пример записи в регистрационном журнале входящих документов:

Документы в журнале регистрируют один раз. Исходящие — в день, когда их подписали, а входящие — в день получения.

Как правильно хранить документы

Некоторые документы нужно хранить даже после того, как компания прекратила деятельность. Например:

• подтверждающие доходы и расходы — договоры, акты выполненных работ или услуг, товарные накладные, кассовые чеки; 
• по личному составу — приказы, трудовые договоры, личные карточки работников, ведомости по зарплате; 
• налоговой отчетности — декларации, книги учета доходов и расходов (КУДиР), счета-фактуры, расчеты по страховым взносам.

Документы нужно хранить в том виде, в котором их составили (Приказ Минфина России №62н от 16.04.2021). Если документ создали и подписали на бумаге, то его нельзя сканировать и оставить только скан в электронном виде. Нужно сохранить оригинал с синей печатью и подписью. 

Электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), нет необходимости дублировать на бумаге. Они имеют такую же силу, как и бумажные с подписью и печатью (Федеральный закон № 63-ФЗ).

☝🏼 Это интересно
Квалифицированная электронная подпись (КЭП): для чего нужна бизнесу и как ее получить 

Как хранить электронные документы

Электронные документы можно хранить:

В локальном архиве на жестком диске. Составьте каталог в хронологическом порядке с учетом вашей системы нумерации. Но если произойдет сбой программы или в компьютер попадет вирус, то можно потерять документ. Поэтому создавайте резервные копии архива. 

В облачном хранилище. Провайдер такого хранилища должен соблюдать требования по хранению данных. В частности, сервер хранилища должен располагаться на территории РФ. 

Данные и резервные копии хранятся на удаленных серверах. Получить доступ к своим документам можно с любого устройства, подключенного к интернету. 

В системе электронного документооборота (ЭДО). Документы хранятся в цифровом хранилище оператора ЭДО. Защищенные каналы связи обеспечивают безопасность документов, а настройки доступа позволяют подключать к работе с документами разных сотрудников. Перечень аккредитованных операторов можно посмотреть на сайте ФНС. 

Как хранить бумажные документы 

Некоторые документы нужно хранить в бумажном варианте. Например:

• Документы с контрагентами, не участниками ЭДО.
• Кадровые документы — приказы о приеме на работу и увольнении, назначении на должность, трудовые договоры.
• Акты о несчастном случае на производстве и акт о прохождении инструктажа по технике безопасности.

Если работа по документам из списка выше закончилась, то их передают в архив. Архивные документы нужно:

• сложить в хронологическом порядке;
• пронумеровать и прошить страницы;
• сделать опись документов;
• сделать удостоверяющий лист, на котором указать количество документов.

Если документов накопилось много, то можно передать их на хранение в специализированные архивные компании.

Сколько хранить документы

Сроки хранения зависят от вида документа. Например:

• документацию для расчета и уплаты налогов нужно хранить пять лет (п. 1.8 ст. 23 НК РФ);
• документы по уплате страховых взносов — шесть лет (п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
• документы, которые подтверждают расходы на обучение сотрудника — не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НК РФ);
• документы кадрового учета, трудовые договоры, личные дела сотрудников, законченные до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а после этой даты — 50 лет (ст. 22.1 Федерального закона 125-ФЗ от 22.10.2004).

Что важно знать предпринимателю? Если компания прекратила деятельность, то документы нельзя уничтожать, пока не закончится их срок хранения. Кадровые документы и личные дела сотрудников нужно передать в государственный или муниципальный архив (Федеральный закон 125-ФЗ от 22.10.2004). Требования к хранению электронных документов такие же, как и для бумажных. Отсчет срока начинается с 1 января после того, как работа с документом закончилась.

Коротко

• Документы нужно нумеровать, чтобы придать им юридическую значимость, упорядочить работу и упростить налоговые проверки.
• Нумеруйте документы в одном формате. Используйте для этого цифры в порядке возрастания и буквенные индексы для разных видов документов. Это поможет избежать дублирования номеров.
• Предприниматель может регистрировать документы в бумажном журнале, в электронном виде или в цифровой системе ЭДО. Выбранную форму регистрации утверждают приказом.
• Регистрировать нужно и исходящие, и входящие документы один раз. Исходящие — в день, когда их подписали, а входящие — в день получения.
• Храните документы в том виде, в котором они составлены. Электронные, подписанные КЭП, не обязательно дублировать на бумаге. Бумажные сохраняйте в оригинале с синей печатью и подписью. 
• Электронные документы можно хранить на жестком диске ПК компании, в облачном хранилище или в цифровой системе ЭДО. Бумажные подшивайте в архив либо сдавайте в специализированные архивные компании.