Как организовать удаленку и сохранить контроль над бизнесом

До пандемии у большинства руководителей было стереотипное представление об удаленной работе. Считалось, что никто не будет работать дома и что удаленная работа – это не серьезно. Но 2020 год кардинально перевернул жизнь бизнеса. На передовой оказался малый и средний бизнес, которому пришлось в кратчайшие сроки полностью перестроить работу. Руководители стали массово переводить сотрудников на удаленку, но при этом они по-прежнему совершают ошибки, которые ведут к просадке рабочего процесса.

Как же организовать удаленку, чтобы не потерять контроль над бизнесом и не поставить его под угрозу?

Рассмотрим три ошибки, которые совершают руководители при самостоятельном переходе на удаленку и которые способны негативно повлиять на бизнес.

Когда сотрудники копируют свои документы на флешки, виртуальные диски, пересылают себе на почту и т.д., информация расползается по домашнему компьютеру и перемешивается с семейными архивами, играми, вирусами и незащищенными сервисами.

Например, вы переехали на удаленку, а через несколько месяцев сотрудник уволился или заболел. Вам остается только надеяться, что он передаст все наработки и загрузит их в СRМ-программу, потому что в противном случае вы останетесь без документов. Даже если у вас будет доступ к рабочему компьютеру сотрудника в офисе, документы будут уже не актуальны. Контроль будет потерян навсегда.

Ваши сотрудники перешли на удаленку. Менеджеры начинают звонить клиентам с личных номеров, вести переписку с личных мессенджеров, писать со своей почты. И вот уже невозможно отследить или прослушать разговор, посмотреть переписку, историю сообщений, собрать статистику или сделать анализ. Если, в случае увольнения сотрудника, передать контакты другому менеджеру, то ему нужно начать общение «с нуля», потому что историю коммуникации уже не восстановить.

Почему вас не спасет даже CRM? Потому, что какой бы отлаженной не была эта программа, CRM не может вносить данные сама. Сотрудник делает это самостоятельно. Он может внести информацию, а может просто забыть это сделать.

В «офисные» времена, если менеджер по продажам не выполнил план, об этом можно было узнать, регулярно проводя планерки. Была возможность повлиять на процесс работы сотрудника.  

В настоящее время, как бы часто вы ни созванивались, невозможно проконтролировать все до конца. И здесь уже во многом должна работать личная ответственность и мотивация сотрудника. То есть он должен организовать свое рабочее пространство так, чтобы ни дети, ни кошки, ни холодильник его не отвлекали.

Насмотревшись на повторяющиеся ошибки самостоятельного переезда на удаленку, я разработал для себя «заповеди Безопасного Офиса 3.0». Эти правила позволят быстро перевести офис на удаленку без просадки рабочего процесса.

Домашний компьютер выступает в роли телевизора, который просто передает картинку рабочего стола, через Интернет. На виртуальном рабочем столе находится только рабочая информация, а на домашнем, только личная.

Виртуальный компьютер — это собственность компании и вы, как руководитель, можете в любой момент проследить за процессом, рассчитать рабочее время сотрудника, посмотреть историю сообщений, историю запросов в браузере, переписку и тд. Исотрудники об этом знают.

По данным анонимных опросов, 40% сотрудников признались, что хоть раз в жизни копировали коммерческую информацию для личных целей. Особенно легко это сделать на удаленке, когда рабочая информация оказывается на домашних компьютерах.

Получается, что вы полностью зависите от сотрудника. И если он заболел или уволился, остается только надеяться, что он соберет все свои наработки и передаст их вам. Если вы не обретете контроль над информацией, коммуникациями и действиями своих людей, вы можете потерять команду и бизнес.

Именно поэтому сотрудники не должны звонить клиенту или писать ему с личного номера/почты/аккаунта, а использовать корпоративные средства связи.

Соблюдайте эти правила, и ваш бизнес будет полностью под вашим контролем!