Как оформить трудовую книжку нового сотрудника: пошаговое руководство

Официальное оформление сотрудников выгодно любому предпринимателю. Трудовой договор защищает интересы работодателя, а также делает вакансию более привлекательной для многих профессионалов. Если у вас нет кадрового специалиста, то оформлять сотрудника в штат придется самостоятельно. Один из самых важных документов в этом процессе — трудовая книжка. Рассказываем, как правильно ее оформить и вести. 

Трудовая книжка — это документ, который фиксирует трудовую деятельность и стаж сотрудника. Порядок заполнения и формы этого документа можно посмотреть в статье 66 Трудового кодекса РФ.

В 2025 году действуют два варианта трудовых книжек — бумажные и электронные. Если ваш новый сотрудник до 2021 года официально не работал, у него будет только электронная трудовая. Если же сотрудник начал работать раньше, у него может быть документ сразу в двух форматах. 

Согласно Приказу Минтруда России № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» в документе указывают информацию:

В трудовой не делают записей о дисциплинарных взысканиях. Исключение — увольнение сотрудника за дисциплинарный проступок по статье 81 Трудового кодекса РФ.

Подробнее о том, что такое дисциплинарное взыскание, можно почитать в статье 192 Трудового кодекса РФ. 

Все записи обязательно подтверждают: указывают номер внутреннего приказа, распоряжения или заявления. 

Без оформления трудовой книжки нельзя официально устроить сотрудника на основную работу на срок больше 5 дней. По желанию работника в книжку вносятся также сведения о работе по совместительству.

Далее расскажем подробнее о том, как вести трудовую книжку сотрудника в разных форматах. 

Если у вас работает сотрудник с бумажной трудовой, вам необходимо соблюдать следующие правила (Приказ Минтруда РФ № 320н): 

✅ Фиксируйте сведения о кадровых событиях. Вносить их нужно без сокращений, писать от руки. Каждая новая запись нумеруется. Сведения о приеме на работу или смене позиции вносятся в течение 5 рабочих дней, а об увольнении — в тот же день. 

Зачеркивать данные в документе нельзя. Вместо этого сделайте следующую запись, которая аннулирует ошибку.

Пример

Специалист отдела кадров перепутал трудовые книжки сотрудников и внес запись №10 об увольнении в документ Петровой Анны вместо Петровой Инны. Исправить ошибку можно следующим образом:

Если в книжке работника закончатся страницы, вы должны завести вкладыш. Он будет действителен только с основным документом. 

✅ Храните трудовую книжку. Сохраняйте и ведите учет трудовых книжек всех сотрудников. После увольнения работника можно лично выдать ему документ или направить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В последнем случае у вас должно быть письменное заявление от сотрудника о том, что он хочет получить трудовую почтой.

Сэкономить время на ведении бумажной книжки можно, если предложить сотруднику перейти на электронную версию трудовой. С 2020 года такое право есть у каждого работника. Чтобы отказаться от бумажного документа, ему нужно заполнить заявление. Образец есть на сайте Социального фонда России (СФР).

Когда сотрудник заполнит заявление, внесите в его книжку следующую запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ». А после верните документ работнику. 

Электронная трудовая книжка или ЭТК — это выписка из базы Социального фонда России, заверенная электронно-цифровой подписью ведомства. 

С 2020 года по закону 439-ФЗ СФР ведет реестр о работе и стаже всех российских граждан. Ваша обязанность — регулярно отчитываться перед фондом по своим сотрудникам, чтобы информация в ведомстве была актуальной.  

Сообщить в СФР о кадровых событиях нужно, заполнив форму ЕФС-1. На сайте ведомства есть актуальная форма (в формате Exel) и подробная инструкция по ее заполнению.

Передать сведения о приеме на работу и увольнении сотрудника вам нужно не позднее следующего рабочего дня. Если не сделать этого своевременно, можно получить штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Если в компании или ИП работает меньше 10 работников, сдать отчетность можно несколькими способами:

Если работников больше 10, отправлять сведения обязательно онлайн.

Чтобы правильно оформить нового сотрудника, нужно знать статус его бумажной трудовой. Ваш будущий работник мог уже отказаться от нее. А мог оставить оба варианта или вообще потерять бумажный документ. Рассмотрим подробнее ваши действия для каждого случая.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые впервые устраиваются на официальную работу, бумажный документ не оформляют. Сведения об их трудоустройстве и стаже будут вестись только электронно.

Следовательно, чтобы оформить работника, вам нужно заполнить и передать в Социальный фонд форму ЕФС-1. В форме заполните:

Титульный лист оформите по правилам, указанным на сайте ФСР.  В подразделе 1.1 заполните только следующие графы:

Отчитаться перед Социальным фондом нужно не позднее следующего рабочего дня.

Если новый сотрудник не писал заявление о переходе на новый формат хранения данных на прежней работе, вносить сведения о приеме вам нужно в обе версии:

Даже если работник не против хранить сведения о стаже только электронно, вначале придется оформить его двумя способами. А после трудоустройства он сможет написать заявление об отказе.

Если работник ранее уже писал заявление об отказе от бумажной книжки, оформлять ее вам не придется. Но по возможности проверьте, действительно ли в бумажной трудовой есть соответствующая запись. Для этого запросите ее у сотрудника. Документ должен быть у него на руках.

Еще одна ситуация, с которой вы можете столкнуться, — это утеря новым работником бумажной трудовой. Если такой сотрудник уже перешел на ЭТК, его оформляют по новым правилам и без проверки бумажной версии.

Если сотрудник, который потерял книжку, не успел отказаться от нее на предыдущей работе, то для него заводят дубликат бумажного документа и оформляют двумя способами.