Декларация 3-НДФЛ: как заполнить и подать

Что такое 3-НДФЛ и кто ее сдает

3-НДФЛ — это налоговая декларация о доходах. Ее еще называют отчетом или справкой. В ней указывают всю прибыль, с которой нужно уплатить налог на доходы физических лиц (НДФЛ). На основании этого документа налоговая рассчитывает сумму выплат и контролирует их уплату. Кроме того, через 3-НДФЛ оформляют налоговые вычеты — например, за покупку квартиры или инвестиции.

Налог на прибыль

​ИП на общей системе налогообложения (ОСН) обязаны сдавать декларацию о доходах. Это основной документ, который подтверждает деятельность предпринимателя и служит основанием для начисления налога. Подать декларацию нужно даже в том случае, если за год прибыли не было — тогда указывают «нулевые» показатели.

Помимо предпринимателей на ОСН, 3-НДФЛ подают (ст. 229 НК РФ):

✅ Нотариусы, адвокаты и другие лица, которые ведут частную практику.

✅ Физические лица, которые самостоятельно рассчитывают и платят НДФЛ в бюджет. К ним относятся те, кто получил доход за:

• работу по договору ГПХ, если заказчик не удержал налог;
• работу по трудовому договору с иностранной компанией;
• выигрыш в лотерею на сумму от 4000 до 15 000 рублей (ст. 214.7 НК РФ);
• подарок не от близких родственников (ст. 217 НК РФ);
• вознаграждения от авторства или наследование прав на произведения науки, литературы и искусства (ст. 228 НК РФ).

✅ Налогоплательщики, которые имеют право на налоговый вычет за:

• покупку квартиры;
• затраты на лечение;
• оплату обучения;
• инвестиции.

Рассмотрим случаи, которые применимы для предпринимателей:

1. Продажа квартиры, машины или другого имущества, которым собственник владел менее минимального срока (ст. 217.1 НК РФ):

• 5 лет — для недвижимости.
• 3 года — если жилье получено по наследству, договорам дарения, приватизации или ренты с пожизненным содержанием.

2. Доходы из-за рубежа. Сюда могут входить:

• проценты по вкладам в зарубежных банках;
• дивиденды от иностранных организаций;
• доходы от продажи недвижимости, которая расположена за пределами РФ.

3. Возможность вернуть часть ранее уплаченного НДФЛ. Вычет можно получить за следующие расходы:

• имущественные — покупка квартиры или жилищного участка, ипотека (п. 4 ст. 218 НК РФ);
• инвестиционные через индивидуальный (ИИС) или брокерский счет (ст. 219.1 НК РФ);
• профессиональные для ИП на ОСН с разницы между доходами и расходами (п. 3 ст. 221 НК РФ).

Как ИП сэкономить на налогах

​Какая ответственность грозит предпринимателю, если не подавать декларацию 3-НДФЛ?

Если не сдать отчет вовремя, налогоплательщику грозит штраф (ст. 119 НК РФ). 5% от суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. За несвоевременную уплату налога по справке 3-НДФЛ начисляются пени — 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ).

Сроки подачи декларации о доходах

Срок подачи справки 3-НДФЛ — не позднее 30 апреля года, который будет идти следующим за отчетным (п. 1 ст. 229 НК РФ). То есть декларацию по доходам за 2025 год нужно подготовить до 30 апреля 2026 года. А уплатить налог до 15 июля (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Исключения составляют:

Ситуация	Срок подачи декларации	Срок уплаты или возврата налога
Предприниматель на ОСН, который прекращает деятельность.	Не позднее 5 рабочих дней с даты внесения в ЕГРИП записи о прекращении деятельности.	В течение 15 дней с даты подачи декларации.
Предприниматель, который хочет получить налоговые вычеты за покупку недвижимости, инвестиции или профессиональную деятельность (ст. 78 НК РФ).	В любое время в течение 3 лет после года, в котором возникло право на вычет. Если вы купили оборудование для бизнеса в 2025, то подать заявление о вычете на расходы можно до 2028 года.	Производится налоговым органом в течение 1 месяца после завершения проверки.
Иностранец, который имеет статус ИП и перестал быть налоговым резидентом России.	Не позднее чем за 1 месяц до выезда.	В тот же срок.

Важно: если крайний срок 30 апреля или 15 июля выпадают на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий (ст. 6.1 НК РФ).

