Как эффективно и этично контролировать персонал на удаленке

Пандемия внесла коррективы в рабочую реальность многих компаний. И хотя современные технологии оказались достаточно развитыми для эффективной работы из дома, экстренный переход на удалёнку вызвал у некоторых работодателей сомнения в безопасности информации и продуктивности сотрудников. И не зря. В исследовании 2020 года мы выяснили, что в разгар пандемии 40% из опрошенных российских компаний зафиксировали снижение работоспособности сотрудников. С утечками информации столкнулись 58%. Период удалённой работы не закончился и в этом году.

Несмотря на объективность в использовании специальных систем контроля сотрудников, некоторые компании переживают, что нарушат нормы этики или закон. Как не перейти черту и какие программы использовать?

Выбор программы контроля

Рынок контролирующих программ можно назвать зрелым – он предлагает множество вариантов систем с различным функционалом. При выборе программы нужно отталкиваться от того, какие задачи вы хотите с ее помощью решать.

Если руководителей интересует только продуктивность сотрудников, то самый простой вариант – использовать функционал таск-менеджеров (самих по себе или как часть CRM-систем). Но информация из CRM дает достаточно грубое представление о занятости коллектива, потому что задача у этих инструментов – обеспечение прозрачной удобной работы над задачами, а не контроль.

Целевые продукты для сбора информации о продуктивности – тайм-трекеры. Простые умеют считать простои без подробностей, более развитые – разбивают активность пользователя на продуктивные и непродуктивные процессы, собирают доказательства безделья, например, делают скриншоты, чтобы работодатель мог воспроизвести историю рабочего дня по шагам.

Классический набор возможностей тайм-трекеров — это контроль дисциплины: сколько времени сотрудник проводит на том или ином сайте, в том или ином процессе. Используя тайм-трекеры, работодатель получит, например, такой отчет:

сотрудник N смотрел Youtube 2,5 часа еще час провел ВКонтакте и только 5 потратил продуктивно – в 1С, в «ворде» и телефонных переговорах. Отчеты можно также выстраивать по отделам или по компании в целом.

Рисунок 1: Пример отчетов из тайм-трекера

Более продвинутый уровень – использовать для контроля сотрудников DLP-системы. Они как и тайм-трекеры представляют широкую аналитику о том, насколько дисциплинированно и продуктивно работает отдельный человек, отдел или коллектив в целом (см. скриншот ниже). Но проверка продуктивности – лишь небольшая часть функционала DLP-систем, их главное назначение – контроль информационной безопасности. Программы мониторят все каналы связи (от почты до мессенджеров), фиксируют занятость сотрудников за компьютером, пересылку, изменение критичных документов и многое другое. Система оповещает специалиста по безопасности об инцидентах. Так, программы помогают предотвращать сливы данных, подделку документов и другие факты манипуляции с информацией, боковые и откатные схемы и прочие опасные для бизнеса ситуации.

Контроль продуктивности в DLP-системе

Контроль мошенничества в DLP-системе

Самые продвинутые DLP-системы включают в себя элементы поведенческой аналитики или профайлинга (как, например, в нашем ПО). Эти инструменты и вовсе помогают прогнозировать поведение сотрудников, что полезно не только для нужд безопасности, но и управления персоналом. Как это работает? Программа формирует портрет человека – его сильные и слабые стороны, зоны роста, криминальные склонности, положение в коллективе, эмоциональный настрой и многое другое.

Получается, что удаленка – не приговор к тому, чтобы блуждать в потемках. Программы контроля рисуют подробную картину занятости и защищенности бизнеса с точки зрения инсайдерских рисков.

Как не стать «тираном» для своих работников

Важно не злоупотреблять тем функционалом, который дают современные решения. Например, можно сделать такие настройки, что данные о количестве отработанных часов будут передаваться напрямую из тайм-трекеров и DLP-систем в бухгалтерские программы начисления зарплат (т.н. payroll). Это очень удобно и делает расчет быстрее и объективнее. Этот способ уместно использовать, когда речь идет о зарплатах сотрудников техподдержки или колл-центра. Но если такой же метод использовать для работников профессий, в которых нет четких критериев занятости, могут возникнуть ошибки.

Чтобы контроль приносил пользу, а не вред, я бы рекомендовал придерживаться таких правил:

Минутные передышки сотрудников – это не только законно, но и нормально. Даже у самого продуктивного специалиста какая-то часть рабочего времени тратится на нейтральные процессы: чай/кофе, пятиминутное чтение новостей. Когда эта картина предстает в наглядном виде, у руководителя может возникнуть соблазн «спросить за каждый лишний перекур». Это вредный способ бороться за дисциплину, так как провоцирует только лишнюю нервозность. Лучше свои наблюдения использовать для того, чтобы пересмотреть нагрузку или поменять систему распределения задач.

Делегируйте контроль. Контролирующее ПО даёт много данных для анализа. У руководителя может появиться соблазн погрузиться в отчёты с головой. Но лучше передать контроль дисциплины линейным руководителям, а инцидентов информационной безопасности – специалистам СБ. Это позволит принимать кадровые решения более адекватно и не погрузит руководителя в микроменеджмент.

Применяйте меры, чтобы контроль не был пустым звуком. Программы почти всегда вскрывают массу неприятных подробностей о том, как реально работают люди. Злой умысел в действиях сотрудника может стать весомым поводом к увольнению. Ошибки или спад активности – повод присмотреться к нагрузке и тому, как распределены роли. Повторение ошибок и низкая продуктивность в течение двух-трех месяцев – причина расставаться.

Контроль должен быть для всех. Конечно, в зависимости от должности сотрудника требования к режиму его работы и уровню доступа к информации отличаются. Но все же в компании должны применяться общие принципы, которые означают, что нет исключительного отношения к отдельным сотрудникам. Понимая, что в компании есть спрос с любого, сотрудники относятся к контролю как к дисциплине, а не к тюрьме.

Если вы внедряете систему автоматизированного контроля, нужно оформить ее применение документально. Сотрудники должны знать о программе, нужно объяснить, для чего она применяется, и подписать согласие на контроль. Чтобы его получить, составьте документ, в котором по пунктам изложите задачи использования системы в компании:

Объясните сотрудникам, что система не «следит» за их жизнью, а контролирует и защищает данные компании. Эти данные содержатся в файлах в памяти компьютера и других хранилищах, могут передаваться в переписках.

Если системы автоматизированного контроля применяются не только в целях оценки эффективности, дисциплины, но и для задач информационной безопасности, введите регламенты работы с информацией: как должны храниться документы, можно ли пользоваться облаками и личной почтой для общения по работе и т.д. Дополните этими пунктами все трудовые договоры и должностные инструкции персонала. Так сотрудники будут понимать, что они сами несут ответственность за то, что впускают работодателя в свою жизнь, авторизируясь в своих социальных сетях с рабочих девайсов.

Программы контроля не созданы ради ежесекундной слежки за жизнью сотрудника. Проблемой программы могут стать только для бездельников, махинаторов, откатчиков, которые не приносят пользу компании и коллегам. Зато для тех, кто работает на совесть, автоматизированный контроль – это основа спокойствия, что к ним не будет несправедливых придирок или субъективных оценок труда.