Что такое приказ и распоряжение
Приказ и распоряжение — это документы, через которые руководитель сообщает сотрудникам, что нужно сделать, кто за это отвечает, как именно действовать. Они обязательны к исполнению, но применяются в разных ситуациях.
Приказ используют, когда руководитель вводит правило, по которому компания будет работать дальше. Распоряжение — когда нужно дать конкретное задание или решить отдельный вопрос.
Например, руководитель ИП «Кофе и зерно» хочет, чтобы продавец каждый день в конце смены вносил выручку и остатки в таблицу. Тогда он оформляет приказ, закрепляя постоянное правило работы. Но если владельцу нужно, чтобы продавец в среду в 10:00 принял поставку, он оформляет распоряжение — это разовое поручение.
Важно. Закон не обязывает компанию издавать приказы или распоряжения. Руководитель сам выбирает, как давать указания сотрудникам: устно, письменно, в виде приказа или распоряжения. Это значит, что даже правила, которые будут действовать постоянно, можно оформить распоряжением или вообще не оформлять отдельным документом.
Но если правило существует только на словах, сложнее доказать, что сотрудник знал о нем и обязан был его соблюдать. Поэтому на практике руководство фирмы оформляет все решения письменно.
Несмотря на различия, приказы и распоряжения применяют по одним и тем же базовым правилам:
- Оба документа выпускает руководитель или тот, кому он передал это право, например, заместитель.
- Через них руководитель сообщает, что именно нужно сделать и кто за это отвечает.
- Сотрудники должны их выполнять, иначе руководитель вправе считать это нарушением.
☝🏼 Это интересно
Виды дисциплинарных взысканий
Когда в компании издают приказ
Приказ используют для ситуаций, которые будут повторяться — это значит, что сотрудник должен каждый раз действовать одинаково, без дополнительных напоминаний.
Например, владелец интернет-магазина издает приказ, по которому менеджер отвечает на сообщения клиентов в течение 30 минут после их обращения — это установленный порядок работы.
Обычно документ издают, когда:
- Устанавливают график работы или режим дня.
- Определяют, за что именно отвечает сотрудник.
- Назначают человека, который отвечает за деньги, товар или важный процесс.
- Объясняют, как работать с клиентами, заказами или оплатой.
- Назначают замену на время отпуска или болезни.
- Устанавливают, какие отчеты и как часто нужно сдавать.
Важно. Приказ используют, когда нужно четко определить, с какого момента и что именно начинает действовать. Если в этом нет необходимости, документ не нужен.
Например, если руководитель кафе поручает сотруднику созвониться с поставщиком, отдельный приказ не требуется. А если он принимает на работу нового официанта и нужно зафиксировать, с какого числа тот начинает работать, можно издать приказ.
Когда достаточно распоряжения
С точки зрения закона, распоряжением можно оформить те же решения, что и приказом, если компания не использует системы внутренних приказов в работе. Но на практике его используют, когда возникает разовая рабочая задача.
Например, директору магазина нужно проверить, сколько товара осталось на складе перед заказом новой партии. Он оформляет распоряжение, по которому продавец в конце месяца считает остатки.
Обычно распоряжение издают в таких ситуациях:
- Нужно выполнить задачу к конкретной дате или событию.
- Возникает разовый вопрос по ходу работы.
- Нужно временно перераспределить работу между сотрудниками.
- Руководитель хочет письменно обозначить свое указание, чтобы к нему можно было вернуться.
Другими словами, распоряжение подходит для ситуаций, когда задачу нужно решить здесь и сейчас, не меняя порядок работы фирмы.
☝🏼 Это интересно
Как заключить договор с самозанятым
Как выглядят приказ и распоряжение
Документы выглядят почти одинаково. У них нет жестко установленной формы, но есть обязательные элементы, без которых бумаги становятся непонятными, бесполезными. В приказе и распоряжении указывают:
- Реквизиты фирмы.