Как и в какие сроки проходит проверка декларации?

После подачи отчета налоговая проводит проверку, чтобы выявить ошибки, противоречия и нарушения. Она длится три месяца со дня подачи отчета (ст. 88 НК РФ). Если в ходе инспекции выявят ошибки или несоответствия, налоговая направит требование предоставить пояснения или внести исправления. Отслеживать статус декларации удобно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Какие документы нужны для заполнения декларации

В обязательный пакет входят:

✅ Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН).

✅ Паспорт РФ или вид на жительство для иностранных граждан.

✅ Документы, которые подтверждают доходы предпринимателя:

• книга учета доходов и расходов (КУДиР);
• договоры с клиентами и акты выполненных работ;
• выписки с расчетного счета или кассовые чеки.

✅ Документы, которые подтверждают расходы и право на вычет.

• Для профессиональных вычетов: договоры, счета, чеки и другие подтверждения затрат, связанных с деятельностью.
• Для инвестиционных вычетов: договор с брокером, отчеты по индивидуальному инвестиционному (ИИС) или брокерскому счету.
• Для имущественных вычетов: договор купли-продажи или долевого участия (ДДУ), акт приема-передачи, выписка из ЕГРН, платежные документы, кредитный договор и справка об уплаченных процентах для ипотеки.

С подробным списком документов для каждого вида вычетов можно ознакомиться на сайте налоговой службы.

Как заполнить декларацию о доходах 3-НДФЛ

Бланк 3-НДФЛ можно заполнить двумя способами:

• На бумаге — скачать форму на сайте налоговой службы. Чтобы вписывать все цифры и данные, на бланке есть ячейки. В свободных нужно будет поставить прочерки.
• В электронном виде — через личный кабинет налогоплательщика или в бесплатной программе «Декларация». Она автоматически рассчитает налог, проверит корректность заполненных полей и сформирует файл для отправки или печати. На сайте ФНС есть подробный видеоурок по работе с сервисом.

Нужно ли заполнять весь бланк целиком?

Нет, декларацию заполняют только частично — те страницы, которые соответствуют вашей задаче. Например, если хотите отчитаться как предприниматель о доходах или получить налоговый вычет с продажи имущества.

Чтобы понять, как и какие части декларации нужно заполнить, разберемся, из чего она состоит.

1. Титульный лист

Здесь указывают основные данные о налогоплательщике. Пройдемся по самым сложным полям:

• Номер корректировки — «0--», если подаете декларацию впервые за год или «1--» и выше — при подаче уточняющей.
• Код налогового периода — «34» для календарного года или «86» — если предприниматель завершил деятельность до конца года.
• Код налогового органа — номер инспекции по месту жительства, можно найти на сайте ФНС.
• Код страны — «643» для России.
• Код категории налогоплательщика — берут из приложения № 1 в «Порядке заполнения». Для ИП «720», для глав крестьянско-фермерского хозяйства (КФХ) «770».
• Код вида документа — Находится в приложении № 2 «Порядка заполнения». Для паспорта гражданина РФ «21»
• Номер записи ЕРН — уникальный номер из Единого регистра населения. В нем содержатся актуальные сведения о гражданах РФ и иностранцах с видом на жительство. До конца 2025 года поле можно не заполнять, так как база еще формируется. У некоторых номер уже доступен в личном кабинете на «Госуслугах».

2. Два раздела

В них фиксируют суммы налога:

• Первый раздел для сведений о налоге к уплате или возврату;
• Второй раздел для расчета налога по видам доходов.

3. Восемь приложений для подтверждения доходов и вычетов

Начинать заполнение деклараций удобно с приложений, а уже после перейти к разделу 2 и 1. Разбирать каждое поле отдельно не будем, так как большинство пунктов вы сможете заполнить без подсказок. Остановимся только на самых непонятных по категориям задач.

Учет доходов

Доходы предпринимателей прописывают в приложениях 3 и 4. Поясним, что нужно писать в некоторых пунктах:

✅ Приложение 3 — доходы от предпринимательской деятельности, расчет профессионального вычета и авансовых платежей по налогу.

Важно: если получаете выплаты от разных видов деятельности, для каждого вида заполните свое приложение 3 с пункта 010 по 100. А общие итоги посчитайте на последней странице.

