Для чего хранить документы
Правильное хранение помогает:
✅ Избежать штрафов. Социальный фонд, налоговая и трудовая инспекция могут запросить документы за прошлые периоды. Если их не предоставить вовремя, штраф составит от 200 рублей за каждый отсутствующий документ (ст. 126 НК РФ).
☝🏼 Это интересно
Как подготовиться к налоговой проверке
✅ Защитить свои интересы в суде. Чтобы выиграть спор с недобросовестным партнером, нужно предоставить все подтверждающие документы: подписанный договор, акт приемки и подтверждение оплаты. А если их не найти до начала суда, то не будет доказательств вины контрагента.
✅ Выдавать справки работникам. Сотрудники регулярно обращаются за справками о зарплате. Например, для визы, кредита, копиями приказов или выписками из трудовой книжки. Упорядоченный архив сэкономит время.
Кому нужен архив документов организации
Архив нужен всем, кто ведет бумажный документооборот.
- Малый бизнес. ИП и компании, у которых небольшой документооборот, могут использовать папки в сейфе или отдельном шкафу.
- Крупные компании. Организации с сотрудниками, участием в госзакупках или сложным производством необходим полноценный архив с отдельным помещением или выделенная зона.
Компании и ИП могут вести полностью электронный документооборот. Заключать договоры, подписывать акты и сдавать декларации можно в цифровом формате. Главное условие — все документы должны быть заверены квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она приравнивается к собственноручной (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ). Хранить их нужно в электронном виде, а печатать только по требованию проверяющих органов.
Какие документы и на какие сроки сдаются на хранение
Периоды хранения установлены в приказе Росархива № 236, их продолжительность зависит от степени важности.
Рассмотрим основные виды документов и сроки их обязательного хранения.
Группа документов | Что входит | Срок хранения |
Налоговая и бухгалтерская | • налоговые декларации; • книга доходов и расходов; • счета-фактуры; • авансовые отчеты; • кассовые чеки; • банковские выписки; • акты выполненных работ; •договоры подряда, аренды. | 5 лет |
Кадровая | • трудовые договоры; • приказы о приеме, увольнении; • личные карточки (Т-2); • расчетные листки; • больничные. | • 50 лет — для документов, созданных после 2003 года; • 75 лет — для документов, созданных после 2003 года |
Корпоративная | • устав; • протоколы собраний; • выписки из ЕГРЮЛ. | Постоянно |
Техническая | • паспорта оборудования; • сертификаты; • инструкции. | Паспорт оборудования — 2 года после списания. Остальные — до ликвидации актива. |
Срок хранения начинается не с даты документа, а со следующего года после того, как работа полностью закончена. Например, договор подряда подписан в 2023 году и завершен в 2025 году. Значит, его нужно сдать в архив в 2026 году и хранить до конца 2031 года.
Что важно знать предпринимателю?
Если документ создали в бумажном виде, вы обязаны хранить его подлинник с подписью в течение всего срока. Нельзя просто отсканировать все документы и выбросить оригиналы.
Как организовать хранение документов
Рассмотрим по шагам, как организовать хранение.
Шаг 1. Разделите документы по продолжительности хранения.
Документы временного срока хранения — до 10 лет. Их можно хранить прямо в отделе, где они были созданы, например, в бухгалтерии (приказ Росархива № 77).
Документы длительного срока хранения — более 10 лет. Сдать их в архив нужно не раньше чем через год. И не позже, чем через три года после того, как работа с ними полностью завершена.
Шаг 2. Разложите документы по типам и годам. Например: «Договоры 2024», «Налоговые декларации 2025».
Шаг 3. Подшейте в папки. На обложке напишите: название дела, период, количество листов, срок хранения. Например, «Книги доходов и расходов 2025 — уничтожить после 31.12.2030».
☝🏼 Это интересно
Опись документов: для чего нужна и как правильно составить
Шаг 4. Определите ответственного сотрудника. Например, бухгалтера, менеджера, который будет формировать папки, следить за сроками и выдавать документы по запросу.
Какие требования к электронным и бумажным архивам
Для бумажных документов выберете помещение или шкаф, где сухо и нет прямых солнечных лучей. К ним не должен быть доступ у посторонних лиц. Например, личные дела сотрудников и коммерческие тайны необходимо хранить в сейфе.
Электронные документы нужно хранить на двух независимых носителях, например, основной сервер и внешний жесткий диск. Диск нельзя использовать для текущих задач или как флешку для обмена файлами.
Если документ подписан электронной подписью, сохраняйте не только сам договор или акт, но и отдельный файл с его электронной подписью. Обычно он в расширении .sig. Это нужно, чтобы сохранить юридическую силу документа.
☝🏼 Это интересно
Польза электронного документооборота для бизнеса
Что важно знать предпринимателю?
Каждые пять лет проверяйте, открываются ли электронные файлы. Технологии устаревают, возможно, потребуется конвертировать файлы в актуальные форматы.
Что делать с просроченными документами
Обычные документы без личных данных и секретной информации можно сдать напрямую в компанию по переработке вторсырья, а электронные просто удалить. Но если на них содержится информация, которую нельзя разглашать, то такие документы нужно уничтожать специальными способами.
Как уничтожить бумажные документы
Конфиденциальные документы нельзя передавать третьим лицам или просто выбросить в мусорный бак — это нарушение закона о защите персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ). А если документы с коммерческой тайной попадут конкурентам, то может привести к утечке стратегической информации, потере клиентов или финансовому ущербу.
Рассмотрим, какой порядок действий по уничтожению:
- Создайте комиссию минимум из двух сотрудников.
- Составьте акт на уничтожение, в котором перечислите все документы с истекшим сроком хранения. Акт можно заполнить в свободной форме или воспользоваться приложением № 3 приказа Росархива № 77.
- Уничтожьте физически: с помощью измельчителя бумаг или другого невосстановимого способа.
- Подшейте акт об уничтожении в отдельную папку, где будете постоянно хранить такие документы.
Как уничтожить электронные документы
Уничтожить электронные файлы можно следующими способами:
- Сломать носитель информации — самый простой способ, который не требует специальных знаний.
- Зачистить данные с помощью специальной программы — это многократная перезапись данных на диске случайной информацией. После такой процедуры восстановить файлы невозможно.
- Уничтожить ключи шифрования — информация остается, но станет бессмысленным набором символов. Для этого способа нужен ИТ-специалист.
Порядок действий:
- Создайте комиссию минимум из двух сотрудников.
- Составьте акт об уничтожении электронных документов в свободной форме. В нем укажите перечень документов и метод уничтожения.
- Уничтожьте электронные документы.
- Подшейте акт в папку с другими актами об уничтожении.
Что важно знать предпринимателю?
Если у вас нет штатного ИТ-специалиста, то можно нанять компанию на аутсорсе. Они уничтожат файлы и выдадут об этом акт. Чтобы избежать утечки информации, не забудьте подписать соглашение о неразглашении персональных и конфиденциальных данных.
Коротко
- Хранить документы обязаны все, кто ведет документооборот. Это защитит бизнес от штрафов и судебных рисков.
- Архив необходим любому бизнесу — от ИП с парой папок в шкафу до компании с отдельным хранилищем.
- У каждого документа свой срок хранения, он установлен в приказе Росархива № 236.
- Электронный архив тоже требует порядка: дублируйте данные и проверяйте читаемость файлов раз в 5 лет.
- Документы, у которых истек срок хранения, нужно уничтожать через шредер с составлением акта.