- Название документа — «Приказ» или «Распоряжение».
- Дату издания.
- Номер документа.
- Краткую тему — о чем документ.
- Само указание, то есть что нужно сделать.
- Кого это касается — конкретного сотрудника или всей фирмы.
- С какого момента указание начинает действовать.
- Подписи и отметка об ознакомлении сотрудника, если это требуется.
*Слева образец распоряжения, справа — образец приказа
Больше образцов рабочих документов представлено в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Внешне документы выглядят почти одинаково, но в их хранении есть различия. Если фирма использует систему приказов, то хранятся они отдельно от остальных рабочих бумаг, например, в отдельной папке. Распоряжения держат вместе с другими документами, например, служебными записками, письмами, актами.
Как подготовить документы
Приказ и распоряжение готовят по одной и той же схеме. Разница только в том, что вы оформляете: новый порядок работы или конкретное указание. Наша инструкция поможет подготовить документ, который подходит для малого бизнеса.
Шаг 1. Сформулируйте решение
Для этого ответьте на три вопроса:
- Что нужно сделать? Например, отвечать на сообщения клиентов в рабочее время.
- Кто будет это делать? Например, менеджер интернет-магазина Иванов И. И.
- С какого момента или в какие сроки это должно быть сделано? Например, с 1 апреля 2026 года.
Если вы можете ответить на все три вопроса, решение уже готово к оформлению приказом или распоряжением. Если нет — сначала уточните условия.
Шаг 2. Выберите форму документа
Сделать ошибку и выбрать не тот формат невозможно. По закону допустимы оба варианта. Ориентируйтесь на то, как вам удобнее работать. Если в компании уже используют приказы — оформите его. Если документов у фирмы немного и все хранятся в одной папке — можно выбрать распоряжение.
Шаг 3. Напишите текст документа
Укажите, что нужно сделать, кого это касается, когда/с какого дня будет действовать документ. Подготовить бумагу может сам руководитель, его секретарша, отдел кадров, но подтвердить его можно только подписью руководителя или человека с правом подписи.
Шаг 4. Зарегистрируйте документ
Готовому документу присвойте номер. Внесите его в учетный список — внутренний бумажный или электронный журнал, в котором содержится информация обо всех изданных документах фирмы. В списке укажите дату, номер, название, получателя.
*Образец журнала регистрации
Шаг 5. Ознакомьте сотрудника
Если документ касается конкретного сотрудника, после ознакомления нужно получить его подпись — ее ставят внизу, рядом с подписью руководителя или в отдельной строке «С приказом ознакомлен».
Если документ касается всех или нескольких сотрудников, его размещают в общем доступе, например, на стенде. Подпись об ознакомлении можно получить через лист ознакомления — это список с подписями сотрудников, подтверждающий, что они прочитали документ.
Главное
- Приказ и распоряжение необязательны по закону. Руководитель сам решает, в какой форме давать указания сотрудникам — устно или письменно.
- Одно и то же решение можно оформить приказом или распоряжением. Название документа не влияет на его юридическую силу, если в тексте ясно указаны действия, ответственные, даты исполнения.
- Форму документа выбирают исходя из удобства. Обычно учитывают размер фирмы, количество документов и то, как они хранятся.
- Приказ чаще используют для кадровых решений, распоряжение удобно для разовых задач. Например, при приеме на работу — делают приказ, а если нужно перераспределить обязанности на время отпуска — выпускают распоряжение.
- Приказы и распоряжения можно оформлять в простой форме. Для этого не нужен специальный бланк.
- Приказ и распоряжение подписывает руководитель или сотрудник, которому передано право подписи. Например, заместитель или управляющий, если это закреплено внутри компании.
- Документ работает, если сотрудник с ним ознакомлен. Без подтверждения ознакомления сослаться на него в споре будет сложно. Поэтому устные указания подходят только там, где возможные ошибки не создадут проблем.