Номер строки в приложении 3 справки 3-НДФЛ	Расшифровка
010 — код вида деятельности.	Список приведен в приложении № 4 «Порядка заполнения». Для предпринимателей «01».
030 — сумма дохода.	Внесите сумму всех доходов, которые вы получили за отчетный период по каждому виду деятельности.
040–044 — суммы профессиональных вычетов по категориям.	Распределите суммы расходов на бизнес, которые можете документально подтвердить чеками или договорами. Если доказательств нет, эти строки не заполняйте.
050 — общая сумма дохода.	Считайте как сумму значений строк 030 по каждому виду деятельности в самом последнем листе приложений 3.
060 — сумма профессионального налогового вычета.	Считайте как сумму значений строк 040 по каждому виду деятельности. Или в размере 20% от общей суммы доходов, если не можете документально подтвердить расходы на бизнес. Например, если в строке 030 вы указали сумму 2 млн рублей, тогда в строку вписываем 400 000 = 2 000 000 x 0,20.
070 — сумма фактически уплаченных авансовых платежей по налогу.	Суммируйте все авансовые платежи за поставленные товары, выполненные работы или услуги, которые перечисляли в отчетный период.

✅ Приложение 4 — доходы, на которые не начисляют налог. Предпринимателю этот лист пригодится, если в отчетном году у него были поступления, освобожденные от НДФЛ. Например:

• гранты и субсидии, которые предоставляют в рамках госпрограмм поддержки бизнеса;
• компенсации или страховые выплаты;
• целевые поступления от фондов или организаций на развитие деятельности.

Указание налоговых вычетов

Вычеты заявляют в соответствующих приложениях к декларации. Основные из них:

✅ Приложение 5 — для стандартных и инвестиционных вычетов. Последние описывают в пункте 5. Заполняйте его, если у вас открыт индивидуальный инвестиционный счет (ИИС) или брокерский счет и вы вносили на него средства в течение года. В строках укажите:

• 210 — сумма инвестиционного налогового вычета. Размер средств, внесенных на инвестиционный счет за отчетный период. Не должен превышать 400 000 рублей.
• 220 — сумму ранее предоставленного инвестиционного вычета, которую надо восстановить.
• 230 — сумма инвестиционного вычета, который представлен в упрощенном порядке.

✅ Приложение 6 — для имущественных налоговых вычетов по доходам от

продажи. Актуально для предпринимателей, которые занимаются реализацией недвижимости.

✅ Приложение 7 — для вычетов по расходам на новое строительство либо приобретение объектов недвижимого имущества. Подходит, если вы купили квартиру, дом, земельный участок или построили жилье.

✅ Приложение 8 — для вычетов по операциям с ценными бумагами, производными финансовыми инструментами (ПФИ), цифровыми финансовыми активами и цифровыми правами. Заполняют инвесторы и предприниматели, которые работают через брокеров или управляющие компании. Здесь отражают:

• расходы по операциям с ценными бумагами и ПФИ;
• убытки прошлых лет;
• доходы и расходы по цифровым финансовым активам.

Расчет суммы налога

Итоговый расчет проводят в разделе 1 и 2 декларации 3-НДФЛ. На основе данных из всех приложений здесь складывают общую сумму дохода по категориям. Например:

✅ Раздел 2. Расчет налоговой базы и суммы налога по видам доходов. Сюда переносят цифры из всех приложений. Но заполнять нужно только пункт со своей категорией. Если по одному пункту у вас было несколько источников, их нужно суммировать и указывать эту цифру.

Номер строки в разделе 2 справки 3-НДФЛ	Расшифровка
001 — код вида дохода.	Список приведен в приложении № 3 «Порядка заполнения». Для предпринимательской деятельности «07».
010 — сумма доходов.	Сложите суммы доходов, которые были получены за отчетный период. Для предпринимателей это будут строки: • 050 из приложения 3 — суммы дохода от предпринимательской деятельности. • 220 из приложения 5 — для тех, кто занимается инвестициями и ранее предоставлял налоговый вычет для восстановления.
060 — налоговая база для исчисления налога.	Вычитаем разницу между строками 030 и 040.
061 — сумма налоговой базы по ставке.	Ставка 13% с доходом не выше 5 млн рублей.
062 — сумма налоговой базы по ставке	Ставка 15% с доходом выше 5 млн рублей.
070 — сумма НДФЛ за год.	Умножить налоговую базу в строке 061 или 062 на налоговую ставку.

✅ Раздел 1. Сведения о суммах налога, которые подлежат к доплате или возврату средств. Он состоит из двух пунктов:

1. Указываем сумму налога к уплате либо возврату из бюджета. Данные берем из Раздела 2.

2. Считаем сумму доходов с вида деятельности. Предпринимателям нужно:

• 060 — код бюджетной классификации. Можно посмотреть на сайте налоговой во вкладке «Индивидуальные предприниматели».
• 070, 090, 120, 150 — код по общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО), где ИП состоит на учете. Узнайте через специальный сервис от ФНС.
• 080, 100, 130, 150 — укажите суммы авансовых платежей за разные налоговые периоды.

Примеры заполненных бланков по разным видам вычетов можно посмотреть на сайте ФНС.

Важно: если заполнять декларацию о доходах 3-НДФЛ онлайн, ничего самостоятельно складывать и вычитать не придется. Суммы будут рассчитаны автоматически, как только вы заполните поля с доходами. Подробнее об этом читайте в следующей главе.

Подача декларации

Как заполнить декларацию, мы рассказали выше. Теперь разберемся, куда ее подавать.

Если бланк заполнен на бумаге:

• Лично в территориальном отделении ФНС. Адрес можно найти на сайте ФНС.
• Заказным письмом по почте — на тот же адрес, куда вы бы обратились лично. В этом случае обязательно составьте опись вложения. В ней перечислите все документы, которые кладете в конверт. Обычно заполняют две копии: одна остается у вас на руках, вторая идет в конверт.

Если бланк заполнен в электронном виде:

• Через портал «Госуслуги».
• В личном кабинете на сайте налоговой. Для этого понадобится электронная подпись (ЭП).

Как заполнить справку 3-НДФЛ на сайте налоговой?

Шаг 1. Войдите в личный кабинет налогоплательщика по ИНН и паролю, через «Госуслуги» или с помощью электронной подписи.

Шаг 2. Выпустите или введите данные сертификата электронной подписи. Чтобы это сделать, наведите на ваше имя в правом верхнем углу экрана. Во всплывшем меню кликните по кнопке «Настройки профиля» → «Электронная подпись».

Шаг 3. Вернитесь на главный экран и прокрутите вниз до блока «Декларации». Нажмите кнопку «Подать декларацию» → «Подать декларацию 3-НДФЛ» → «Заполнить декларацию онлайн».

Если у вас нет электронной подписи. Сервис предложит вам ее создать, для этого кликните по кнопке «Продолжить».

Шаг 4. Все данные, которые есть у налоговой, она подгрузит автоматически. А вам остается только заполнить пустые поля. После того как все поля будут заполнены, нажмите кнопку «Далее».

Шаг 5. Во вкладке «Доходы» погрузятся вся ваша прибыль по справке 2-НДФЛ. Проверьте, чтобы все данные были верные и соответствовали отчетному году. Если есть доходы, которые не учлись, можете ввести их вручную по кнопке «Добавить источник дохода».

Во всплывшем окне заполнить доход от одного источника. Если их больше, проделайте то же самое несколько раз.

Шаг 6. Появится меню с вычетами. Выберите нужный или пропустите этот шаг, если не планируете подавать на вычет.

Шаг 7. Во вкладке «Документы» нужно загрузить необходимые подтверждения: договора, выписки или чеки. Сделать это можно по кнопке «Выбрать файлы».

Шаг 8. На этапе «Подтверждение» вы увидите итоговую сумму налога, которую нужно уплатить. Здесь же можно проверить и скачать готовую декларацию. Если данные верны, нажмите красную кнопку «Отправить».

Коротко

• 3-НДФЛ — это отчет о доходах. Его подают предприниматели, которые работают на общей системе налогообложения и хотят получить вычет.
• Основной срок подачи — до 30 апреля следующего года, налог нужно уплатить до 15 июля. Для вычетов — в любое время в течение 3 лет.
• Документы зависят от ситуации, но в базовый пакет входят паспорт, ИНН, справка о доходах и подтверждения расходов для вычетов.
• Заполнить декларацию можно онлайн или на бумаге. Для первого варианта используйте личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или программу «Декларация».
• Подать справку на бумаге можно в территориальном отделении ФНС или заказным письмом по почте, в электронном виде сразу после заполнения на сайте ФНС или через портал «Госуслуг».